Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Основы коммуникаций и значение коммуникаций в теории управления).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы заключается в том, что уровень взаимоотношений между людьми обуславливают качество межличностного общения в функционально-рабочей среде. Так как любая организация представляет собой особый тип структурных отношений между членами этой организации, то успех любого предприятия зависит от качества этих отношений, а, значит, и от качества коммуникаций между людьми.

Процесс коммуникационных взаимоотношений между людьми зависит от законов функционирования общества, он развивается и совершенствуется вместе с ним. Меняются каналы передаваемой информации, её количество и качество, наблюдаются тенденции к ускорению информационных потоков и информационного обмена. Особенно это наблюдается в связи с развитием сети Интернет. В это же время происходит глобализация информационных потоков между обществом, группами людей и странами.

С точки зрения индивида, чтобы успешно социализироваться в обществе, чтобы расти лично и профессионально, любому человеку нужно успевать входить в такой ритм, то есть всё больше взаимодействовать с разными каналами коммуникации. Это наиболее важно для управленцев, так как если руководитель сможет донести свои решения до подчиненных, то повыситься эффективность их выполнения, и, как следствие, эффективность бизнеса. Отдельно стоит отметить коммуникацию в процессе реализации контрольной функции, так как любому менеджеру необходимо верно оценить степень правильности выполняемых решений.

Таким образом, вышеизложенное позволяет сделать вывод о важности коммуникации в повышение управленческой эффективности, что и обуславливает актуальность выбранной темы исследования. Именно эффективные коммуникации помогают повысить показатели деятельности предприятия, правильно мотивировать сотрудников, повысить уровень их удовлетворенности своим трудом, сформировать чувство сопричастности в работе организации.

Значительный вклад в изучение этой категории в рамках теории управления коммуникаций внесли Баранова И.П., Басенко В.П., Глумаков В.Н., Жуков Б.М. , Романов А.А., Сергеев А.М. и ряд других специалистов. Изучению общих проблем коммуникаций в бизнесе, в организациях посвящены работы Борисовой Е.А., Гнатюк О.Л., Клочко М. , Татаринцева Ю., Шапиро С.А., Шарков Ф.И. и др. Учеными в области менеджмента заложена довольно прочная теоретико-методологическая основа исследования коммуникаций в процессе трудовой деятельности людей. Но, в то же время в их трудах мы видим недостаточное вниманиек изучению коммуникаций как фактора организационного развития.

Целью данной курсовой работы является изучение коммуникативных процессов в организации.

Выполнение цели работы предполагает решение следующих задач:

• рассмотреть основы и значение коммуникаций в теории управления;
• выделить виды коммуникаций и коммуникативное поведение;
• проанализировать существующие коммуникативные потребности и барьеры;
• провести анализ проблем организации эффективных коммуникаций в управлении ООО «ТК Метро;
• предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационного процесса в ООО «ТК Метро».

Объектом исследования выступает коммуникативный процесс в компании (ООО «ТК Метро»), предметом – особенности коммуникации между сотрудниками предприятия.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Основы коммуникаций и значение коммуникаций в теории управления

В любой организации можно увидеть сеть информационных каналов, предназначенных для отбора, синтеза и упорядочивания информационных потоков о внешней и внутренней среде, а также для её передачи вне организации.

Коммуникация (от лат. communicatio, от communico – делать общим, связывать, общаться) – это процесс обмена информацией между двумя или более субъектами. Коммуникация является одной из подсистем делового общения (рис. 1). Установка эффективных коммуникаций наряду с действиями сотрудников при реализации основных функций менеджмента помогает достижению поставленных управленческих задач [6, c.57].

Рис. 1. Деловое общение как система

Можно выделить самую главную цель коммуникаций–точность передачи сообщения от одного участника коммуникационного процесса к другому. При этой коммуникацией является то, что вкладывает в неё получатель сообщения как первая сторона коммуникации, а не то, что думает вторая сторона коммуникации [2, c.297].

Можно выделить следующие задачи коммуникации:

1) обеспечить эффективный обмен информацией между участниками управленческого процесса;

2) совершенствовать межличностные отношения в ходе процесса обмена информационными потоками;

3) создать информационные каналы по обмену информацией между участниками коммуникационного процесса;

4) регулировать и рационализировать информационные потоки.

Нужно отметить огромную роль коммуникаций на любом коммерческом предприятии. Если в компании успешно организован процесс коммуникаций между работниками, то эффективна сама фирма. Высокая скорость передачи информации и ее достоверность влияет на продуктивность работы компании.

Невозможно представить себе организацию без коммуникаций. Если в компании отсутствуют эффективные коммуникации, то ее сотрудники не получают объективной информации и первичных данных, соответственно, руководство не может давать эффективных распоряжений.

Если каждый сотрудник ежедневно участвует в процессе обмена информацией, то компания работает эффективно, и эта эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если же процесс обмена информацией нарушен на том или ином предприятии, что можно наблюдать рассогласование коллективного труда. То есть можно сказать, кто коммуникации является меры повышения стоимости компании.

Это стоимость выражается в виде бренда, репутации организации, торговые марки, репутация, и самое главное - потенциал сотрудника и его ключевых компетенций. Коммуникации в менеджменте также могут выполнять роль интеграции. Языковое общение объединяет участников коммуникационного процесса.

Эффективность коммуникаций на предприятии выражается в повышении показать деятельность фирмы, а также удовлетворенность сотрудников своей работой, формированию чувства лояльности к компании[2, c.297].

Коммуникации - это по своей сути сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые с одной стороны можно рассматривать как действие, с другой стороны - как взаимодействие или процесс. С точки зрения этих двух различных подходов можно выделить различные модели коммуникаций.

1. Коммуникация как действие (единовременный акт) представляет собой процесс передачи коммуникационного сообщения от отправителя к адресату с целью передать смысл сообщения и/или изменить поведение последнего. Коммуникация в этом ключе ориентируется на выполнение такого порядка операций, который сможет обеспечить передачу нужной информации от отправителя сообщения к получателю.

В рамках этой модели отправитель в процессе коммуникации разрабатывает послание из набора символов и знаков, затем превращает их в сигналы (кодирует). Эти сигналы он отправляет получателю через выбранные каналы коммуникации, а получатель, в свою очередь, раскодирует их и расшифровывает.

В рамках описанной модели нет обратной связи, коммуникацию понимают, как одностороннее действие.

2. Коммуникация как взаимодействие – это когда вводиться элемент обратной связи. При этом линейные связи в данной модели заменены на циркулярные, что делает ее довольно сложной для понимания и неточной.

3. Коммуникация (коммуникационный процесс) как обмен информацией между сторонами.

Главной и важнейшей целью коммуникационного процесса является обеспечить понимание информации - предмета обмена, то есть по сути коммуникационных сообщений. Важно отметить, что при таком информационном обмене не может быть гарантирована эффективность общения участников коммуникационного процесса.

Исходя из вышесказанного, коммуникацию можно определить как совокупность компонентов, которые обеспечивают передачу сообщения (информацию). Двусторонний коммуникативный процесс является основным способом, по которому сообщение отправителя может достигнуть своего получателя.

Данный процесс всегда включает восемь основных шагов и не зависит от того какие каналы коммуникации задействованы – говорят ли собеседники, обмениваются жестами или же общаются по электронной почте (рис.2)[10, c.178].

Рис.2. Схема двустороннего коммуникативного процесса

Информация (сообщение) - это то, что мы передаем в ходе процесса коммуникации. Информацию можно назвать массовой, если она ориентирована на большие массы людей. Отсюда вытекает, что передачу массовой информации при помощи средств технической связи называют массовой коммуникацией.

Главной функцией массовой коммуникации является обеспечить взаимосвязь между индивидами и социальной группы, между самой общностью для целей поддержки единства и целостности социальных образований.

По ходу процесса в обмене информацией выделяется следующие основные базовые элементы:

1. Отправитель - это лицо, которое создает информационную идею или собирает информацию.

2. Сообщение – это сама информация, которая закодирована при помощи символики.

3. Канал - это средство для передачи информации.

4. Получатель – это то лицо или объект, для которого предназначена информация и которое интерпретирует ее.

1.2. Виды коммуникаций и коммуникативное поведение

Коммуникативное поведение в общем виде можно определить как совокупность норм и традиций общения в организации. Его можноохарактеризовать с помощью определенных норм, которые позволяют структурировать конкретное коммуникативное поведение как нормативное или ненормативное.

Процесс коммуникации можно представить в виде следующих шагов:

Шаг первый – Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулировки идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение стоит сделать предметом обмена.

Шаг второй - Кодирование. На этом шаге идея зашифровывается (преобразуется в удобную для передачи форму) с помощью подходящих слов, диаграмм, других символов, используемых для передачи информации, а также определяется и наиболее адекватный способ ее передачи. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодировки (примеры каналов: передача языка и письменных материалов, компьютерные сети, электронную почту, видео ленты и видеоконференции). Для передачи сообщения желательно использовать несколько каналов, определив очередность и последовательность их использования.

Шаг третий - Передача. После того, как определена форма сообщения, выбирается коммуникативный канал и осуществляется передача сообщения, учитывая фактор времени, например, в виде служебной записки, телефонного звонка или беседы.

Шаг четвертый - Получение. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение. На этом этапе инициатива переходит к получателю, который должен настроиться на восприятие сообщения.

Шаг пятый - Декодирование. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял посланное ему сообщение. Понимание может быть реализовано только в сознании получателя. Отправитель может заставить другую строну выслушать его сообщение, но не имеет возможностей заставить понять его. Если реакции на идею не нужно, процесс обмена на этом завершиться.

Шаг - Принятие. После и расшифровки сообщения, может принять или отвергнуть.

седьмой - Использование. сообщения может на него отреагировать; выполнить в соответствии с указаниями; информацию на или сделать -нибудь еще. шаг является и зависит, прежде , от адресата.

восьмой - Обеспечение связи. В том , когда получатель сообщение и отвечает , между ними обратная связь, коммуникативный контур, между сторонами обмен информацией.

связь может значительному повышению обмена управленческой .