Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией.pdf

• постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;
• контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации;
• организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» ^[18];
• создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль) ^[19];
• использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями^[20];
• планирование рабочих мест с учетом функциональных особенностей и способностей работников. При этом возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;
• предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации, «снятие функциональных и иерархических перегородок». Действительно, снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации^[21].

Для того чтобы избежать потерь, возникающих из-за недостатков межличностного общения, можно использовать такие приемы:

• предварительная подготовка к передаче сообщения; например, разъяснение основных положений, содержания сообщения^[22];
• снятие семантических барьеров путем исключения двусмысленности, многозначности понятий;
• постоянное внимание к невербальной символической коммуникации — тону подаче сообщения, жестам, мимике^[23];
• проявление эмпатии и открытости при общении и передаче сообщений;
• установление обратной связи, для чего следует: задавать вопросы получателю информации о содержании сообщения и степени его восприятия; оценивать невербальную реакцию получателей на сообщение, особенное внимание обращать на жесты, позу и мимику, указывающие на замешательство или непонимание; создавать атмосферу доверия, доброжелательности и готовности обсудить возникающие проблемы с учетом интересов и потребностей получателей информационных сообщений^[24].

Выводы

Коммуникации – это обмен информацией. Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний. Эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

Бесплатный семинар «Внутренние коммуникации 2.0: веб-технологии для управления персоналом»

10.09.2013 / 1С-Битрикс

28 сентября 2013 года компании «1С-Битрикс», «Пронто-Москва» и «Мирмекс» приглашают на бесплатный семинар «Внутренние коммуникации 2.0: веб-технологии для управления персоналом».

На семинар приглашаются руководители компаний, CIO, IT-директора компаний, IT-специалисты, а также руководители подразделений, отвечающие за внедрение внутрикорпоративных информационных порталов.

Семинар посвящен корпоративному порталу – готовому решению для формирования единого информационного пространства (Интранет и Экстранет), в котором сотрудники компании смогут эффективно взаимодействовать друг с другом, с партнерами и поставщиками, быстро находить необходимые документы и корпоративную информацию, управлять бизнес-процессами, тем самым повышая управляемость и эффективность бизнеса.

Вы узнаете о том, как с помощью современных IT-технологий:

создать единую базу знаний компании;

повысить уровень коммуникаций и совместную работу между сотрудниками компании;

сэкономить время и усилия сотрудников компании;

сократить расходы и издержки компании;

повысить уровень управления и поддержки принятия решений менеджерами компании;

поддерживать процессы по унификации и стандартизации процессов и процедур в компании;

повысить качество работы и обслуживания клиентов компании;

повысить конкурентоспособность и инвестиционную привлекательность компании;

использовать модуль «Контроллер сайтов» при создании географически распределенной корпоративной сети.

Руководитель отдела развития компании «1С-Битрикс» Артем Рябинков расскажет о прикладном опыте использования программного продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал», проведет наглядную демонстрацию возможностей системы, расскажет о методах повышения эффективности командной работы.

Во второй части семинара Ольга Головач, руководитель отдела развития персонала и внутренних коммуникаций Дирекции HR ООО «Пронто-Москва», расскажет о задачах и роли HR-департамента по организации разработки и внедрения портала в компанию. Поделится опытом построения эффективных коммуникаций между подразделениями и департаментами внутри компании. А также будут озвучены принципы работы с информационным полем и порталом. В частности, в процессе выступления, будет затронут вопрос для чего компании нужен внутренний сайт и как заставить его эффективно работать на компанию.

В завершении семинара, слушатели смогут ознакомиться с практическими аспектами работы с программным продуктом. Чувелёв Вадим, директор по качеству компании «Мирмекс» представит кейс: Внедрение «1С-Битрикс: Корпоративный портал» для Тульского отделения Сбербанка.

Производственная система Сбербанка (ПСС), разработанная Германом Грефом, направлена на активное реформирование Сбербанка и создание банка, отвечающего современным мировым стандартам. В рамках реализации ПСС было решено внедрить портал для 2500 сотрудников Тульского отделения Сбербанка. Портал был призван улучшить внутрикорпоративные коммуникации в филиалах отделения банка, стать единым местом хранения информации о сотрудниках, рассказать о жизни тульского отделения в прошлом, настоящем и будущем.

На примере проекта можно будет увидеть, что Корпоративный портал - не только HR-инструмент, но и часть комплексной информационной системы компании. Это решение, которое позволяет осуществлять оперативное управление компаний, упрощает процесс постановки задач и их контроль.

Участники семинара:

Артем Рябинков, руководитель отдела развития бизнеса «1С-Битрикс»;

Чувелёв Вадим, директор по качеству компании «Мирмекс»;

Ольга Головач, руководитель отдела развития персонала и внутренних коммуникаций Дирекции HR ООО «Пронто-Москва».

Регистрация на семинар – на сайте компании «1С-Битрикс».

Программы в каталоге Softkey.ru:

1С-Битрикс: Корпоративный портал 12.0 / Автор: 1С-Битрикс

Cеминар "Коммуникационная среда бизнеса"

Постоянно действующий семинар.

Глава 2. Анализ коммуникаций в ООО «Профи»

2.1. Краткая характеристика ООО «Профи»

ООО «Профи» является коммерческой организацией, то есть организацией, преследующей извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и распределяющей полученную прибыль между участниками.

Штат сотрудников включает в себя руководителя, бухгалтера, менеджеров, психолога. При этом квалификация сотрудников всё время повышается, а на вновь открывающиеся вакансии приглашаются специалисты высокого уровня. Такой состав команды позволяет фирме с успехом применять современные и эффективные методы реагирования на потребности рынка.

На сегодняшний день компания работает по следующим направлениям:

Для организаций:

• Кадровые услуги;
• Построение системы управления персоналом (формирование кадровой политики, поиск и отбор персонала, адаптация новых работников, оценка работы с персоналом, обучение персонала, мотивация персонала, формирование организационной культуры, трудовой этики, приверженности работников)
• Услуги по развитию организации (формирование миссии, определение основных целей, разработка основных принципов, построение оптимальной структуры организации, выработка стратегии и тактики организации, составление должностных инструкций);
• Рекламно-информационные услуги;
• Бизнес-консультирование;
• Семинары и тренинги.

Для физических лиц:

• Трудоустройство;
• Профориентация;
• Создание профессионального резюме;
• Стажировка по направлениям (секретарь, офис-менеджер, оператор ПК, менеджер по продажам, менеджер организации, менеджер по персоналу, психолог);
• Психологическое консультирование;
• Коучинг;
• Семинары и тренинги.

Директор

Бухгалтер

Психолог

Менеджер по персоналу

Рисунок 1. Организационная структура предприятия

Проанализировав организационную структуру предприятия, представленную на рис. 1. можно сделать следующее заключение: тип структуры – линейно-функциональный, то есть основана на «шахтном» принципе построения, специализации управленческого процесса по функциональным подсистемам. Это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет четко определенную, конкретную задачу и обязанности

В таблице 3 представлены показатели деятельности ООО «Профи» за 2015-2017 гг. и цепные темпы роста этих показателей. На основе данных таблицы сделаем выводы о деятельности ООО «Профи» за 2015-2017 гг.

В 2016 году темп роста объема реализации по сравнению с 2015 годом был выше и составил 7,16% (в сопоставимых ценах, сложившихся на конец 2016 года). В 2017 году темп роста снизился на 2,14%. Таким образом, за анализируемый период данный показатель вырос на 4,86%. Численность работающих равномерно возрастала все 3 года на 1 человек ежегодно, что свидетельствует о стабильности работы предприятия.

Таблица 3

Динамика основных технико-экономических показателей деятельности ООО «Профи» за 2015–2017 гг.