Файл: Теоретические аспекты изучения коммуникации.pdf

- сберегать отправленные и принятые служебные сообщения не меньше полугода; для уменьшения пространства на диске, которое занимает почта, применять средства автоархивирования почтового клиента;

- для хранения сообщений использовать возможности почтовой программы по созданию иерархии папок, аналогично файловой организации MS Windows.

3. Учётная информационная система.

Важным средством взаимодействия в компании является учётная информационная система.  Отдельного разговора заслуживает полнота и достоверность данных в информационной системе. Если бизнес-процессы и регламент введения данных не используются, работники следуют собственным стандартам, превращая информационную систему из эффективного средства взаимодействия в дорогой калькулятор, формирующий бухгалтерскую и налоговую отчётность. Но даже при наличии регламентов, регулярный контроль качества данных в информационной системе является обязательной и очень важной процедурой.

2.3 Эффективная коммуникация в управлении персоналом

Процесс становления и развитие современной отечественной деловой культуры, культуры корпоративных связей, связей с общественностью, коммуникаций в сфере бизнеса требует качественно новых подходов в системе управления. Современная модель управления персоналом невозможно без отлаженного процесса эффективных коммуникаций. Вся концепция качественного управления построена на принципе, что все участники процесса имеют одинаковый доступ к необходимой информации, продуктивно общаются между собой, создавая оптимальные условия для успешного принятия решений, разрешения конфликтов, работы команды.

Коммуникации в организации — неотъемлемая часть деятельности руководителя и подчиненного. Некоторые исследователи считают, что эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации [6]

Небрежно организованы коммуникативные связи увеличивают затраты времени на решение любого вопроса, затрудняют достижение результата, порождают возникновение конфликтов и недоразумений. К тому же настроены внутренние коммуникации улучшают процесс управления организацией, а следовательно, уменьшают затраты времени на адаптацию сотрудников, смягчают сопротивление изменениям со стороны персонала. Организация по настроенными коммуникационными связями демонстрирует быструю реакцию на изменения на рынке труда, качественное обслуживание, высокую мотивацию персонала.

Информатизация современного общества с одной стороны углубляет и разнообразит коммуникационные процессы внутри организации за счет постоянного совершенствования и развития средств и каналов передачи информации, с другой — актуализирует проблему выработки действенной стратегии коммуникации с учетом разнообразия сегодняшних коммуникативных технологий.

Для создания эффективной системы коммуникаций в управлении персоналом организации возникает необходимость анализа производительности наиболее распространенных форм коммуникаций внутри организации.

В последнее время проблема эффективных коммуникационных связей стала предметом научного интереса отечественных исследователей [2].

Динамика развития современной организации определяется не только ее экономическим показателям, но и существованием эффективных технологий, обеспечивающих информационный обмен, коммуникацию.

Коммуникация является процессом взаимодействия, в ходе которого происходит передача или обмен информацией. При этом коммуникация считается успешной, если она прошла полный цикл. Отправитель информацию адресату, последний однозначно понять ее содержание. Успешный коммуникационный процесс зависит также от последовательного построения информационного сообщения отправителем: привлечение внимания — интерес — переход к основной части — уточнения деталей — обсуждение — вывод — призыв к действию. Ожидаемым результатом успешной коммуникации является изменение поведения адресата [4].

Система внутренних коммуникаций — это комплекс мероприятий, который предусматривает налаживание взаимодействия всех видов коммуникации. К тому же каждый из видов коммуникации не является идеальным и имеет недостатки. Так, по данным некоторых зарубежных исследований, практическая эффективность горизонтальных коммуникационных связей достигает 90%, а вертикальных — 20-25%, то есть исполнитель располагает лишь пятую часть нужной информации. Недостаточную эффективность вертикальных коммуникаций подтверждают данные о том, что в зависимости от присущего способа слушания получатель послания может упускать до 70% информации.

Восходящие вертикальные коммуникационные связи имеют также низкий процент эффективности — 10%

То есть в топ-менеджмент обладает лишь десятой частью информации от сотрудников.

Идеальная модель коммуникаций внутри организации заключается в том, что все решения руководства должны доводиться до подчиненных, а сами решения должны базироваться на тех потоках информации, которые поступают от различных структурных подразделений при налаженных коммуникационных связей. С созданием отлаженной системы коммуникаций организация получает единые стандарты, единые подходы в работе, создается система корпоративных ценностей, уменьшается текучесть кадров. Это приобретает особую актуальность в условиях разветвленной структуры и территориально удаленных структурных подразделений организации.

Основными характеристиками качественной коммуникации является привлечение сотрудников в процесс коммуникационного взаимодействия, их готовность к сотрудничеству и способность работать с большими информационными массивами; неформальный характер коммуникаций в организации, наличие атмосферы доверия в организации; использование эффективных коммуникационных технологий; количество коммуникационных каналов; благоприятный социально-психологический климат и своевременность распространения информации [12].

Для построения эффективной коммуникации следует использовать все каналы и информационные ресурсы. Служба персонала вместе с топ-менеджментом организации должен заботиться о своевременном и регулярное информирование сотрудников о новостях компании, ее миссию, стратегию, ближайших планах и перспективах развития. Коммуникации внутри организации должны обязательно соответствовать таким критериям, как простота, ясность, точность, достоверность, что в целом призвано способствовать их эффективности и адекватному пониманию.

Руководитель до 90% времени тратит на коммуникацию с подчиненными, коллегами, другим руководством. 80% зарубежных топ-менеджеров считают коммуникационную взаимодействие одной из самых сложных проблем в организации, а неэффективные коммуникации — основным препятствием на пути к процветанию компании. Однако очень часто современные руководители пренебрегают налаживанием эффективных коммуникационных потоков внутри организации из-за занятости, собственное негативное отношение к коммуникационного взаимодействия, что отрицательно сказывается на формировании организационной культуры в целом, имиджа руководителя и процессе управляемости организацией, мотивации сотрудников.

Для выработки или изменения коммуникационной стратегии внутри компании службе персонала необходимо изучить управленческое среду, организационную структуру и проанализировать наличие уже существующих коммуникаций. Кроме того необходимо проведение внутреннего социологического исследования среди сотрудников по желаемых форм коммуникаций.

Следует осознать, что форма, которую принимают коммуникации, способна влиять на взгляды сотрудника, их мотивацию, степень понимания и поддержки ими политики руководства, также уменьшать сопротивление изменениям со стороны сотрудников. К тому же недостоверность или недостаточность информации является источником значительного количества конфликтов внутри организации. Для проведения эффективной имиджевой и информационной политики компании, формирование ее позитивного реноме и доведение до персонала важной информации, ключевых сообщений целесообразно определить критерии для той информации, которая подлежит обнародованию или обсуждению.

Несмотря на то, что организационные структуры компании затрудняют развитие горизонтальной коммуникационного взаимодействия между представителями структурных подразделений, предпочитая иерархическом общению, горизонтальная коммуникация является важным фактором и необходимым элементом успешных коммуникаций вне структурных подразделений.

Усиление горизонтального взаимодействия внутри организации осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы электронного документооборота, поощрения и поддержки межличностной коммуникационной взаимодействия. Развитие горизонтальных связей дает возможность каждому сотруднику формировать собственное неформальное, непредвзятое представление о деятельности организации и тем самым почувствовать свое место, свою причастность к ее деятельности. Горизонтальные коммуникативные связи менее склонны к неточности информации и имеют координационный характер, так как люди стремятся говорить более открыто и доверчиво с коллегами по работе, которые имеют одинаковый профессиональный, социальный статус, чем с высшим руководством.

О формах коммуникационного взаимодействия, то наиболее распространенными формами коммуникаций внутри организации остаются ящик предложений и общее собрание.

Однако эта форма взаимодействия для ее производительности должна поддерживаться постоянным обратной связью. С целью обеспечения обратной связи, быстрого реагирования на жалобы, предложения, службе персонала организации особое внимание целесообразно уделить мониторинга на местах, изучению проблем сотрудников, их отношение к политике организации через проведение опросов, внутренних социологических исследований, анкетирования и тому подобное.

Усилению коммуникативного взаимодействия с сотрудниками способствует формированию разветвленной сети информационных служб [17]:

— корпоративные печатные издания;

— профсоюзная газета;

— библиотечное обслуживание;

— центр социальной информации.

Современные службы персонала успешно используют следующие формы коммуникаций внутри организации:

— информационные стенды;

— бюллетень для менеджеров;

— официальный сайт компании с возможностью просмотра видео и фотоматериалов;

— листок новостей;

— «Горячие» линии;

— «Круглые столы»;

— раздаточный информационный материал.

Эффективным и действенным инструментом с точки зрения коммуникативного взаимодействия также является регулярное проведение пресс-конференций в режиме онлайн с первыми лицами компании в формате вопрос-ответ, видеотрансляция обращений руководителя организации, важных заседаний, собраний, корпоративных торжеств, организация диалога на страницах периодических изданий, введение внутреннего сайта организации с размещением корпоративных правил, требований, другой информацией, необходимой для работы, для адаптации новых сотрудников.

Эффективная система внутренних коммуникаций синтезирует в себе теорию управления, теорию организации, теорию психологии управления, теорию коммуникаций.

Просчеты, некомпетентные или малоэффективны действия в одной из сфер повлекут за собой ошибки во всех других сферах.

Современное экономическое развитие, последние научные достижения в области управления и значительное количество информационных каналов и ресурсов, которые предлагает настоящее, побуждает к поиску наиболее эффективных форм коммуникационного взаимодействия. К постоянному совершенствованию уже существующих коммуникаций, а также предоставляет толчок к выработке качественно новых научных методик и конструктивных подходов по развитию внутренних коммуникаций.

Заключение

Коммуникация (от лат. communicatio – сообщение) – специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания. Коммуникации – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.