Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Теоретические основы создания, организации и оценки эффективности проектного офиса в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

В России в последние годы особо актуальным направлением развития как бизнеса, так и государственного и муниципального сектора, стал переход на деятельность в рамках проектного подхода. Именно проектная деятельность способствует четкой постановке выбранной цели (или целей), оптимизации её ресурсного обеспечения в виде проекта, постановке сроков реализации и выработке обоснованных и наиболее эффективных управленческих решений. На различных этапах развития и зрелости компании проекты могут реализовываться как в единичных случаях, так и группами, распределенными по приоритетным направлениям деятельности организации. Во втором случае, для успешной координации и взаимодействия проектов необходимо разработка и организация определенной структуры, получившей название проектный офис (или офис управления проектами). В различных организациях созданная структура (проектный офис) может иметь различные функции и различное значение, что в дальнейшем отражается на эффективности деятельности офиса управления проектами в частности и компании в целом. Для повышения эффективности деятельности проектного офиса необходимо определить его функции, структуру, а также этапы создания данного подразделения, а также показатели, характеризующие его эффективность. Благодаря представленному подходу проектный офис будет иметь высокое значение в деятельности фирмы, обеспечит взаимосвязь и взаимодействие проектов, повышая эффективность деятельности компании в целом.

Целью данной курсовой работы является теоретическая и практическая трактовка понятия проектного офиса, принципов его создания, деятельности и этапов формирования.

Задачи курсовой работы:

1. Рассмотреть понятие и функции проектного офиса в компании

2. Определить этапы формирования и особенности организации проектного офиса в компании

3. Выявить показатели эффективности офиса управления проектами в зависимости от уровня зрелости проектного управления компании

4. Оценить эффективность деятельности проектного офиса на примере IT- компаний

5. Предложить рекомендации по повышению эффективности деятельности проектного офиса в IT- компаниях

Предмет исследования – организация и проектного офиса в IT-компаниях ООО «ЛОИС», ООО ГК «ИВС», ЗАО «Прогноз» и ООО «ПармаТелеком».

В ходе подготовки курсовой работы использовались литературные источники, включающие в себя авторефераты диссертационных исследований, актуальные учебники и учебные пособия по исследуемой теме, а также статьи из рецензируемых журналов за последние годы, касающиеся организации проектного офиса в различных сферах деятельности. Надежность литературных источником подтверждается их размещением в базе РИНЦ электронной библиотеки e-library.

---

Курсовая работа включает в себя введение, две главы, заключение и список литературы.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ И ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТНОГО ОФИСА В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Понятие и функции проектного офиса в компании

Проектный метод управления компанией с каждым годом становится все более популярным в России. С одной стороны, это обусловлено влиянием внешней среды на бизнес, а с другой стороны внутренней средой организаций. ^[1] Координация всех проектных ресурсов компании, разработка методики управления и реализации проектов, скоординированный мониторинг процессов управления и контроля за проектами – те трудности, с которыми сталкиваются как небольшие, так и крупные проектно-ориентированные организации. ^[2] Для решения поставленных выше задач создаются специальные подразделения, получившие название проектные офисы (или офисы управления проектами). Эти структуры представляют собой подразделения, отвечающие за координацию и централизацию всех процессов управления проектами в компании. То есть цель проектных офисов – это поддержка, помощь и контроль реализации проектного портфеля фирмы. Дополнительной функцией проектного офиса является его компетентность, то есть способность интегрировать и накапливать успешный опыт реализации проектов на предприятии.^[3] Создание и организация деятельности и функционирования проектного офиса – сложные задачи, требующие от фирмы высокого уровня зрелости в области проектного управления.^[4] В общем случае проектный офис является элементом корпоративной системы управления проектами компании (КСУП).

.

Организация проектного офиса позволяет, во-первых, унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами; во-вторых, своевременно информировать руководство о ходе выполнения проектов, тем самым обеспечив контроль реализуемых проектов; и, в-третьих, снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.^[5]

---

Для того чтобы проектный офис был способен эффективно выполнять возложенные на него функции, рассмотрим, какими основными компетенциями он должен обладать.^[6]

1. Помощь проектным менеджерам и команде управления проектом.

2. Помощь руководителям портфеля проектов.

3. Анализ эффективности реализации портфеля проектов по областям: финансирования проектов, планирования сроков проектов портфеля, управления контрактами, использования корпоративных ресурсов компании, управления качеством и рисками проекта.

4. Помощь в развитии корпоративной системы управления проектами.

В целом, можно говорить о том, что полноценный офис управления проектами выполняет два больших блока задач: поддержку и развитие методологии управления проектами и администрирование и управление проектами. Представленные данные подтверждаются в исследовании Головковой Н.Е.^[7] (таблица 1).

Таблица 1. Функции проектного офиса^[8],[9],[10]

Поддержка и развитие методологии

Администрирование и управление проектами

Разработка и поддержка корпоративной методологии управления проектами (стандарта); Контроль соблюдения корпоративной методологии управления проектами; Обучение и подготовка руководителей и других участников проектов в соответствии с методологией; Управление сопротивлением при внедрении изменений в методологию; Развитие компетентности (зрелости) организации в управлении проектами, предложение корректирующих мер для развития компетентности; Разработка матрицы компетенций по управлению проектами; Соотнесение целей проектов со стратегическими целями компании; Консультирование участников проектов в области реализации и соблюдения методологии управления проектами (менторство - наставничество).

Администрирование проектов: контроль прогресса, оценка рисков, контроль изменений; Координация ресурсов: трудовых (ведение пула ресурсов), финансовых, программных, временных (разработка графиков) и информационных; Поддержка архива проектов (сбор документации по проектам, обобщение опыта и накопление знаний по закрытым проектам); Управление инновационными проектами; Поддержка процессов формирования портфеля инновационных проектов; Проведение совещаний с участниками проектов по вопросам рисков, сроков, качества разработок, распределения ресурсов; Разработка технико-экономического обоснования проектов (особое затруднение вызывает расчет окупаемости и эффективности инновационного проекта); Оценка качества проектной деятельности по фактически достигнутым результатам в рамках проектов; Обеспечение максимально возможной прибыли на капитал, инвестированный в проекты – создание прибавочной стоимости; Подготовка регулярных консолидированных отчетов по проектам; Участие в постановке задачи на создание необходимых для управления проектами автоматизированных систем, участие во внедрении и сопровождении; Консультирование участников проектов в области применения технологий (аппаратных и программных средств).

---

В зависимости от специфики деятельности организации состав и объем таких задач может быть разным. Наиболее распространенные функции — контроль соблюдения методологии, отчетность, администрирование проектов и координация ресурсов, а наибольший объем функций имеет проектный офис в матричных организациях.^[11]

В научной и деловой литературе встречается большое количество наименований структурных подразделений, занимающихся на постоянной основе управлением проектами в компаниях. Исследование содержания используемых терминов привело к выводам, что такие термины как «офис управления проектом», «мультипроектный офис», «центр экспертизы в области управления проектом», «центр совершенства в области управления проектом» и «стратегический проектный офис» можно рассматривать как эквиваленты. Большинство исследователей, среди которых Хоббс Б. и Обри М., Сяои Даи К. и Уэллс В., Дж.Л.Вард, Клименко О. и другие предпочитают термин «проектный офис» для обозначения органа, создаваемого для управления одним отдельно взятым проектом, а понятием «офис управления проектом» обозначается структурное подразделение, которое выступает центральным звеном системы управления многими проектами.^[12] В целом все результаты сравнительного анализа термина «офис управления проектами» с другими смежными понятиями показаны на рис. 1, где дуги со знаком «минус» показывают различия в понятиях, а дуги со знаком «плюс» показывают сходные черты.^[13]

Рисунок 1. Отношения между понятием «офис управления проектами» и другими смежными терминами

Таким образом, офис управления проектами – это специальное структурное отделение компании, которое координирует и централизует управление проектами, находящимися в области его ведения. Понятие «офис управления проектами» по данным российских и зарубежных авторов, включает в себя широкий спектр обязанностей и сфер ответственности офиса проектов в различных областях от предоставления конкретным проектам обеспечивающих функций вплоть до полного управления одним из реализуемых проектов.^[14]

Согласно стандарту Project Management Body of Knowledge (5-е издание) офис управления проектами (ОУП) – «это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов».^[15] Офис управления проектами может координировать и/или управлять как отдельным проектом, так и несколькими связанными между собой проектами (программами), портфелями проектов.

---

С целью определения предназначения и места ОУП в компании необходимо рассмотреть функционал, который выполняет данная структура. Функции ОУП на разных уровнях управления различны. Исследователи М. Тири и А. Мэтью выделяют три уровня функций офиса управления проектами – стратегический, тактический и проектный (рис. 2).^[16]

Рисунок 2. Уровни офиса управления проектами в компании

Рассмотрим эти уровни более подробно. Стратегический ОУП следит за соответствием между планируемыми к реализации проектами и стратегией компании. Исследователи К. Дезауза и Д. Эваристо определяют следующий функционал такого офиса^[17]:

1. Отслеживание соответствия проектов долгосрочным целям бизнеса.
2. Контроль за исполнением проектов, контроль за деятельностью с целью:

стратегического плана организации и проектных процессов, процессов отбора проектов; приоритетов в реализации проектов.

1. Обеспечение вклада запущенных проектов в рост бизнеса и поддержки в процессе принятия решений.
2. Эффективное управление знаниями с целью улучшения политики, практики и методологий проектного управления.

Тактический ОУП формализует и развивает процедуры управления проектами, выстраивает систему проектного управления, разрабатывает стандарты и методы управления. Выгоды от создания/внедрения в компанию такого ОУП состоят в смещении акцентов с отдельных проектов на эффекты всего функционального подразделения. Основными функциями ОУП на данном уровне управления являются:

1. Обеспечение интеграции между проектами в установленные сроки и в рамках бюджета.
2. Поддержание высокого качества продуктов и услуг, созданных в рамках проектов путем мониторинга исполнения проектов, следование определенным стандартам и методологиям проектов.
3. Обеспечение обмена знаниями между членами команды проекта, налаживание коммуникации между проектными командами.

Проектный ОУП выполняет роль администратора. Помогает в планировании, составлении отчетности по проекту, тем самым реализует следующий функционал:

1. Оценка проектов путем проведения оперативного контроля, одобрение запросов на увеличение бюджета и ресурсов.
2. Обеспечение интеграции знаний, полученных в ходе реализации проектов, слежение за тем, чтобы информация была доступна для принятия решений по конкретным проектным процессам.
3. Предоставление экспертных знаний по управлению проектами, централизованное хранение наилучших практик, стандартов и методологий.
4. Осуществление постоянного мониторинга удовлетворенности клиентов, обеспечение регулярной отчетности о состоянии проекта лицам, принимающим решения, координация связи между внутренними и внешними клиентами.^[18]

---