Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Исследование внутрифирменных коммуникаций и в MODUL Service AB).pdf

В MODUL Service AB, особенно в штаб-квартире в Эльмхульте черты этноцентризма проявляются наиболее ярко. Шведские менеджеры серьезно полагая, что их стиль работы наиболее приемлем и приносит огромные выгоды компании, практически не допускают мысли о том, что он может быть попросту не эффективен в других подразделениях.

Еще одним проявлением этноцентризма является тот факт, что почти все протоколы проводимых в штаб-квартире совещаний публикуются исключительно на шведском языке. Это существенно осложняет как вертикальные, так и горизонтальные коммуникации в компании, ведь сотрудникам приходится тратить немало времени на перевод необходимой документации. Сложившаяся ситуация заставляет работников иностранных подразделений чувствовать, что сотрудники штаб-квартиры им не доверяют, «скрывая» часть информации.

Необходимость получения дополнительной информации становится центральной для подразделений MODUL Service AB. Это связано с тем, что представительства в Малацки и Шекоу, образованы недавно и находятся на стадии развития, которая и предполагает растущую потребность в большом количестве различных сведений. Штаб-квартира в Эльмхульте, находящаяся на стадии зрелости, когда все бизнес процессы функционируют согласно разработанным схемам, практически исключающим внештатные ситуации, не нуждается в избыточной информации, считая, что и ее подразделения смогут выстроить работу без постоянного обращения к дополнительным сведениям. Это является определенным проявлением этноцентризма, когда штаб-квартира признает существование только ее реальности и необоснованно проецирует эту реальность на свои подразделения.

Корнем многих проблем, связанных с неудовлетворительным состоянием внутрифирменных коммуникаций в транснациональных компаниях, является наличие языкового барьера, и MODUL Service AB - не исключение.

В начале своего существования MODUL Service ABбыла исключительно шведской компанией. Свою международную экспансию
с образованием подразделений в Словакии и Китае она начала сравнительно недавно. Следовательно, большинство документов, сопровождающих повседневную деятельность организации, по-прежнему существует только на шведском языке. Однако поскольку все менеджеры стратегического уровня, в том числе, возглавляющие подразделения, шведы, проблема перевода документации не настолько насущна для них.

Информация, содержащаяся в Интранет, также доступна только на шведском языке, за редким исключением здесь можно встретить сведения на английском. Вот почему эффективность использования этого канала коммуникации среди сотрудников иностранных подразделений MODUL Service AB невысока.

---

Но не только вертикальная коммуникация испытывает на себе влияние языкового барьера. Общение сотрудников иностранных подразделений
с коллегами из штаб-квартиры часто не приносит ожидаемых результатов
по причине того, что ответ на письмо, отправленное, например, с помощью электронной почты китайским работником своему коллеге в Эльмхульте, приходит на шведском. А иногда ответ получает не непосредственный инициатор общения, а вышестоящий менеджер со знанием шведского, что значительно увеличивает время решения оперативных задач.

2.2. Преодоление коммуникационных барьеров и построение эффективной системы внутрифирменных коммуникаций в MODUL Service AB

Эффективная внутрифирменная коммуникация в международной компании является основой ее успешного функционирования. Выбор коммуникационной стратегии, каналов передачи информации во многом осложняется все возрастающей необходимостью учитывать культурные различия сотрудников, которые изо дня в день трудятся на благо организации.

Работники интернациональных компаний имеют различные физические и умственные способности, религиозные представления и опыт работы в команде, а также свои особенности вербальной и невербальной коммуникации. Эти различия влияют на коммуникационные процессы
в организации и обогащают межкультурное деловое взаимодействие. Успешное и грамотное управление многонациональным коллективом
и, как следствие, эффективность международного бизнеса зависят от степени осознания и принятия управленцами существующих культурных различий и умелом их использовании на благо процветания организации.

Вот почему так важно больше внимания уделять преодолению разнообразных коммуникационных барьеров, обусловленных спецификой функционирования международных компаний с подразделениями в различных странах мира.

Касательно MODUL Service AB все коммуникационные барьеры могут быть разделены по возможной степени их преодоления. К первой группе будут отнесены барьеры, связанные с внешними условиями, то есть географическая удаленность и разница часовых поясов, ко второй – барьеры, связанные с культурными различиями, а именно: принадлежность сотрудников к разным национальным культурам, этноцентризм и языковой барьер.

---

Коммуникационные барьеры, отнесенные к первой группе, объективно не могут быть устранены силами менеджеров компании, но степень их влияния на вертикальные и горизонтальные коммуникации в организации может быть уменьшена.

Для того, чтобы в определенной мере решить проблемы, связанные с географическим расстоянием между штаб-квартирой и подразделениями, существующие каналы коммуникации должны использоваться более эффективно.

Например, невозможность присутствия менеджеров подразделений на всех совещаниях, проводимых в штаб-квартире в Эльмхульте, может быть нивелирована при помощи использования видеоконференций. Этот канал коммуникации позволит руководителям департаментов иностранных подразделений принимать активное участие в обсуждении текущих вопросов и оперативно предлагать свои варианты решений. Кроме того, этот способ коммуникации уменьшит такую статью затрат, как расходы на командировки сотрудников.

Еще одним эффективным средством борьбы с отрицательным влиянием на результаты коммуникации географической дистанции может стать создание электронных досок объявлений на базе Интранет. Интерактивные медиа, где каждый сотрудник имеет возможность добавлять информацию могут быть созданы как для управленческих команд, так и для отдельных департаментов, что позволит значительно расширить коммуникационный обмен между работниками в странах присутствия MODUL Service AB.

Регулярные организационные собрания также могут быть более эффективны для внутрифирменных коммуникаций, если на их базе проводить семинары для сотрудников различных департаментов иностранных подразделений MODUL Service AB. Это прекрасная возможность обсудить с коллегами те или иные вопросы и прийти к единому мнению для более продуктивной совместной работы в дальнейшем.

Что касается различия часовых поясов, то устранить этот барьер невозможно, но следует организовать свое рабочее время так, чтобы была возможность в определенные моменты связаться с коллегами на другом конце планеты для совместного решения вопросов. Заранее подготовленные темы для обсуждения помогут в этой ситуации сберечь время и усилия.

Вторая группа барьеров в большей степени поддается преодолению, так как зависит в основном от личностных особенностей представителей той или иной культуры.

Проблема этноцентризма может быть частично решена расширением межличностных контактов между сотрудниками штаб-квартиры и персоналом иностранных подразделений. Хорошей практикой могут стать периодические посещения шведскими менеджерами представительств MODUL Service AB в Словакии и Китае, что позволит лучше понять культурные различия и вытекающие из этого определенные способы и методы работы иностранных подчиненных.

---

Основной задачей уменьшения степени влияния языкового барьера следует признать необходимость скорейшего перевода всей документации, регламентирующей деятельность MODUL Service AB, со шведского на английский язык. Это самый очевидный способ облегчить работу сотрудников иностранных подразделений.

Обобщая все вышесказанное, следует отметить, что существующие коммуникационные барьеры в международных компаниях являются следствием условий функционирования последних в межнациональной культурной среде. И лишь способность менеджера осознать и принять во внимание объективные различия между представителями различных культур, его толерантность по отношению к подчиненным других национальностей, то есть межкультурная компетентность в самом широком смысле слова позволит организовать действительно эффективную систему внутрифирменных межкультурных коммуникаций.

Ничто так не способствует сплочению коллектива, как корпоративные мероприятия. Они помогают повысить внутреннюю репутацию компании, укрепляют ее. Корпоративные мероприятия влияют на внутренний климат компании: сотрудники становятся гораздо ближе друг другу, превращаются практически в одну крепкую семью и, соответственно, легче и эффективнее срабатываются. Корпоративные мероприятия являются непосредственным инструментом формирования корпоративной идентичности. Их миссия — транслировать ключевые ценности компании среди сотрудников. Поэтому особенно важно обеспечить регулярность проведения корпоративных мероприятий и их соответствие базовым ценностям организации. Только тогда они становятся неотъемлемой частью комплекса мер по формированию и управлению корпоративной культурой.

С целью совершенствования организационной культуры в MODUL Service AB предлагаются корпоративные праздники и командообразующие тренинги. Стимулирование личностно ориентированных неформальных отношений происходит под воздействием таких мероприятий, как совместный досуг, корпоративные праздники, создание условий для неформального общения сотрудников в перерыве на обед, акции «открытых дверей» для сотрудников со стороны руководства.

Цели и мероприятия по совершенствованию организационной культуры представлены в таблице 1

Таблица 1 – Цели и мероприятия по совершенствованию морально-психологического климата коллектива MODUL Service AB

Цели	Содержание мероприятия по решению	Мероприятие по совершенствованию организационной культуры
1	2	3
Сплочение коллектива	Общий язык, используемый членами организации; обычаи и традиции, которых они придерживаются; ритуалы, совершаемые ими в определенных ситуациях.	Внедрение командообразующих тренингов
Донесение до сотрудников миссии компании	Артикулированные, объявляемые во всеуслышание принципы и ценности, к реализации которых стремится организация или группа («качество услуг», «лидерство на рынке» и т.п.).	Внедрение командообразующих тренингов
Адаптация новых сотрудников, формирование лояльности, привлечение и удержание сотрудников	Правила поведения при работе в организации; традиции и ограничения, которые следует усвоить новичку для того, чтобы стать полноценным членом организации; «заведенный порядок»	Организация совместного досуга и корпоративных праздников
Подведение итогов года, награждение ценных сотрудников	Чувство, определяемое физическим составом группы и характерной манерой взаимодействия членов организации друг с другом, клиентами или иными сторонними лицами	Организация совместного досуга и корпоративных праздников
Передача существующего практического опыта	Методы и технические приемы, используемые членами группы для достижения определенных целей; способность осуществлять определенные действия, передаваемая из поколения в поколение и не требующая обязательной письменной фиксации	Внедрение командообразующих тренингов

---

Они воздействуют на такие нематериальные факторы лояльности, как: отношения с коллегами, отношения с руководством и социально-психологический климат в организации. Производственно ориентированные неформальные отношения развиваются благодаря формированию межфункциональных рабочих групп и развитию дистанционного общения, неформальным встречам с сотрудниками, собраниям коллектива, взаимодействию сотрудников через Интра- и Интернет. Эти отношения воздействуют на нематериальные факторы лояльности, в том числе: удовлетворенность работой, саморазвитие, личностный и профессиональный рост сотрудников, информированность персонала [22, c. 10].

В таблице 2 представлен пример календаря корпоративных праздников, рекомендуемых к проведению в MODUL Service AB

Таблица 2 – Пример календаря корпоративных праздников, рекомендуемых к проведению MODUL Service AB

Дата	Праздник
1	2
25-30 декабря	Новый год
11 февраля	День рождения ООО «Со»
23 февраля	День Защитника отечества
8 марта	Международный женский день
25 июля	День торгового работника

Также в MODUL Service AB предлагается проведение командообразующего тренинга. Цель командообразующего тренинга: улучшить взаимопонимание между членами коллектива, добиться большей слаженности в работе, повысить результативность организации.

Задачи командообразующего тренинга:

1.Показать сходства и различия между членами коллектива.

2. Научить минимизировать потери информации в межличностных коммуникациях.

3. Выявить наиболее оптимальные мини-группы для решения задач различного рода.

Программа командообразующего тренинга:

1. Особенности мышления и поведения каждого члена команды.

2. Объективные и субъективные факторы, способствующие и препятствующие взаимопониманию.

3. Направления наиболее успешной деятельности и условия для эффективного решения поставленных задач сотрудников различных типов.

4. Оптимизация внутригруппового взаимодействия при решении различного рода задач.

Продолжительность тренинга: три дня по 8 часов.

В процессе тренинга работа ведется с учетом психологических особенностей каждого члена группы. Для этого со всеми участниками тренинга проводится предварительная диагностика. По результатам работы руководство компании получает психологический профиль (описание стереотипных реакций) на каждого сотрудника, рекомендации по оптимизации функциональных обязанностей, предложения по кадровым ротациям.

---