Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Классификация бизнес-процессов в организации).pdf

- функции самого низкого уровня организации, как правило, выполняемые одним лицом [11].

1.3 Реализация процессного подхода

Для успешного управления и управления организацией необходимо, чтобы менеджмент - скоординированная деятельность по управлению и управлению организацией - осуществлялся систематически и четко. Одним из ключевых аспектов управления является обеспечение видимости объекта управления (организации или системы) путем его описания - точного, достаточного, краткого и удобного для понимания и анализа [3].

Очевидно, что для сложных систем практически невозможно получить единое описание, отвечающее на все вопросы с точки зрения управления и пригодное для достижения всех ключевых целей. Будучи по своей природе многогранной с точки зрения форм и содержания представления, организация (система) как совокупность взаимосвязанных компонентов может быть описана как ряд самостоятельных, целостных проекций, количество которых, помимо прочего, определяется целями управления [1].

Например, одна и та же организация может быть представлена в виде:

- сети процессов, с помощью которых она выполняет свою миссию;

- совокупности источников, потоков информации и типов данных;

- организационной структуры;

- инфраструктуры (территории, здания, сооружения, коммуникации и т.д.).

При создании моделей бизнес процессов сначала описывается миссия (фундаментальные цели предприятия), затем даются характеристики основным стратегиям, которые позволяют достичь целей миссии.

Объектное моделирование начинается с описания процессов, определяющих миссию. Затем они подробно описывают другие процессы, существующие на предприятии. Это позволяет выявить и устранить очевидные ошибки в структуре управления. Процесс продолжается до тех пор, пока не будет достигнута необходимая степень «прозрачности», достаточная для правильного анализа выработки эффективных управленческих решений.

После пошагового описания процессов они анализируются и ранжируются по важности и эффективности. Решение принимается исходя из следующего принципа: кто больше всего выигрывает от эффективной организации процесса, и кто больше всего теряет от неудач при его выполнении. При этом за каждым процессом закрепляется сотрудник, который несет основную ответственность за совершенствование этого процесса.

В соответствии с идеологией стандартов ISO 9000, создание системы менеджмента качества в конкретных ситуациях является доказательством того, что организация потенциально способна последовательно поставлять продукцию, отвечающую обязательным требованиям и требованиям заказчика, а также стабильно повышать удовлетворенность потребителей [10].

Требование стандартов представлять систему менеджмента качества в виде сети процессов является необходимым и достаточным условием обеспечения ее «прозрачности» для оценки первой, второй и третьей сторонами, доказательством потенциала обеспечения эффективности.

Применение системы (сети) процессов в организации в качестве основы управления наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также процессным управлением может рассматриваться как процессный подход.

Функциональная модель строится для:

- формирования иерархии процессов, определяющих качество выпускаемой продукции;

- определение входов, выходов и взаимосвязей между процессами;

- идентификации процессов, включая определение диапазонов ответственности, ресурсов, необходимой документации (организационно-распорядительные документы, стандарты и т.д.) и показатели качества процесса [1].

Эффективное управление качеством через призму процессного подхода может быть представлено условно как сочетание двух элементов:

- хорошо структурированной (описанной) сети процессов, определяющей бизнес-процессы организации;

- постоянно внедряемых процедур планирования, обеспечения, управления и повышения качества в рамках каждого процесса технологической сети.

Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под этим термином следует понимать процесс создания точного, достаточного, сжатого, легко понимаемого и анализируемого описания системы как совокупности взаимодействующих компонентов и связей между ними [3].

С человеческой точки зрения, такие системы, как деятельность организации или производственный процесс, трудно описать, потому что они

имеют сложную внутреннюю структуру и сложные взаимодействия между элементами этой структуры. Очень часто невозможность дать простое описание обычными средствами, а, следовательно, и обеспечить понимание таких систем, делает их проектирование, разработку и обслуживание трудоемким и дорогостоящим процессом и повышает степень их ненадежности.

Моделирование предполагает наличие обязательного набора визуальных (выразительных) средств и правил - языка описания объекта. К наиболее распространенным языкам описания и соответствующим им моделям относятся следующие:

1.Вербальная модель-описание на естественном языке. Например, для стандартизации это наиболее типичная и привычная форма описания объекта. Следует отметить, что этот язык не всегда обеспечивает необходимую «прозрачность» описываемого объекта.

2.Математическая модель - это описание с использованием инструментов и правил определенного раздела математики. Например, статистическая модель для анализа и прогнозирования технологического процесса, основанная на таких отраслях математики, как теория вероятностей, математическая и прикладная статистика.

3.Графическая модель - описание объекта с использованием графических средств [4].

Следует отметить, что нет четких границ между этими типами языков описания и соответствующими им моделями. Как правило, каждая модель в той или иной степени использует инструменты и правила других моделей. Например, математическая модель может содержать как элементы вербальной модели (вербальное сопровождение), так и элементы графической модели (пояснительные схемы, чертежи и т. д.).

Большинство экспертов по системам менеджмента качества (СМК) сходятся во мнении, что наиболее приемлемым способом описания процессов является их графическое представление [10]. Различные документы по интерпретации процессного подхода, изложенные в новой редакции стандарта, предлагают различные варианты графического представления процессов.

Описание процессной системы организации должно отражать не только отдельные процессы, но и взаимосвязи и взаимодействия между процессами. Процессы, вместе с отношениями и взаимодействиями, представляют собой сеть процессов организации. Описание сети процессов, составляющих деятельность организации, представляет собой сложную организационно-техническую задачу, требующую специальных средств описания и анализа.

Таким образом, бизнес-процессы-это совокупность стандартов и процедур, используемых предприятием для организации своей повседневной работы. Это последовательность действий, которая приводит производственный процесс к запланированному результату. Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля. Для того чтобы бизнес-процессы соответствовали современным условиям и шли в ногу со стремительным ростом технологий, необходимо внедрить в организации систему управления БП. Применение системы (сети) процессов в организации в качестве основы управления наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также процессным управлением может рассматриваться как процессный подход.

2. Механизм внедрения процессного подхода к управлению организацией

2.1 Эффективность процессного подхода

Желаемый результат достигается более эффективно, когда деятельность и связанные с ней ресурсы управляются как процессы.

Функциональное управление, которое повсеместно используется для повышения эффективности управленческой деятельности, создает барьеры между отдельными частями процессов, тем самым разрушая непрерывность процессов создания продуктов или предоставления услуг. В результате цепочки стали очень длинными, сложными и запутанными, и в конечном счете неэффективными 1[].

Процессный подход, не разрушая полностью функционального менеджмента (специализация нужна везде, в том числе и в менеджменте), позволяет соединить цепочки процессов, выбросить ненужные цепочки и устранить дублирующие процессы, выделить те процессы, которые можно и нужно осуществлять параллельно.

В каком-то смысле понимание процессов близко к идее алгоритмов. Дело в том, что информационные технологии (ИТ) которые не понимают иного языка, кроме языка алгоритмов, играют все большую роль в жизни организаций. Во многих сферах человеческой деятельности он является необходимым условием обеспечения конкурентоспособности, поэтому процессное описание деятельности организации вполне уместно. Кроме того, процессный подход также удобен вне ИТ-контекста, прежде всего потому, что он открывает широкие возможности для визуализации, а, следовательно, и для вовлечения сотрудников [14].

Таким образом, речь идет о феномене процессного мышления, то есть такого взгляда на мир, который превращает все видимое в этом мире в процессы. Для этого используется метапроцесс, состоящий из следующих 13 шагов:

1) определить полную систему процессов, необходимых для управления;

2) определить последовательность, взаимосвязь и взаимодействие в данной системе процессов;

3) определение ключевых процессов с точки зрения стратегических целей и планов;

4) найти сотрудника, который готов взять на себя ответственность за этот процесс и наделить его соответствующими полномочиями, сделать его собственником, владельцем процесса;

5) определить заказчика или потребителя процесса и описать результат процесса, т. е. требования к качеству результатов его эксплуатации;

6) определение поставщиков процессов и требований к входным элементам процесса, т. е. ресурсам;

7) определить критерии эффективного управления этим процессом и выбрать для них метрологически обеспеченные измерители;

8) спланировать процессы измерения показателей качества и эффективности процесса;

9) описать сам процесс в виде блок-схемы или технологической схемы с учетом системы управления процессом;

10) определить входные и выходные документы для этапов процесса (например, регламент, должностные инструкции, журнал работ и т. д. обеспечить информационные потоки, необходимые для эффективного управления и мониторинга процесса;

11) регулярно оценивать, контролировать и анализировать данные, связанные с процессом;

12) систематически осуществлять корректирующие и предупреждающие действия, направленные на достижение целей процесса;

13) определить порядок внесения изменений в процесс [13].

Метапроцесс обеспечивает системный подход к выявлению и описанию всех процессов, представляющих интерес для качества, а также для управления в целом. Однако особый интерес представляют так называемые бизнес-процессы. Они характеризуются тем, что у них есть конкретный потребитель, который готов платить за результаты бизнес-процессов, которые существуют до тех пор, пока есть потребитель. Их организация и систематизация осуществляются в соответствии с принципом потребительской ориентации, а не с удобством производителя. Это означает, что традиционная организационная структура обычно заменяется проектным подходом и командной формой работы.

Бизнес-процессы делятся на внутренние и внешние [8]. Примером внутреннего процесса является разработка и внедрение системы качества на предприятии. Внешние бизнес-процессы обычно генерируются клиентами. Во всех случаях внутри организации осуществляются бизнес-процессы в виде цепочки операций. Для систем качества чрезвычайно важно рассматривать каждый элемент любого бизнес-процесса как процесс, который имеет своих потребителей и поставщиков, свои собственные входы и выходы.

Существует несколько уровней описания процесса. На высшем уровне, который называется стратегическим, организация взаимодействует с заинтересованными сторонами. Поэтому основным критерием классификации процессов на этом уровне является клиент (заинтересованная сторона), для которого процесс запущен.