Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Введение

Актуальность. Понятие коммуникации в менеджменте употребляется для обозначения информационных связей и взаимодействия людей. Увеличение объема информационного взаимодействия, а также расширение делового общения приводит к качественным изменениям директивных функций, системы формальных ролей, должностных обязанностей и полномочий. На практике это иногда выражается в создании специальных структурных подразделений информационного назначения, древнейшими из которых являются штабы.

Построение эффективного коммуникационного обмена в организации – достаточно сложный процесс. В организации могут существовать правила обмена деловой информацией, информационные статусы. Однако попытки насильственно формализовать коммуникации зачастую приводят к усечению делового общения властными средствами, специалисты и эксперты превращаются в чиновников, профессионалы – в администраторов. Наращивание директивных органов оборачивается последующей бюрократизацией организации.

Цель работы – выявление проблем коммуникаций и определение путей совершенствования коммуникационного процесса в организации.

Задачи работы:

• исследовать теоретические аспекты коммуникационных процессов в организации;
• дать оценку эффективности коммуникативного процесса в исследуемой организации, выявить проблемы коммуникаций;
• разработать пути совершенствования коммуникационных процессов в исследуемой организации.

Предмет исследования – проблемы коммуникаций организации.

Объект исследования – ООО «Профи».

Методами исследования явились анализ и синтез, сбор и обработка информации, анкетирование, опрос, наблюдение. Научно-методической основой явились литературные источники по менеджменту, теории организации, коммуникационному менеджменту. Эмпирическая основа - аналитическая, отчетная информация, результаты опросов, анкетирования работников ООО «Профи».

Структура работы. Работа включает введение, три главы, заключение, список литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникационныхпроцессов в организации

1.1 Сущность коммуникационного процесса в организации

Коммуникации – это обмен информацией.

Отправитель — создатель сообщения, тот, кто выдвигает какие-либо идеи (самостоятельно создает информацию) или аккумулирует уже имеющуюся информацию для дальнейшей передачи.

Сообщение — подготовленная к передаче получателю информация, закодированная с помощью символов — слов, специальных знаковых символов, тона сообщения, рисунков, жестов, подтекста. В процессе кодирования (преобразования смысла идеи в символы) могут возникать проблемы, действие которых снижает эффективность процесса коммуникации^[1].

Канал передачи информации — средство передачи информации, путь физической передачи сообщения. Каналы в организации могут подразделяться на формальные, передающиеся по официальным каналам организации; неформальные — на основе горизонтальных связей (передача из подразделения в подразделение, слухи) ^[2].

Получатель — лицо (группа, организация), которому передана информация и которое интерпретирует (декодирует) ее^[3].

Результат (эффект) коммуникационного воздействия — изменения в поведении и состоянии получателя информации, которые выражаются в изменении знания получателя; изменении установок (относительно объекта действия, оговоренного в сообщении); изменении в видимых действиях получателя (покупка товаров, отношение к трудовой деятельности, своевременный приход на работу) ^[4].

Обратная связь — «оперативная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; это информация (в вербальном и невербальном оформлении), которая отсылается назад к отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоении и согласии с ним».

Шум — то, что искажает смысл сообщения, элемент процесса, присутствующий практически на каждом этапе передачи информации. Источниками шумов, затрудняющих точное понимание смысла сообщения, являются различия в восприятии информации, влияющие на ясность смысла при кодировании и декодировании, несхожесть в должностном статусе (различное видение целей и задач организации и ее подразделений), особенности культуры и языка^[5].

В таблице 1 представлены основные этапы процесса коммуникации.

Таблица 1

Этапы обмена информацией в организации^[6]

Позиции членов группы в коммуникационных сетях неоднозначны. Одни из них в основном только воспринимают информацию, другие накапливают ее, третьи создают или перерабатывают, то есть можно говорить о наличии коммуникационных ролей у членов группы или подразделения организации^[7].

1.2 Управление коммуникациями в организации. Проблемы коммуникаций

Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний. Однако создание коммуникационных сетей, формирование устойчивых коммуникационных каналов сопряжены с рядом трудностей, вызванных как дефектами в каналах информации, так и дефектным кодированием или декодированием получаемых сообщений^[8].

Порядок грамотного построения передаваемой информации представлен в таблице 2.

Таблица 2

Порядок структурирования передаваемого сообщения^[9]

Продолжение таблицы 2

Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основные группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения^[10].

Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее сообщение может противоречить ранее посланным. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации. В условиях неопределенности могут усиливаться следующие основные виды барьеров в коммуникационных процессах.

Искажение сообщений — явление, при котором в структурные единицы организации поступает информация, не адекватная реальной ситуации^[11]. Все искажения в организационных коммуникациях разделяются на три группы:

• непреднамеренные искажения, которые возникают в силу) недостатка информации, неясности ситуации или затруднений в межличностных контактах^[12];
• сознательные искажения, которые представляют гораздо большую опасность при принятии решений в организации и постановке целей: в данном случае промежуточное звено в коммуникационной цепочке не согласно с содержанием сообщения (например, не согласно с распоряжением вышестоящего органа управления) и стремится изменить характер его воздействия^[13];
• фильтрация информации в сообщении, когда отсекается ненужная в данный момент информация, остается только суть. Отрицательный эффект фильтрации наблюдается, когда высших руководителей пытаются снабжать только информацией положительного содержания, не доводя до их сведения наиболее острые проблемы; когда существует страх перед наказанием; ощущается бесполезность информации из-за ее неправильной оценки.

Информационные перегрузки возможны в тех случаях, когда члены организации не в состоянии эффективно реагировать на всю необходимую им информацию и отсеивают определенную ее часть, по их мнению, наименее важную. Однако возможна ситуация, когда именно эта часть информации будет особенно необходима для обеспечения нормального функционирования организации или ее подразделения^[14].

Недостатки в структуре организации оказывают существенное негативное влияние на функционирование коммуникационных сетей. Самым распространенным из таких недостатков следует признать неудачную конфигурацию — существование большого количества уровней управления, когда информация при прохождении от уровня к уровню теряется или искажается.

Другим важным структурным недостатком является отсутствие устойчивых горизонтальных связей между отдельными подразделениями организации, например, когда руководство организации допускает только вертикальные связи, а коммуникации между подразделениями одного уровня считаются незначимыми и ненужными. Такой недостаток характерен для высокоцентрализованных и формализованных линейных структур заключаются в следующем^[15].

Различия в восприятии сообщения и его основной идеи и концепции, что происходит в силу:

• неправильного кодирования сообщения руководителями без учета культуры и установок членов организации (сообщение написано или передано на непонятном языке, содержит много слов, принадлежащих другой субкультуре, или специальных терминов, выбрана область деятельности или знания, малоизвестная членам организации);
• конфликта между сферами компетенции, основами суждений отправителя и получателя информации (структурный конфликт такого рода может привести к избирательному восприятию информации ее получателем в зависимости от собственных интересов и потребностей и игнорированию интересов отправителя) ^[16];
• различных социальных установок членов организаций, различных структур ценностей^[17].

1.3. Пути совершенствования коммуникационных процессов

в организации

Для снижения отрицательного воздействия проблем структурных коммуникаций организация может использовать следующие приемы: