Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Теоретические основы создания, организации и оценки эффективности проектного офиса в организации).pdf
Добавлен: 14.05.2023
Просмотров: 554
Скачиваний: 6
Таким образом, необходимость создания проектного офиса в компании возникает тогда, когда количество проектов или их масштаб начинают создавать проблемы с управляемостью, исчезает прозрачность, организация запускает больше проектов, чем может себе позволить в рамках имеющихся ресурсных ограничений, проекты зачастую дублируют друг друга в отдельных составляющих результата проекта.[19]
В силу того, что проектный офис, как правило, обладает значительными методическими компетенциями, его можно рассматривать не только как инструмент поддержки процессов управления проектами, но и как инструмент создания и развития корпоративной системы управления проектами. [20]
Некоторое время назад проектный офис обычно создавали на этапе, когда уже были разработаны базовые принципы и запущены ключевые процедуры управления проектами. Создание проектного офиса было направлено на обеспечение перехода от изолированного управления отдельными проектами к скоординированному управлению всеми проектами, подразумевающему совместное планирование (учет общих ресурсов, задач и пр.), консолидацию отчетности и сопровождение проектных команд.[21] По прошествии времени многие компании пришли к пониманию ключевой роли проектного офиса в создании и обеспечении эффективности системы управления проектами, поэтому теперь, когда возникает задача систематизации проектного управления или выстраивания КСУП, в качестве первого шага рассматривают создание проектного офиса. Проектный офис, в свою очередь, разрабатывает методологию проектного управления, внедряет информационную систему, а впоследствии — обеспечивает работоспособность КСУП.
1.2 Этапы формирования и особенности организации проектного офиса в компании
Создание проектного офиса (ПрО) следует рассматривать как один из важных шагов перехода организации на системное проектное управление. В нем сосредотачиваются основные функции проектного управления. ПрО должен обеспечивать единство подходов к управлению проектами и, соответственно, успешность реализации этих проектов. ПрО обычно действуют на уровне компании в целом, обеспечивая ее соответствующей политикой, методами и процедурами. ПрО не занимается непосредственно управлением конкретными проектами, хотя подобные функции могут быть на него возложены.[22]
Создание ПрО в организации следует рассматривать как своеобразную управленческую революцию, как улучшение деятельности организации прорывного характера (а не как мероприятие, направленное на некоторое совершенствование управления). ПрО, по определению, является сложной организационной системой, которую необходимо создавать по всем правилам общей теории менеджмента, теории организаций и организационного проектирования (Socio-Technical Systems Design).
Процесс создания ПрО включает 3 основных этапа[23]:
1. Обоснование необходимости создания ПрО и выбор модели ПрО конкретной организации;
2. Проектирование ПрО;
3. Внедрение ПрО.
Обоснование необходимости и целесообразности создания ПрО включает анализ и оценку состояния дел в организации с управлением проектами путем проведения опросов руководства и ведущих специалистов организации в области управления проектами. На этом этапе анализируются стратегии развития, стратегии роста организации, место проектов и использование системы проектного управления, видение и цели проектного офиса.
Далее, на основе анализа типологии ПрО, выбирается модель проектного офиса, отвечающая целям конкретной организации.
Проектирование ПрО является важнейшим этапом его создания, на котором определяются назначение, общие параметры ПрО и план проекта его создания и внедрения. Проектирование ПрО – это процесс, на выходе которого формируется пакет организационно-распорядительной документации, регламентирующей деятельность ПрО и взаимодействие его со структурными подразделениями материнской организации.[24]
Внедрение ПрО – это внедрение проекта ПрО, внедрение организационной документации и регламентов, подбор и обучение персонала ПрО (в идеале его сертификация), разработка и утверждение плана работы ПрО и т.д.
Методические подходы к проектированию проектного офиса основываются на том положении, что ПрО создается как функциональная подсистема организации и на него распространяются методы и техники теории организационного проектирования. Проектирование ПрО реализуется как процесс, на входе которого «задокументированная» система менеджмента организации, а на выходе – пакет организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность ПрО и его взаимосвязи с внутренними элементами материнской организации, а при необходимости – с элементами внешней среды организации – участниками проектов. Процесс проектирования проектного офиса представлен на рисунке 3.[25]
Рисунок 3. Процесс проектирования проектного офиса
При проектировании ПрО необходимо учитывать требования и ограничения, инициируемые материнской организацией:
– в области проектного управления ПрО должен являться органом реализации общесистемной функции «Руководство проектами», включающей управление портфелями и программами, и работать в соответствии с требованиями стандарта организации (СО) по проектному управлению;
– в области менеджмента качества – функционирование ПрО должно осуществляться в соответствии с требованиями международных и национальных стандартов ГОСТ Р ИСО серии 9000;
– в области охраны труда – в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р ИСО 12.0.006-2002, гармонизированного с международным стандартом OHSAS 18001:1999;
– в области охраны окружающей среды – в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-2007, идентичного международному стандарту ИСО 14001:2004;
– в области автоматизации процессов управления проектами – в соответствии с требованиями современных программных продуктов типа Spider Project[26], Primavera[27] и др.
Процесс проектирования ПрО включает[28]:
– разработку и обоснование технико-экономических параметров ПрО;
– разработку миссии, целей, функций и организационной структуры ПрО;
– разработку Положения о ПрО;
– разработку должностных инструкций персонала ПрО;
– разработку паспортов процессов ПрО.
На рисунке 4 представлен алгоритм этого процесса.
Рисунок 4. Алгоритм проектирования проектного офиса
Процесс создания и работы проектного офиса отличается от существующей практики тем, что вводятся новые инструменты временной и организационной координации (систем уведомлений о событиях в проекте), все процедуры управления проектами стандартизированы. От сотрудников организации ожидается приверженность к этим процессам (после соответствующего обучения персонала).
Приведенная схема создания проектного офиса позволяет в конечном итоге решить следующие основные задачи, направленные на улучшение проектного управления[29]:
– сокращение сроков выполнения проектов за счет устранения ограничений, связанных с одновременным выполнением многих проектов;
– организация и поддержание информационного обеспечения руководства данными о состоянии портфелей компании. ПрО с самого начала должен стать для руководителей всех уровней источником информации о состоянии портфелей проектов, отдельных проектов, ресурсов, активов и стратегических целей;
– отслеживание хода выполнения отдельных проектов и портфелей проектов и предоставление отчетов руководству компании;
– методическая поддержка в области управления проектами, где задачами ПрО должны быть экспертиза, пропаганда и поощрение применения этих методов.
Другой подход к организации проектного офиса представлен в статье В.А. Гнедых.[30] По мнению авторов, в организации проектного офиса не существует универсальных решений. Структура проектного офиса зависит от специфики самой компании, её организационной структуры, стиля и методов корпоративного управления, содержания и масштаба проектов и т. д. Поэтому следует начинать процесс с диагностики значимых факторов и определения необходимого объема и последовательности работы. Авторы выделяют следующие этапы работ по организации проектного офиса. [31]
1. Проектная диагностика. В результате диагностики определяется, нужен ли компании полноценный проектный офис, каким образом он позволит компании достичь лучших результатов. По окончанию проведения диагностики, готовится отчет с описанием основных компонентов бизнес-модели компании.
2. Разработка концепции и структуры проектного офиса. Постановка целей. На основе полученных результатов диагностики разрабатывается концепция и структура проектного офиса, которая соответствует стратегии, целям и задачам компании.
3. Определение стандартов и методологии проектного офиса. В зависимости от стратегии и долгосрочных целей компании определяются необходимые методы и инструменты проектной деятельности. Существуют различные стандарты в области управления проектами. Основная задача — определить применимые стандарты и методологию по принципу необходимости и достаточности.
4. Планирование организации проектного офиса. Организация проектного офиса — это тоже проект и при планировании необходимо определить объем работ, рассчитать ресурсы, определить этапы и контрольные точки, учесть риски.
5. Подбор проектного персонала. Проектная команда может состоять из специалистов компании, персонала, привлеченного на аутсорсинг, удаленных экспертов. Следует отметить, что состав проектной команды не является строго фиксированным и может изменяться по мере реализации проектов. Поэтому, для оптимального распределения нагрузки важно подобрать разумное соотношение «своего» и привлеченного проектного персонала, и при этом сохранить целостность и динамику проекта.
6. Обучение проектного персонала. Проводится обучение проектному управлению руководящего состава и участников проектной команды. Целесообразно проводить обучение общей методологии проектного управления всех сотрудников компании, чтобы выровнять понимание системы управления проектами, выработать единую терминологию и подходы к реализации проектов.
Так как самым длительным этапом является подбор и обучение проектного персонала, а состав проектного офиса может очень сильно отличаться, сроки организации проектного офиса в каждом конкретном случае различны. Усредненно, длительность работ составляет не менее одного месяца и не превышает полугода. В целом, подводя итог вышесказанному, отмечу, что проектный офис является довольно универсальным инструментом, который позволяет обеспечить поддержку проектной деятельности в любой компании. Создание проектного офиса помогает упорядочить проектную деятельность, повышает эффективность работы всех участников проектов, может служить катализатором развития корпоративной системы управления проектами и способствовать развитию бизнеса.[32]
1.3 Показатели эффективности офиса управления проектами в зависимости от уровня зрелости проектного управления компании
Теория проектного управления показывает, что для обеспечения и поддержки управления в компании необходимо сформировать специализированное подразделение – офис управления проектами.[33] Однако исследования показывают, что некоторые компании отказываются от такой структуры после неуспешной реализации проектов при поддержке офиса, ставя под сомнение его эффективность и ценность. Это подтверждается, например, исследованием, проведенным аналитическим агентством Gartner в 2011 г.[34], согласно которому внедрение офиса управления проектами (далее по тексту ОУП) не приносит ожидаемых эффектов в 50% случаев. Причиной тому является, во-первых, несоответствие между ожиданиями компаний и моделью функционирования ОУП, а также отсутствие четких, реалистичных, измеримых целей, доказывающих ценность данного подразделения.
К сожалению, в практическом отношении эффективность проектного офиса не связана напрямую с достижением показателей KPI. Поэтому у руководителей организаций возникает вопрос о необходимости дальнейшего поддержания такой структуры, как проектный офис и оценки его эффективности. Часть проектных офисов (в т.ч. эффективных) расформирована в связи с тем, что данные структуры не умеют себя грамотно представить (позиционировать). Именно поэтому оценка эффективности деятельности офиса управления проектами имеет не только выраженный исследовательский, но и прикладной интерес. Кроме того, помимо определения показателей эффективности деятельности проектного офиса необходимо понимать их взаимосвязь с реализуемой предприятием стратегией в целом.[35]