Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Классификация бизнес-процессов в организации).pdf

Управление и улучшение процессов -это реализация системы итераций по управлению и улучшению процессов, которая отражает цикл «план - осуществление - проверка - действие». Ключевое положение этого этапа - измерение функционирования и мониторинг. На этом этапе основную ответственность несет собственник процесса [3].

Потребности в улучшении определяются на основе значимости, а также показателей функционирования и зрелости процессов.

Собственники процесса должны выбирать и внедрять улучшения, основываясь на приоритетах бизнеса и уровнях функционирования процесса

Выбор стратегии улучшения - очень важное решение. Оно должно учитывать как степень требуемых улучшений, так и текущий уровень зрелости проблемного процесса. В общем случае существует три способа улучшений.

-решение проблемы;

-непрерывное улучшение процесса;

- инновации процесса [4].

Улучшения нужно закреплять и распространять внутри компании, чтобы использовать весь их потенциал.

Для закрепления улучшений существует несколько предпосылок для того, чтобы эффективно перенести предложение с чертежной доски на производственную линию, например:

1) полностью разработанный, развернутый план с указанием исполнителей;

2) четкая система отчетности;

3) распределение ответственности.

Все три элемента очень важны - ни один не может компенсировать отсутствие другого. В реализации первых двух элементов напрямую участвуют команды, занимающиеся улучшением процесса. Сделать так, чтобы заработал третий элемент, может только высшее руководство [8].

Дальнейшее продвижение улучшений внутри предприятия - это самостоятельный набор задач, который включает:

1) определение того, где улучшения могут принести выгоду;

2) определение, как распространять улучшения;

3) передача умений и знаний, необходимых для внедрения улучшений.

Здесь также участие высшего руководства является жизненно важным для того, чтобы распространение улучшений состоялось.

Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что что предложенная стратегия - это подход, который требует времени. Дорога к благополучию и эффективным процессам требует определения и постоянной актуализации приоритетов. Для достижения заметных результатов стратегия должна применяться неуклонно с самого начала, и ее реализация требует, чтобы на всем пути она твердо опиралась на описанные принципы. Это самый быстрый и самый надежный путь к успеху.

3. Внедрение на предприятии процессного управления

3.1 Возможности процессной системы управления

В настоящее время многие российские предприятия занимаются внедрением процессного подхода к управлению бизнес-процессами, проводят подготовку и сертификацию по стандартам ISO серии 9000:2000, автоматизируют деятельность при помощи корпоративных информационных систем (SAP R/3, BAAN и др.), внедряют системы стратегического управления [8]. На практике часто складывается ситуация, когда в организации одновременно ведутся несколько проектов, которые частично дублируют задачи друг друга, непроизводительно расходуя ресурсы предприятия. Одновременно на предприятии могут проводиться следующие работы:

- отдел развития занимается описанием и реинжинирингом бизнес-процессов с использованием методик ARIS или IDEF для целей улучшения управления;

- служба по качеству описывает и регламентирует бизнес-процессы в своем формате для целей внедрения системы качества (СК) или системы менеджмента качества (СМК);

- служба информатизации (IT-подразделение) собирает информацию по бизнес-процессам для подготовки и внедрения ERP- системы [15].

Такая ситуация во многом обусловлена невниманием руководства к проектам, которые выполняются на предприятии. В результате на предприятии создается множество отличающихся друг от друга, не связанных между собой, плохо проработанных документов, которые, по сути, предназначены для решения одной задачи – регламентации бизнес-процессов предприятия для целей эффективного управления. Для предприятия и его собственников такое положения дел означает неэффективное, даже бесхозяйственное расходование ресурсов: финансовых, материальных, человеческих, ресурсов времени. Вместо достижения конкурентных преимуществ и улучшения управляемости, предприятие растрачивает впустую капитал и время, создает хаос в управлении и постепенно уступает рынок более эффективным конкурентам.

В связи со сказанным выше, предлагается создавать на предприятии единую систему управления бизнес-процессами (СУБП), которая позволяет комплексно решать основные задачи управления и развития предприятия.

Внедрение процессного подхода к управлению дает предприятию следующие возможности.

1. Система процессного управления позволяет оптимизировать систему общего корпоративного управления, сделать ее прозрачной для руководства и способной гибко реагировать на изменения внешней среды. Система процессного управления регламентирует:

• • • порядок планирования целей и деятельности;
    • взаимодействие между процессами и подразделениями предприятия;
    • ответственность и полномочия должностных лиц, в т.ч. владельцев процессов;
    • порядок работы и действий в нештатных ситуациях;
    • порядок и формы отчетности перед высшим руководством;
    • систему показателей, характеризующих результативность и эффективность деятельности предприятия в целом и его процессов;
    • порядок рассмотрения результатов деятельности и принятие управленческих решений по устранению отклонений и достижению плановых показателей [15].

Внедрение на предприятии СУБП в первую очередь подразумевает работу по описанию и регламентации бизнес-процессов, в рамках которой:

а) проводится распределение ответственности за результаты работ, входящих в состав процессов;

б) определяется система взаимодействия процессов между собой и с внешними поставщиками и потребителями;

в) определяется перечень документации, необходимой для функционирования процессов (инструкции, порядки, положения, методики, должностные инструкции и т.д.);

г) составляется график разработки и внедрения этой документации;

д) устанавливаются показатели деятельности процессов, способы и формы сбора информации и порядок отчетности перед руководителями;

е) определяются границы показателей, характеризующие нормальное течение процессов;

ж) устанавливаются критерии, по которым начинается работы по устранению причин отклонения [10].

2. Система процессного управления позволяет получить и использовать систему показателей и критериев оценки эффективности управления на каждом этапе производственной/управленческой цепочки. Система показателей, построенная в рамках процессного управления, структурируется по четырем направлениям:

- показатели результата деятельности отдельных процессов и предприятия в целом (достижение запланированных результатов - по объему, качеству, номенклатуре и срокам);

- показатели эффективности деятельности отдельных процессов и предприятия в целом (отношение полученных результатов к затратам времени, финансовых и других ресурсов);

- показатели продуктов, производимых процессами предприятия;

- показатели удовлетворенности клиентов результатами работы.

Система процессного управления предусматривает двухступенчатую систему показателей:

а) показатели, по которым владелец процесса оценивает результативность и эффективность своего процесса и работ, входящих в его состав;

б) показатели, по которым владелец процесса отчитывается перед высшим руководством о результатах деятельности процесса. В число процессов, которые существуют в организации, входит процесс управления организацией. Владельцем этого процесса является Генеральный директор. Управление деятельностью предприятия производится на основе отчетных показателей, которые владельцы процессов передают высшему руководству.

3. СУБП обеспечивает уверенность у соучредителей предприятия в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение эффективности и максимальный учет интересов заинтересованных сторон поскольку:

- система основана на измерении показателей деятельности предприятия, планировании и достижении непрерывного улучшения результатов деятельности;

- система направлена на удовлетворение потребностей 5 групп лиц, заинтересованных в деятельности организации:

1)соучредители (инвесторы);

2) потребители на рынке;

3)персонал организации;

4)поставщики.

5)общество [11].

4. СУБП обеспечивает возможность построения на предприятии системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2000. Разработанная и внедренная СУБП обеспечивает реализацию в организации процессного похода в соответствии с требованиями последней версии международного стандарта ISO 9001:2000 и получение сертификата ISO 9001:2000.

Наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям ISO 9001:2000 гарантирует потребителям, что организация не только выполнит установленные требования потребителя, но и постарается установить и выполнить его предполагаемые требования. Наличие сертификата ISO 9001:2000 гарантирует потребителям, что в организации вопросам качества работы уделяется большое внимание, что дает организации конкурентные преимущества на рынке услуг [10].

5. Внедрение процессного подхода и построение системы менеджмента качества гарантирует четко определенный порядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение документации, соответствие ее действующей нормативной базе РФ.

6. Основой управления процессами является принятие решений на основе фактов, поэтому наличие информационной системы в организации имеет большое значение для создания управления процессами. Внедренная на предприятии информационная система позволяет владельцам процессов получать объективную информацию для управления, если она построена в рамках единой системы управления предприятием на основе процессного подхода. Если система автоматизации реализуется без учета потребностей реального управления организацией, то существует очень высокая вероятность неудачного завершения такого проекта [8].

Внедрение системы управления процессами на предприятии рассматривается как проект. Основным заказчиком результатов этого проекта является высшее руководство компании и владельцы процессов.

3.2 Проблемы внедрения процессного подхода на российских предприятиях и пути их решения

В ходе изучения литературы по внедрению процессного подхода российскими предприятиями был выявлен комплекс проблем различного характера. (Приложение 1).

Процессный подход в России еще не получил такого широкого распространения, как в корпоративном секторе на Западе. Но в последнее время интерес российских компаний к описанию и совершенствованию своих бизнес-процессов растет [1]. Преимущества процессного подхода для компаний проявляются в снижении операционных затрат, сокращении времени, затрачиваемого на выполнение процедур и повышении точности их выполнения, повышении скорости реакции на изменения, улучшении использования основных фондов, повышении чувства ответственности сотрудников. Работа, организованная вокруг процессов, повышает управляемость бизнеса, заставляет организацию думать о том, что она делает, с точки зрения клиента и с точки зрения конечных продуктов, и способствует правильному балансу сил.

Безусловно, реализация процессного подхода требует пересмотра устоявшихся взглядов на принципы управления, изменения иерархической структуры предприятия, ломки стереотипов. Это связано с отсутствием методической литературы и расхождениями в теории. Казалось бы, все используют один и тот же подход и известную терминологию, но, когда проект стартует, выясняется, что существуют существенные различия не только в концепциях, но и в методологических подходах к управлению процессами [7].

Проанализировав все вышеперечисленные проблемы и изучив научную литературу о том, как реализовать процессный подход, можно предложить общую процедуру внедрения процессного подхода на предприятии, которая позволяет избежать основных проблем.

Первый шаг-это определение процессов организации. При этом необходимо руководствоваться п. 4.1. ГОСТ Р ИСО 9001:2001, в соответствии с которым организация должна определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации, определять последовательность и взаимодействие этих процессов, а также критерии и методы, необходимые для обеспечения и результативности как при осуществлении, так и при управлении этими процессами [10].