Файл: lab1_U1.doc

Основи роботи в OpenOffice.org Calc

Основні поняття.

Електронні таблиці використовуються для зберігання даних і виконання обчислень. У робочій книзі OOo Calc може міститися довільне число робочих листів, а кожен робочий лист складається з клітинок. У клітинці можуть знаходитися дані одного з трьох основних типів:

• числове значення;

• текст;

• формула.

Кожна клітинка має свою адресу. Адреса клітинки складається з імені стовпчика та номеру рядку де клітинка розташована. Така адресація нагадує адресацію шахової дошки. Тобто клітинка з адресою C4 знаходиться в стовпчику C та рядку 4. Кожній клітинці або діапазону клітин можна надати своє ім’я. Під назвою діапазону зараз будемо вважати назву прямокутної частини електронної таблиці. Щоб звернутися до такого діапазону слід вказати його адресу таким чином B4:C5. При такому звертанні до діапазону вважається, що верхнім лівим кутом діапазону є клітинка B4, а правим нижнім кутом прямокутника є клітинка з адресою C5.

Щоб надати ім’я клітинці, або діапазону клітинок, слід з початку виділити клітинку, або діапазон клітинок. Після чого в полі адреси слід ввести назву (ім’я) діапазону. Слід мати на увазі, що OOo Calc поважає стандарти MS Dos, згідно з якими назва любого об’єкту є « послідовність латинських символів, або букв (символів) що починається з букви». Назви в Calc можуть містити символи, цифри та деякі спеціальні символи. Імена мають починатися з букви або символу підкреслювання.

Допустимими є спеціальні символи:

підкреслювання ( _ )

точка ( . ) − може стояти усередині назви, але не може використовуватися за перший або останній символ назви.

пропуск ( ) − може стояти усередині назви, але не може використовуватися за перший або останній символ імені та для імені діапазону клітинок.

Назви не можуть співпадати з посиланнями на клітинки. Наприклад, ім’я A1 неприпустиме, оскільки A1 є посиланням на ліву верхню клітинку електронної таблиці.

Назви діапазонів клітинок не повинні містити пропуски. Пропуски допустимі усередині назв для окремих клітинок, листів та документів.

Надання назв клітинкам та формулам.

Задля можливості використовування посилань на клітинки та діапазони клітинок в формулах має сенс іменувати діапазони. Наприклад, діапазону клітинок A1:B2 можна надати назву Початок. Формула суммуваня буде мати вигляд "=SUM(Початок)". Навіть після вставки або видалення рядків та стовпчиків OpenOffice.org зможе коректно встановити діапазони, що ідентифіковані за назвою. Ще раз нагадуємо, що імена діапазонів не мають містити пропусків.

Буде проще зрозуміти формулу для обчислення податку с продаж, якщо написати"= Сума * Ставка_налогу" замість "= A5 * B12". В цьому разі ім’я клітинки A5 - "Сума", а клітинки B12 - "Ставка_налогу".

Для визначення назв формул або частин формул, що використовуються найбільш часто, можна скористатися діалоговим вікном Определить название.

Визначення імен диапазонів

Припустимо, що ми вирішили надати діапазону клітин B2:C11 назву “Мої_дані”. Задля цього виділіть діапазон клітинок B2:C11, після цього оберіть з меню команди Вставка - Названия - Определить. З’явиться діалогове вікно Определить название. В цьому вікні Ви маєте змогу надати ім’я обраному діапазону, змінити назву діапазону, або видалити назву іменованого діапазону.

Введіть ім’я обраної області в полі Название. Натисніть кнопку Добавить. Нове ім’я з’явиться в списку, що розташований нижче. Натисніть кнопку "OK", щоб закрити діалогове вікно та прийняти всі зміни в тексті електронного документу.

Завдяки вводу назви поля та наступного вибору відповідних клітинок в цьому діалоговому вікні можна надати імена різним діапазонам клітинок.

Якщо почати вводити ім’я в формулу, то опісля вводу перших символів з’явиться все ім’я в вигляді підказки.

Натисніть клавішу <Enter>, щоб прийняти ім’я з підказки.

Якщо з одних и тих же символів починаються декілька назв, можна прокрутити всі імена за допомогою клавіші TAB.

На робочому листі OOo Calc можуть знаходитися також графіки, малюнки, діаграми, зображення, кнопки та інші об'єкти. Насправді, ці об'єкти розташовані на графічному рівні. Графічний рівень - це невидимий шар, що розташований поверх робочого листа.

Числові значення, або просто числа, виражають різні кількісні співвідношення даних певного типу, наприклад, об'єми продажів, число фірм, співробітників, що служать, площа, урожайність і так далі. Числові значення, що введені в елементи робочої таблиці, можуть використовуватися у формулах і діаграмах. Числовими значеннями можуть бути також виражені дати (наприклад, 25.09.2009) або час (наприклад, 15:24:35).

Слід мати на увазі, що формат дати надає головного болю користувачам персональних комп’ютерів. Якщо називати речі своїми іменами, то з’ясується, що основною проблемою є застосування формату Обычный або Все. При використанні такого формату, який використовується в OOo Calc за замочуванням, OOo Calc починає думати за Вас і перетворює вміст клітинки в формат дати навіть якщо Ви цього не бажаєте. Наприклад, якщо Ви введете вираз 1/3 в клітинку B2 та натиснете клавішу <Enter>, або перейдете до іншої клітинки,

то в осередку B2 Ви побачите несподівано для себе дату,

більш того, якщо Ви зміните формат клітинки B2 на Числовой то в цій клітинці Ви побачите наступне

Тобто, “допомога” OOo Calc може Вам надати не аби якої шкоди.

Так введення в клітинку виразу типу 1.5 призведе до його перетворення до дати 01.05.07.

Окрім числових значень в робочий лист часто вводиться також і текст. Як правило, текст використовується для позначення числових даних, заголовків стовпців або для введення деякої пояснюючої інформації про робочу таблицю. Текст, який починається з числа, все одно вважається текстом. Наприклад, якщо ви введете в клітинку 61000, Харків, то OOo Calc вважатиме це текстом, а не числом.

Формули - це те, що робить таблицю OOo Calc справжньою електронною таблицею. Без формул OOo Calc була б усього лише текстовим процесором з вдосконаленою функцією роботи з таблицею. Програма дозволяє вводити в клітинки дуже складні формули, в яких використовуються числові значення і навіть текст.

Якщо ввести формулу в клітинку, то результат, що обчислений по цій формулі, з'являється в цьому осередку. Якщо ви зміните будь-яке з чисел, використовуваних у формулі, OOo Calc автоматично виконає обчислення за формулою і відобразить новий результат.

Введення даних. Функція “Автозаполнение”

У OOo Calc передбачена спеціальна можливість, яка називається Автозаполнение. Вона полегшує введення набору числових значень або текстових елементів в діапазон клітинок. Для цього використовується маркер автозаповнення, що є маленьким квадратиком, що розташований в правому нижньому кутку активного осередку. Для того, щоб ввести значення в декілька клітинок, необхідно:

Підвести покажчик миші до маркера Автозаполнение так, щоб покажчик перетворився на чорний хрестик.

Рис. 1.

Натисніть на ліву кнопку миші і протягніть маркер Автозаполнение вниз (чи в іншому напрямі) до потрібної клітинки. При цьому біля клітинки з'являється прямокутник із значенням, яке буде внесено до цього осередку.

Рис. 2

Відпустіть кнопку миші, клітинки заповняться числами.

Рис. 3.

Якщо в клітинку ввести назву місяця або дня тижня, то за допомогою автозаповнення можна ввести інші місяці або дні тижня.

Слід мати на увазі, що режим автозаповнення залежить від мови, що об’явлена операційній системі за замовчуванням. Тобто, якщо такою мовою призначена англійська, то розтягнення клітинки, що містить назву дня тижня або назву місяця українською або російською мовою не призведе до бажаного результату. Див. рисунок, що наведений нижче.

Більш того, є ще одна проблема, що пов’язана з округленнями. Давайте введемо у клітинку A1 число, що дорівнює результату ділення одиниці на трійку. Це число є періодичним дробом, що має вигляд 0,3333333333333. Якщо ми введемо це значення у клітинку A1, та спробуємо його скопіювати у стовпчику, ми будемо декілька здивованими одержаним результатом.

Щоб одержати послідовність чисел 0,3333333 у стовпику A, введіть його в клітинки A1 та B1, виділіть обидві клітинки, та розтягніть їх до клітинки A7.

Тепер використаємо функцію зменшення розрядності

Доведемо розрядність діапазону чисел A1:A7 до цілих чисел. Завдяки тому, що число 0,3333333 не перевищує 0,5, воно буде округлене до нуля (0).

Тепер підрахуємо суму чисел, що розташовані в діапазоні A1:A7. І ми одержимо зовсім несподіваний результат:

Тобто сума семи нулів буде складати 2,333!!! Річ у тім, що OOo Calc при розрахунках використовує справжній внутрішній формат чисел. Тобто результат обчислень є ніщо інше ніж 7*0,33333333, тобто 2,333333333, а те що Ви бачите на екрані комп’ютера є результатом форматування числових даних.

Завдання:

Створіть нову робочу книгу OOo Calc. Назвіть її "Lab_rab1".

На Листі 1 в лівій верхній частині листа заповніть таблицю даними так, як наведено на Рис. 4. Верхній лівий елемент таблиці відповідає клітинці B2.

Рис. 4.

Використовуючи функцію Автозаполнение, створіть таблицю згідно з Рис. 5.

Рис. 5.

Збережіть таблицю.

Створення формул

Щоб додати формулу до робочої таблиці, її треба ввести в клітинку. Ви можете видаляти, переміщати або копіювати формули точно так, як і будь-які інші дані. У формулах використовуються арифметичні операції для роботи з числами, текст, функції робочого листа, а також інші формули для обчислення значення в осередку. Числа і текст можуть знаходитися в інших осередках, що дозволяє з легкістю змінити дані і надає робочим таблицям особливу динамічність.

Наприклад, при зміні початкових даних OOo Calc виконує перерахунок формул. Таким чином, міняючи початкові дані в робочій таблиці, ви зможете швидко побачити, як ці зміни впливають на результати розрахунків.

Формула, що введена в клітинку, може містити наступні елементи:

• оператори;

• посилання на клітинки (включаючи пойменовані клітинки і діапазони);

• числа;

• функції робочого листа.

Довжина формули не повинна перевищувати 1024 символи. Якщо ввести формулу в клітинку, то в ній відобразиться результат обчислення за цією формулою. Сама формула з'явиться в рядку формул при активізації цього осередку.

Введення формули завжди починається зі знаку рівності (=). За цією ознакою OOo Calc відрізняє формули від тексту. OOo Calc дозволяє використання у формулах самих різних операторів. У Таблиці 1 наведені оператори, які розпізнає програма.

Таблиця 1

Приклади використання різних операторів

Програма обчислює формули згідно з порядком виконання операторів. У Таблиці 2 приведений пріоритет у формулах OOo Calc.