Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Выработка на одного работающего в 2016 году составила 159,48 тыс. руб., что свидетельствует о снижении производительности труда в 2016 году по сравнению с 2015 годом на 14,27%. В 2017 году выработка на одного работающего составила 130,05 тыс. руб., и по сравнению с 2016 годом она уменьшилась на 18,45%. Выработка на одного специалиста в 2016 году составила 199,35 тыс. руб., что свидетельствует о снижении производительности труда в 2016 году по сравнению с 2015 годом на 19,63%. В 2017 году выработка на одного специалиста составила 156,06 тыс. руб. и уменьшилась на 21,72%.

Затраты предприятия на реализацию услуг растут, причем темпы их роста больше чем темпы роста объема реализации (полная себестоимость в 2017 г. возросла на 2,93% по сравнению с 2016 г., а объем реализации сократился – на 2,14%). Следовательно, затраты на рубль реализации снизились. В 2015 году этот показатель составил 90 копеек, в 2016 снился до 84 копеек, а в 2017 увеличился на 4 копейки и составил 89 копеек на рубль реализованных услуг. В целом же за анализируемый период показатель затрат на рубль реализации снизился на 2%.

Таким образом, исходя из проведенного анализа показателей ООО «Профи» делаем вывод о том, что в целом за анализируемый период предприятие функционировало не совсем стабильно, о чем говорит увеличение объема реализации услуг в 2016 году и их уменьшение в 2017 году. Однако снижение производительности труда, о чем свидетельствует снижение выработки, увеличение полной себестоимости, а также тенденция заметного сокращения уровня рентабельности свидетельствуют о снижении эффективности управления предприятием, в частности, себестоимостью. Поэтому, чтобы не допускать значительного уменьшения эффективности деятельности предприятия, необходимо заблаговременно предугадывать и предотвращать все негативные тенденции, используя при этом все резервы повышения эффек­тивности деятельности предприятия.

2.2. Анализ управления коммуникациями в ООО «Профи»

Коммуникационная структура организации представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Коммуникационная структура представлена на рис. 2.

Факторы внешней среды

Демографические, экономические, природные, научно-технические, политические, культурные

Входная информация

Психолог

Менеджер по персоналу

Бухгалтер

Потребители

Услуги

Каналы сбыта

Конку-ренты

Реклама

Информация

производственной сферы

Исходящая информация

Потребители

Услуги

Каналы сбыта

Конкуренты

Реклама

Заказы на услуги

Оказанная услуга

Процесс оказания услуг

Рисунок 2. Коммуникационная структура организации

Коммуникационная политика ООО «Профи» строится на следующих принципах:

• достоверность - каждый, кто выступает от имени организации, должен распространять достоверную информацию, которая может быть подтверждена;
• открытость. Поддерживая коммуникации, организация демонстрирует свою общественную значимость и ответственность. Отказ вступать в коммуникацию может быть продиктован только требованиями конфиденциальности;
• динамичность. Коммуникации способствует развитию организации (темпам деловой и экономической активности, спросу).

СМИ, рекламные издания

Профессиональное сообщество

Органы власти

Общественность

ООО «Профи»

Поставщики материально-технических ресурсов и услуг

Фискальные

органы

Финансовые посредники (коммерческие банки, страховые организации)

Потребители (юридические и физические лица – заказчики услуг)

Конкуренты

Рисунок 3. Внешние объекты коммуникаций организации

Коммуникационную политику ООО «Профи» в сфере внешних коммуникаций можно определить как проактивную, то есть предусматривающую заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию стабильной  финансово-экономической деятельности организации.

Схема движения информационных потоков в ООО «Профи» представлена на рис. 4. Информационные потоки организуются в ООО «Профи» с учетом следующих требований: во-первых, минимизируются маршруты информационных потоков; во-вторых, исключается дублирование потоков; в-третьих, информационные потоки организованы исходя из существующих информационных потребностей организации, и характеризуются адресностью (указанием получателя информации, ответственного за ее сбор, обработку, передачу, хранение, то есть всех участвующих в продвижении информации, и их задач), регламентом передачи информации, содержанием и объемом передаваемой информации.

МАКРОСРЕДА

Государственная, институционная, правовая, законодательная, нормативная, экономическая информация, определяющая порядок, методы и формы ведения оценочной работы

МИКРОСРЕДА

Конкретизированная информация от участников рынка, технологическая, организационная (спрос-предложение, условия договоров)

ВНЕШНЯЯ СРЕДА

Отчетная информация

(информация – ответ на изменение среды)

Информационное поле

ООО «Профи»

ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА

Специалисты

Информация о ресурсных возможностях предприятия: об услугах, материально-технической базе, персонале, финансах

Организационно-управленческая информация (текущая и оперативная): планы, отчеты, приказы и пр.

Фильтрация информации об ООО «Профи» и отбор необходимой для воздействия на внешнюю среду

Отчеты, соглашения о намерениях, договоры

Рисунок 4. Схема движения информационных потоков

ООО «Профи»

Рассмотрим внутренние коммуникации в организации. Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. В данном случае и коммуникатор, и получатель сообщения находятся внутри организационной структуры. Система управления является линейно-функциональной. Директор передает часть своих полномочий специалистам. Функциональное управление позволяет рассредоточить административно-управленческую работу и поручить ее наиболее квалифицированным кадрам. Недостатком данной системы является необходимость сложных согласований между управленческими органами при подготовке почти каждого документа, которому придается большое значение. Это снижает оперативность работы, удлиняет сроки прохождения документации и сроки принятия решений. Нередко отмечаются противоречия в формулировках и неоднозначность подхода к выполнению отдельных заданий, несоответствие содержания одних распоряжений другим.

В виду малой численности персонала запросы идут напрямую. Достоинством такой коммуникационной структуры является оперативность и низкий риск потери или искажения информации в процессе прохождения коммуникационного канала. Кроме того, прослеживается логическая цепочка передачи полученной и передаваемой информации; стадии производственного процесса взаимоувязаны и последовательны. Вместе с тем, следует отметить, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора, именно он является генератором рассредоточения входящей, промежуточной и исходящей информации, получаемой по различным каналам. В результате часть информации не успевает обрабатываться, а значит увеличиваются затраты времени на информационные операции (технические, аналитические, творческие).

В целях выявления эффективности внутренних коммуникаций проведено анкетирование персонала ООО «Профи». Результаты анкетирования представлены в таблице 4. Из представленных в таблице 4 данных видно, что половина работников не знают ни стратегии развития организации, ни ее ближайших планов. Половина работников утверждает, что процедура прохождения и согласования документов является сложной, получаемые распоряжения не всегда понятны и могут быть однозначно интерпретированы. В то же время все работники имеют возможность обратиться с возникшими вопросами и проблемами непосредственно к директору организации. Большое влияние на формирование информационного массива в ООО «Профи» оказывают слухи.

Таблица 4

Результаты анкетирования персонала, направленного на выявление эффективности внутренних коммуникаций в ООО «Профи»

Таким образом, проведенное анкетирование не позволяет утверждать, что сложившаяся на настоящий момент структура внутренних коммуникаций в ООО «Профи» является эффективной.

В таблице 5 указаны составленные экспертами примерные затраты времени на информационные операции.

Таблица 5

Затраты времени, (%)

Данные таблицы показывают, что массу времени отнимают технические информационные операции, в частности: прием, подготовка документов; прием и передача оперативных сообщений; планирование рабочего времени и мероприятий. Удельный вес затрат времени на творческую деятельность низкий. Скорее всего, это происходит из-за загруженности техническими информационными процессами.

Анализируя внутренние коммуникации ООО «Профи», следует также выделить служебные (направлены на обеспечение основной деятельности) и внутрикорпоративные коммуникации (направлены, главным образом, на формирование лояльности персонала по отношению к организации). Если служебные коммуникации являются в большей своей части формальными, то внутрикорпоративные коммуникации проходят, главным образом, не неформальном уровне. Характеристика служебных и внутрикорпоративных коммуникаций представлена в таблице 6.

Таблица 6

Характеристика внутрикорпоративных и служебных коммуникаций в ООО «Профи»

Продолжение таблицы 6