Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Классификация бизнес-процессов в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сложная и динамичная внешняя среда требует от предприятий постоянного совершенствования своих систем управления и информационных систем для их поддержки. В то же время существуют различные варианты организации управления предприятием. В последнее время процессный подход широко используется для создания эффективной системы управления предприятием.

Процессный подход - это одна из концепций менеджмента, окончательно сформировавшаяся в 80-е годы прошлого века. Согласно этой концепции, вся деятельность организации рассматривается как совокупность процессов. Для того чтобы управлять организацией, необходимо управлять процессами. Этот процесс стал одним из ключевых элементов повышения качества.

Многие современные компании, ориентированные на долгосрочный успех бизнеса, переходят на методы управления процессами, позволяющие им выпускать конкурентоспособные продукты и услуги, а также становиться компаниями мирового уровня.

Изучение возможностей процессного подхода к управлению организацией актуально, поскольку в современных условиях внедрение процессного менеджмента на предприятии, во-первых, позволяет получить устойчивые конкурентные преимущества в виде эффективной системы управления, а во-вторых, обеспечить рост имиджа компании, повышение ее стоимости и инвестиционной привлекательности.

Целью данной курсовой работы является изучение основных особенностей и особенностей процессного подхода к управлению бизнес-процессами в организации.

Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:

- систематизировать информацию, связанную с организацией управления процессами на предприятии;

- изучить теоретические аспекты реализации процессного подхода к управлению бизнес-процессами в организации;

- обосновать необходимость применения процессного подхода к управлению бизнес-процессами организации;

- определить возможности применения процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов на предприятии;

- выявить проблемы внедрения процессного подхода на российских предприятиях и пути их решения.

Объектом исследования является процессный подход в системе управления организацией.

Предметом исследования являются теоретико-методологические аспекты проблемы применения процессного подхода к управлению бизнес-процессами на предприятии.

В данной работе используется сравнительно-аналитический метод исследования.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложения.

1. Теоретические аспекты формирования системы управления бизнес-процессами организации на основе процессного подхода

1.1 Понятие процессного подхода

Процессный подход - это одна из концепций менеджмента, окончательно сформировавшаяся в 80-е годы прошлого века. Согласно этой концепции, вся деятельность организации рассматривается как совокупность процессов. Для того чтобы управлять организацией, нужно управлять процессами [12]. Это стало одним из ключевых элементов повышения качества. Основное понятие, которое использует процессный подход, - это понятие процесса.

Ключом к пониманию процессного подхода является переход от вертикальной организационной структуры к горизонтальной.

Суть процессного подхода заключается в том, чтобы доставить клиенту то, что он хочет, в кратчайшие сроки, самого высокого качества и по самой низкой цене. Постоянный контакт с потребителем позволяет получить информацию о его требованиях, определить его пожелания, которые необходимо выполнить или превзойти. Совершенствуя внутренние процессы, организация может сократить время и цену, повысить качество продукции, исключить ненужные операции, излишний контроль и ненужную бумажную волокиту [15].

Таким образом, процессный подход представляет собой новое видение организации предприятия, но в современных условиях он гораздо более соответствует естественной организации и конкурентной среде, чем традиционный функциональный взгляд предприятия.

Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля (мониторинга).

1. Планирование. Функция планирования включает в себя принятие решения о том, какими должны быть цели организации и что должны делать ее члены для достижения этих целей.

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления деятельности и принятия решений, которые обеспечат единство целей для всех членов организации. Другими словами, планирование-это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает совместную работу всех членов организации для достижения их общих целей. Планирование должно осуществляться непрерывно-это постоянная неопределенность будущего. Из-за изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях события могут разворачиваться не так, как ожидало руководство при составлении планов. Поэтому планы должны быть пересмотрены, чтобы убедиться, что они соответствуют действительности.

2. Организация. Организовать-значит создать структуру. Существует много элементов, которые должны быть структурированы таким образом, чтобы организация могла выполнять свои планы и таким образом достигать своей цели. Одним из таких элементов является работа, конкретные задачи организации. Поскольку работа выполняется людьми, еще одним важным аспектом функции организации является определение того, кто должен выполнять каждую конкретную задачу из большого числа таких задач, существующих в организации, включая управленческую работу. Менеджер выбирает людей для конкретной работы, делегируя задачи и полномочия или права на использование ресурсов организации отдельным людям.

3. Мотивация. Менеджер должен всегда помнить, что даже самые продуманные планы и самая совершенная организационная структура не имеют смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. А целью мотивационной функции является обеспечение того, чтобы члены организации выполняли свою работу в соответствии с делегированными им обязанностями и в соответствии с планом. Менеджеры всегда выполняли функцию мотивации своих сотрудников, независимо от того, осознавали они это сами или нет. Теперь мы понимаем, что для того, чтобы эффективно мотивировать наших сотрудников, менеджер должен определить, каковы эти потребности на самом деле, и предоставить сотрудникам возможность удовлетворить эти потребности посредством хорошей работы.

4. Мониторинг (контроль) - это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигла своих целей. Существует три аспекта управленческого контроля [6].

Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в течение определенного периода времени. Оно основан на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй аспект заключается в измерении того, что фактически было достигнуто за данный период, и сравнении достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполняются правильно, руководство организации не только знает, что в организации есть проблема, но и знает источник проблемы. Эти знания необходимы для успешной реализации третьей фазы, а именно той стадии, на которой предпринимаются действия, при необходимости корректирующие серьезные отклонения от первоначального плана. Одним из возможных действий является пересмотр целей, с тем чтобы сделать их более реалистичными и соответствующими ситуации.

Прежде всего, необходимо дать краткое описание проблем реализации процессного подхода. Для некоторых руководителей и сотрудников компаний ее методы кажутся простыми и прозрачными, давно изученными, типичными и легко применимыми. Есть специалисты, которые с удовольствием проповедуют идеологию процессного подхода с разных трибун.

Для реализации важны реальные методы, связанные в систему, а не набор абстрактных представлений [4].

1.2 Классификация бизнес-процессов в организации

Бизнес-процессы (БП) - это совокупность стандартов и процедур, используемых предприятием для организации своей повседневной работы. Это последовательность действий, которая приводит производственный процесс к запланированному результату [2].

Для того чтобы бизнес-процессы соответствовали современным условиям и шли в ногу со стремительным ростом технологий, необходимо внедрить в организации систему управления БП. Одним из первых этапов построения процессной организации и управления деятельностью компании является выявление и классификация бизнес-процессов. Выделение бизнес-процесса - это полноценный анализ всех рабочих процедур, их структурирование и построение в единую последовательную цепочку [6]. Для выделения бизнес-процессов целесообразно сформировать команду, которая должна включать в себя:

- собственник предприятия;

- топ менеджеры;

- специалисты, знающие проблемы и технологии предприятия;

- кандидаты в технологическую команду;

- внешние консультанты [11].

Наличие внешних консультантов позволит вам использовать накопленный опыт и методы выявления и классификации бизнес-процессов.

Как правило, основу классификации бизнес-процессов составляют четыре основные категории:

- основные бизнес-процессы;

- вспомогательные бизнес-процессов;

- процессы развития бизнеса;

- процессы управления.

Основные бизнес-процессы производят результаты процесса. Как правило, основных бизнес-процессов на предприятии немного, обычно не более десяти. Основные процессы направлены на производство товаров и услуг для конечного потребителя, то есть для того, кто в конечном итоге покупает и использует результаты этого процесса. Основные процессы создают добавленную стоимость. Результат процесса (его продукт) добавляет ценность конечному продукту.

Вспомогательные или поддерживающие бизнес-процессы обеспечивают ресурсами все бизнес-процессы на предприятии и позволяют основным процессам выполнять свою работу. В отличие от основных, количество вспомогательных процессов достигает нескольких десятков. К ним относятся:

- юридическое сопровождение сделок;

- административно-хозяйственное управление;

- информационная поддержка;

- модернизация; реконструкция, строительство производственных объектов;

-обеспечение безопасности;

- аутсорсинг [8].

Процессы управления - это бизнес-процессы, охватывающие весь спектр управленческих функций на уровне каждого бизнес-процесса и бизнес-системы в целом. В основе построения технологии выполнения управленческих процессов лежит концепция контроллинга, которая позволяет сформировать полный цикл управления предприятием, от стратегического планирования до анализа причин отклонений и формирования управленческих воздействий [6].

По области применения процессы управления представлены структурными бизнес-процессами. Они реализуются для улучшения и поддержания оптимального состояния инфраструктуры компании. Процессы представлены процедурами разработки и управления компанией, получения и распространения информации, а также контроля за денежными потоками компании.

Процессы разработки обычно включают процессы совершенствования продукта или услуги, технологии, оборудования и инновационные процессы. Это процессы, направленные на улучшение прогресса и результатов процесса или деятельности компании.

Поскольку бизнес-процессы организации протекают с течением времени, они могут быть:

- непрерывно повторяющимися, циклическими. Это может быть выполнение заказа клиента или выполнение миссии компании.

- повторяющимися бизнес-процессами. В основном это различные контрольные мероприятия или бизнес-аудиты компании.

- разовые бизнес-процессы организации, позиционирующие себя как реализацию различного рода проектов, в том числе проектов по разработке продукции, инвестиционных проектов и т.д [6].

По степени взаимодействия с внешней средой выделяют бизнес-процессы, протекающие внутри организации и внешние, которые способствуют развитию отношений организации с внешней средой в лице других организаций (поставщиков, потребителей, конкурентов, контролирующих органов и др.), а также конечных потребителей товаров, работ и услуг.

По функциям исполнения бизнес-процессы организации можно классифицировать как:

- межфункциональные, проходящие через несколько подразделений организации или через всю организацию, пересекающий границы функциональных подразделений;

- внутрифункциональные, т. е. процессы подразделений, деятельность которых ограничена одним функциональным подразделением организации;