Файл: Особенности пакета услуг гостиничного предприятия (Нормативные требования к бизнес-услугам средств размещения).pdf

Также необходимо понимать, на какое количество человек имеет смысл разрабатывать конференц- пакеты. В отеле 15 конференц-залов. Наибольшим спросом пользуются залы с минимальной вместимостью от 40 человек, минимальное количество участников, обычно от 30. Залы для переговоров, вместимостью до 15 человек запрашиваются, в основном, в дополнение к основным залам, соответственно, имеет смысл создавать пакеты на количество более 15 участников.

Соответственно, следует подготовить 2 варианта пакетных предложений: для групп от 15 до 30 человек (если компании не выгодно брать отдельно залы и отдельно и питание, а также есть определенные предпочтения по залам), а также для групп от 30 и более человек.

Ознакомившись с предложениями конкурентов, а также с пожеланиями клиентов Отеля, можно предложить вариант пакетов с двумя кофе-брейками, и вариант пакетов с тремя кофе-брейками.

Опираясь на имеющиеся образцы конкуретов, стандартные предложения отеля по аренде конференц-залов, а также на спрос конечных клиентов, выглядеть они будут следующим образом:

Конференц-пакет с Двумя кофе-брейками Для групп от 15 До 30 участников:

• Комната переговоров необходимой вместительности и накрытием
• Базовое видеооборудование: экран и проектор
• 1 флип-чарт с маркерами
• Блокноты и ручки по числу участников
• Бесплатный Wi-Fi в зале и в фойе
• Стойка регистрации (по запросу)
• Минеральная вода (1 бут.0,5 л.)
• Питание в течение конференции: 2 кофе-брейка
• Обед по курсовому меню

Конференц-пакет с Двумя кофе-брейками Для групп более 30 участников:

• Комната переговоров необходимой вместительности и накрытием
• Видеооборудование: экран и проектор
• 1 флипчарт с маркерами
• Блокноты и ручки по числу участников
• Бесплатный Wi-Fi в зале и в фойе
• Стойка регистрации (по запросу)
• Минеральная вода (1 бут.0,5 л.)
• Питание в течение конференции: 2 кофе-брейка
• Обед в формате «Шведский стол»

Конференц-пакет с тремя кофе-брейками Для групп от 15 До 30 участников:

• Комната переговоров необходимой вместительности и накрытием
• Видеооборудование: экран и проектор
• 1 флипчарт с маркерами
• Блокноты и ручки по числу участников
• Бесплатный Wi-Fi в зале и в фойе
• Стойка регистрации (по запросу)
• Минеральная вода (1 бут.0,5 л.)
• Питание в течение конференции: Зкофе-брейка и
• Обед по курсовому меню

Конференц-пакет с тремя кофе-брейками Для групп более 30 участников:

• Комната переговоров необходимой вместительности и накрытием
• Видеооборудование: экран и проектор
• 1 флипчарт с маркерами
• Блокноты и ручки по числу участников
• Бесплатный Wi-Fi в зале и в фойе
• Стойка регистрации (по запросу)
• Минеральная вода (1 бут.0,5 л.)
• Питание в течение конференции: 3 кофе-брейка
• Обед в формате «Шведский стол»

Оба варианта ориентированы на спрос и способны максимально удовлетворить пожелания участников конференций, а также улучшить и упростить процесс подготовки к самому мероприятию со стороны отеля, что способствует предоставлению более высокого уровня сервиса.

2.3 Основные направления совершенствования организации конгресс- услуг отеля

Важным каналом сбыта конгресс-услуг является корпоративная продажа номеров и конференц-залов сотрудникам банков, промышленных и торговых компаний для проведения конференций, семинаров и других крупных мероприятий для своих партнеров. Корпоративные клиенты экономически выгодны, так как обеспечивают гарантированную загрузку номерного фонда и конференц-залов. Они выкупают дорогие номера, иногда сразу несколько залов и многочисленные дополнительные услуги, им не выплачиваются комиссионные, для них не требуется разработка программ пребывания.

Корпоративные клиенты часто не получают высокие скидки из-за поздних сроков бронирования или коротких сроков пребывания (обычно это 5­10%), но если они систематически заказывают номера и регулярно их выкупают или заказывают блоки номеров, то им предоставляются выгодные корпоративные тарифы.

Деловые клиенты должны получать скидки на повторное размещение, если они останавливаются на более длительные сроки. Скидки следует предоставлять также при повторной аренде залов, а также на дополнительные услуги для постоянных корпоративных клиентов, предлагая праздничные пакеты услуг.

Большое значение имеет расширение масштабов и видов маркетинговой деятельности отеля в сфере конгресс-туризма. Главным направлением является исследование рынка конгресс-услуг и деятельности конкурентов, которое включает: определение количества отелей, предоставляющих конгресс-услуги, получение необходимой информации об их возможностях (количестве залов, вместимости, оснащенности, дополнительных услугах, организационных структурах, ценовой политике, каналах сбыта и рекламном обеспечении). Необходимо детально проанализировать деятельность и в соответствии с полученными результатами наметить мероприятия по совершенствованию политики сбыта конгресс-услуг.

Другая важная задача состоит в определении и исследовании факторов, влияющих на организацию продажи конгресс-услуг корпоративным клиентам. С этой целью менеджеру по организации обслуживания конгресс- деятельности необходимо проводить работу по сбору подробной информации о корпоративных клиентах и совместно с руководством отдела конгрессно­деловых услуг создавать базы данных об участниках конгресс-мероприятий. Следует также изучать потребности деловых туристов и степень удовлетворенности конгресс-услугами при помощи разработанных отделом маркетинга анкет, отзывов, опросов и передавать в этот отдел полученную информацию для исследования.

Результаты анализа полученной информации необходимо использовать для активизации работы с корпоративными клиентами, в частности, для удержания постоянных клиентов следует информировать их о скидках (например, предоставление скидок по аренде залов - 10%, если аренда ведется более двух недель, при повторной аренде каждый третий раз - 10% от дневной стоимости), новых предложениях, специальных мероприятиях, программах поощрения.

Для привлечения новых клиентов нужно активно распространять информацию о конгресс-услугах, а также исследовать и использовать зарубежный опыт в плане поиска работы с деловыми клиентами.

Важным каналом сбыта конгресс-услуг является их продажа через турфирмы. Выбирая турфирму, необходимо проанализировать показатели ее деятельности, объем продаж, наличие опыта работы с деловыми клиентами и в соответствии с этим строить свои взаимоотношения и тактику продаж. При этом обязательно учитывать интересы посредников. Расширение этого канала возможно за счёт постоянного привлечения к сотрудничеству новых партнеров и реализации следующих мероприятий.

1. Необходимо отработать гибкую систему скидок при продаже турфирмам номерного фонда, помещений и площадей для проведения конгресс-мероприятий, при аренде залов для больших групп деловых туристов, в зависимости от сроков, а также продажи крупных блоков номеров. Высокие скидки турфирмам можно предоставлять при продаже дополнительных услуг (питания, трансфера, экскурсий, услуг фитнес-центра). Такие меры стимулируют увеличение объема продаж конгресс-услуг, это выгодно турфирмам, так как они приобретают надёжных поставщиков разнообразных услуг с выгодной системой скидок. Совершая выгодные сделки, они увеличивают доходы самой гостиницы.

2. Специалистам гостиничных предприятий, разрабатывающим политику сотрудничества, необходимо учитывать свои деловые интересы, и использовать действенные приемы и методы работы с турфирмами.

Предоставляя им скидки, работники гостиничных предприятий (отделов продаж и маркетинга) должны совершенствовать деятельность по организации продаж конгресс-услуг, в частности, публиковать каталоги и проспекты, рекламные буклеты, организовывать рекламные компании для популяризации данного гостиничного предприятия.

Целесообразно рекомендовать турфирмам создавать агентскую сеть по распространению конгресс-услуг, регулярно и организованно направлять туристов именно в этот отель. Деловые отношения с посредниками будут конструктивными, если их строить на плановой основе. При обсуждении и подписании договоров следует оговаривать и вносить в них ожидаемые объемы продаж.

В сложившихся на сегодняшний день экономических условиях, организаторы мероприятий экономят, требуют скидок, пытаются получить максимум услуг за предложенную стоимость, а отели вынуждены идти на уступки. Игра по новым правилам заставляет искать нестандартные решения и упаковывать свой продукт в ином формате.

Технологические предложения

С каждым годом технологии становятся все быстрее и доступнее - начиная от мобильных устройств, до приложений, которые обеспечивают их работу. Игнорировать технологические тренды в индустрии - значит двигаться назад. Об этом говорят цифры, которые приводит агентство EventMB - 75% участников рынка MICE планируют использовать новые технологии, каждый второй из них - мобильные приложения для обеспечения работы мероприятий. Несмотря на то, что, к примеру, в США наблюдается возрождение QR-кодов, которые позволяют гостям моментально загружать данные с визитки, в России эта технология так и не нашла широкого распространения в индустрии. Приложения, считывающие QR, есть далеко не на всех мобильных устройствах - именно потому, что частота использования их сомнительна.

Вместе с тем, набирают обороты мобильные приложения для конкретных мероприятий, в особенности, если мероприятие массовое и носит не разовый, а периодический характер. Основная задача приложение - облегчить участнику доступ к материалам конференции или семинара, дать возможность ему загрузить данные спикеров и презентации, чтобы посмотреть их в свободное время. Помимо этого, такие приложения используются для коммуникации с другими участниками мероприятия, обмена контактными данными и мнениями. Это один из ключевых трендов, который показывает устойчивый рост и требует со стороны отеля обеспечения быстрого и простого гостевого доступа в сеть для скачивания подобных приложений.

Практически каждый отель, который рассчитан на MICE сегмент, должен обеспечить возможность видеотрансляции мероприятия. Это требует устойчивой работы WiFi с хорошей скоростью, а также возможностей для размещения оборудования для съемок. В первую очередь, это касается надлежащего освещения и точки обзора. Менеджер со стороны отеля должен знать, где и как расположить камеру, чтобы обеспечить качественную «картинку» в онлайне, возможности размещать видео и аудио аппаратуру для трансляций. Поскольку отель «Corinthia Hotel St Petersburg» активно работает в MICE сегменте, стоит задуматься о приобретении необходимого оборудования с возможностью получения дополнительной прибыли от его аренды или использовать его в качестве уникального предложения для стимулирования продаж.

Если тренинг, семинар или конференция, насчитывает более двух сотен участников, часть из них будет останавливаться в отеле, а часть - приезжать только на время мероприятия. Но каждый из них пользуется как минимум одним устройством, а чаще - двумя. Это телефон, а также планшет или ноутбук, который, в условиях интенсивной работы на конференции, постоянно требует зарядки. Современные технологии предлагают массу технологичных вариантов для этого. Обеспечивая возможность быстрой подзарядки для мобильных устройств, «Corinthia Hotel St Petersburg» приобретет дополнительные преимущества при продажах в MICE, ведь качество организации в сегменте B2B - это забота не только о своих гостях, но и о гостях клиента.

Операционные предложения

Помимо технологий, следует отметить изменения, которые касаются операционной составляющей взаимодействия отеля и заказчика. Это относится как к этапу продажи, так и к этапу непосредственного проведения мероприятия.

Учитывая возрастающую популярность долевой экономики, модель долевого участия, начинает распространяться и на MICE индустрию. Одной из первых «ласточек» стала платформа Showslice, которая позволяет организаторам мероприятий снизить расходы на общую инфраструктуру. Модель подразумевает, что два разных организатора могут разделить расходы на свои мероприятия, если они проходят синхронно на одной площадке. С учетом меняющейся экономической реальности предметом совместной организации могут стать услуги по кофе-брейкам, фуршетам, регистрации участников, онлайн трансляций, синхронного перевода, хостесс и т.д. Больший объем сделки дает возможность получить лучшие условия от поставщиков таких услуг, а также разделить затраты. Отелю следует быть готовым к такому развитию событий, а возможно, и предлагать их при продаже, если бюджет корпоративного клиента ниже, чем стоимость отеля.