Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

Глава 3. Пути совершенствования процессов коммуникаций в ООО «Профи»

Для того, чтобы обеспечить эффективность коммуникационного обмена работников отделов необходимо оснащение рабочих мест средствами компьютерной и организационной техники, так как в современных условиях без своевременной информации совместная работа организации не возможна.

На основе проведенного исследования было разработано мероприятие, направленное на обеспечение непрерывным поток информации структурных подразделений на базе имеющихся единиц оборудования, путем установки локальной сети по принципу терминального режима.

Принципом и основным преимуществом такой сети является то, что вся работа и доступ к информации обеспечиваются работой сервера, в котором хранится вся информация предприятия на двух носителях. Это обеспечивает резервную копию данных. При использовании такого принципа работы все участвующие в связке терминалы (прежние ПК) не выполняют функции самостоятельных единиц, а лишь только служат средством получения, редактирования и хранения информации на сервере. Так же предоставление выделенного доступа в Интернет обеспечит разгруженность телефонных линий, увеличит в несколько раз поток входящей и исходящей информации организации.

Для внедрения мероприятия потребуется:

• покупка и привоз основных средств (сервер, сетевой локальный кабель и другие комплектующие);
• наладка и первичная настройка оборудования;
• распределение приоритетов по установке программного обеспечения пользователей в соответствии с должностными обязанностями;
• устранение не выявленных ранее неполадок в работе системы;
• заключение договора с провайдером на предмет постоянного обслуживания и установки сети Интернет.

В таблице 13 приведен примерный баланс рабочего времени менеджера по персоналу после внедрения мероприятия, позволивший выявить возможную экономию его рабочего времени.

Таблица 13

Расчет возможного сокращения затрат рабочего времени

Продолжение таблицы 13

Проведенная фотография рабочего дня и экспериментальный расчет времени на выполнение операций с использование компьютерной и организационной техники позволили выявить, что экономия времени составит 91 мин сменного времени. Данное мероприятие позволит:

• повысить оперативность и своевременность информационной обработки;
• грамотно обрабатывать и систематизировать информацию, что является, в определенной степени гарантией эффективного управления;
• повысить работоспособность специалиста.

В таблице 14 представлены предлагаемые организационные пути решения выявленных проблем внутренних коммуникаций. Во-первых, необходима выработка и утверждение миссии и корпоративного кодекса компании. Для того, чтобы своевременно донести информацию до сотрудников, должен быть произведен выбор оптимальных коммуникационных каналов.

Наиболее целесообразно для ООО «Профи»:

• проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий (например, «День рождения организации»), а также вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года. Рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников;
• создание корпоративного Интернет-портала.

В целях развития лояльности рациональная также разработка Положения о награждении сотрудников, проработавших в ООО «Профи» пять лет.

Таблица 14

Мероприятия, направленные на совершенствование внутренней коммуникационной структуры ООО «Профи»

Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.

Выводы

На основе проведенного исследования было рекомендовано мероприятие, направленное на обеспечение непрерывным поток информации структурных подразделений на базе имеющихся единиц оборудования, путем установки локальной сети по принципу терминального режима.

В целях формирования внутрикорпоративных коммуникаций рекомендовано:

• проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ООО «Профи» (например, «День рождения организации»), а также вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года. Рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников;
• создание корпоративного Интернет-портала;
• налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.

В целях развития лояльности рациональная также разработка Положения о награждении сотрудников, проработавших в ООО «Профи» пять лет.

Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.

Заключение

Коммуникации – это обмен информацией. Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний. Эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

Результаты проведенного анализа ООО «Профи» показали, что в целом за анализируемый период предприятие функционировало не совсем стабильно, о чем говорит увеличение объема реализации услуг в 2014 году и их уменьшение в 2015 году. Поэтому, чтобы не допускать значительного уменьшения эффективности деятельности предприятия, необходимо заблаговременно предугадывать и предотвращать все негативные тенденции, используя при этом все резервы повышения эффек­тивности деятельности предприятия.

Коммуникационная структура ООО «Профи» представлена двумя основными блоками: системой внешних коммуникаций и системой внутренних коммуникаций.

Исследование системы внешних коммуникаций позволило сделать вывод, что организация представляет собой достаточно открытую информационную систему. Руководство ООО «Профи» считает необходимым учитывать формируемое вокруг нее общественное мнение как инструмент обратной связи и важный критерий оценки своей деловой репутации.

Коммуникационная политика ООО «Профи» в сфере внешних коммуникаций определена как проактивная, то есть предусматривающая заполнение информационного поля собственной информацией, вытесняющей чужую. Результатом такой политики является формирование устойчивой положительной репутации, обеспечивающей в будущем гарантию  стабильной  финансово-экономической деятельности организации.

В целом, проведенное исследование внешних коммуникаций ООО «Профи» позволило сделать вывод о ее эффективности.

Внутренние коммуникации осуществляются в рамках самой организации. Проведенное исследование показало, что система внутренних коммуникаций в ООО «Профи» определена линейно-функциональной системой управления в организации. Директивная информация передается по вертикальным каналам коммуникации нисходящими потоками. Обратная связь обеспечивается восходящими потоками.

Анализ внутренних коммуникаций показал, что одним из недостатков коммуникационной структуры ООО «Профи» является то, что основной узел пересечения информационных потоков приходится на директора. В результате сложившегося положения отмечается его перегрузка, как результат – недостаток времени для стратегического планирования.

Еще одной проблемой организации является то, что в ней существуют большие различия в значимости нисходящей и восходящей информации. Можно сделать вывод о том, что интересы работников зачастую не учитываются; в результате ухудшается социально-психологический климат, растет уровень конфликтности. Внутрикорпоративные коммуникации не достаточно эффективны. Сотрудники зачастую не имеют сведений о перспективах развития организации, ее позиционировании на рынке. Очевидно, что данная ситуация снижает лояльность персонала и его мотивацию.

На основе проведенного исследования было рекомендовано мероприятие, направленное на обеспечение непрерывным поток информации структурных подразделений на базе имеющихся единиц оборудования, путем установки локальной сети по принципу терминального режима.

В целях формирования внутрикорпоративных коммуникаций рекомендовано:

• проведение внутрикорпоративных событийных мероприятий ООО «Профи» (например, «День рождения организации»), а также вручение призов лучшим в профессиональных категориях по итогам года. Рационально предусмотреть возможность посещения данных мероприятий родственниками сотрудников;
• создание корпоративного Интернет-портала;
• налаживание горизонтальной коммуникации между сотрудниками через внутренний Интернет-портал.

В целях развития лояльности рациональная также разработка Положения о награждении сотрудников, проработавших в ООО «Профи» пять лет.

Внедрение предлагаемых мероприятий позволит повысить сплоченность коллектива, улучшить социально-психологический климат, а, соответственно, снизить текучесть кадров, повысить производительность труда и эффективность работы предприятия в целом.

Семинар «Продуктивные коммуникации»

in

Share

Продуктивные коммуникации — практические инструменты разрешения проблем

Что такое продуктивные коммуникации?

Принципы и подходы к разрешению проблем с подчиненными, коллегами, начальниками, заказчиками

Коммуникативные шаблоны, применив которые вы выйдете на новый уровень общения

Практики, опробованные на сотнях реальных ситуаций в реальных компаниях