Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов (Понятие и основные характеристики бизнес-процессов).pdf

2.2. ᅟИнформационный ᅟанализ ᅟпроцессов ᅟи ᅟсоздание ᅟконтекстной ᅟдиаграммы ᅟ

Наиболее ᅟудобным ᅟязыком ᅟмоделирования ᅟбизнес-процессов ᅟявляется ᅟIDEF0, ᅟпредложенный ᅟболее ᅟ20 ᅟлет ᅟназад ᅟДугласом ᅟРоссом ᅟ(SoftTech, ᅟInc.) ᅟи ᅟназывавшийся ᅟוпервоначально ᅟוSADT ᅟו ᅟ–וStructured ᅟוAnalysis ᅟוand ᅟוDesign ᅟוTechnique. ᅟוВ ᅟוIDEF0 ᅟוсистема ᅟוпредставляется ᅟוкак ᅟוсовокупность ᅟוвзаимодействующих ᅟוработ ᅟוили ᅟוфункций. ᅟוТакая ᅟוчисто ᅟוфункциональная ᅟוориентация ᅟוявляется ᅟוпринципиальной ᅟו ᅟ–וфункции ᅟוсистемы ᅟוанализируются ᅟוнезависимо ᅟוот ᅟוобъектов, ᅟוкоторыми ᅟוони ᅟוоперируют. ᅟוЭто ᅟוпозволяет ᅟוболее ᅟוчетко ᅟוсмоделировать ᅟוлогику ᅟוи ᅟוвзаимодействие ᅟוпроцессов ᅟוорганизации. ᅟ

Под ᅟוмоделью ᅟוв ᅟוIDEF0 ᅟוпонимают ᅟוописание ᅟוсистемы ᅟו(текстовое ᅟוи ᅟוграфическое), ᅟוкоторое ᅟוдолжно ᅟוдать ᅟוответ ᅟוна ᅟוнекоторые ᅟוзаранее ᅟוопределенные ᅟוвопросы. ᅟ

Процесс ᅟוмоделирования ᅟוкакой-либо ᅟוсистемы ᅟוв ᅟוIDEF0 ᅟוначинается ᅟוс ᅟוопределения ᅟוконтекста, ᅟוт.е. ᅟוнаиболее ᅟוабстрактного ᅟוуровня ᅟוописания ᅟוсистемы ᅟוв ᅟוцелом. ᅟוВ ᅟוконтекст ᅟוвходит ᅟוопределение ᅟוсубъекта ᅟוмоделирования, ᅟוцели ᅟוи ᅟוточки ᅟוзрения ᅟוна ᅟוмодель. ᅟ

В ᅟкачестве ᅟобъекта ᅟмоделирования ᅟбыл ᅟвыбран ᅟпроцесс ᅟ«Обеспечение ᅟклиентов ᅟпродукцией». ᅟОсновными ᅟוпроцедурами ᅟוпроцесса ᅟוявляются: ᅟ

приём ᅟוзаказов ᅟוменеджерами ᅟוот ᅟוклиентов; ᅟ

производство ᅟוзаказанной ᅟוпродукции; ᅟ

отгрузка ᅟוпродукции ᅟוзаказчику. ᅟ

При ᅟוвыполнении ᅟוработ ᅟוиспользуется ᅟוбухгалтерская ᅟוсистема, ᅟוобеспечивающая ᅟוвыполнение ᅟוзаказа, ᅟформирование ᅟсчета ᅟи ᅟотслеживание ᅟплатежей ᅟпо ᅟсчетам. ᅟ

На ᅟрисунке ᅟ1 ᅟпредставлена ᅟконтекстная ᅟдиаграмма ᅟпроцесса ᅟобеспечения ᅟклиента ᅟпродукцией. ᅟ

USED ᅟAT:

AUTHOR: ᅟ ᅟ***

DATE:

REV:

PROJECT: ᅟ ᅟОбеспечить ᅟклиентов ᅟпродукцией

02.05.2009

02.05.2009

NOTES: ᅟ ᅟ1 ᅟ ᅟ2 ᅟ ᅟ3 ᅟ ᅟ4 ᅟ ᅟ5 ᅟ ᅟ6 ᅟ ᅟ7 ᅟ ᅟ8 ᅟ ᅟ9 ᅟ ᅟ10

WORKING

DRAFT

RECOMMENDED

PUBLICATION

READER

DATE

CONTEXT:

TOP

NODE:

^TITLE:

NUMBER:

Обеспечить ᅟклиентов ᅟпродукцией

A-0

Заказы ᅟклиентов

Правила ᅟпроцедуры

Маркетинговые ᅟматериалы

Продукция

Бухгалтерская ᅟсистема ᅟучета

0

Обеспечить ᅟклиентов ᅟпродукцией

Рисунок ᅟ1 ᅟ– ᅟКонтекстная ᅟдиаграмма ᅟпроцесса ᅟобеспечения ᅟклиента ᅟпродукцией

Контекстная ᅟдиаграмма ᅟявляется ᅟвершиной ᅟдревовидной ᅟструктуры ᅟдиаграмм ᅟи ᅟпредставляет ᅟсобой ᅟсамое ᅟобщее ᅟописание ᅟсистемы ᅟи ᅟее ᅟвзаимодействия ᅟс ᅟвнешней ᅟсредой. ᅟПосле ᅟописания ᅟсистемы ᅟв ᅟцелом ᅟпроводится ᅟразбиение ᅟее ᅟна ᅟкрупные ᅟфрагменты. ᅟЭтот ᅟпроцесс ᅟназывается ᅟфункциональной ᅟдекомпозицией, ᅟа ᅟдиаграммы, ᅟкоторые ᅟописывают ᅟкаждый ᅟфрагмент ᅟи ᅟвзаимодействие ᅟфрагментов, ᅟназываются ᅟдиаграммами ᅟдекомпозиции. ᅟ

Начальным ᅟэтапом ᅟпроцесса ᅟсбыта ᅟпродукции ᅟявляется ᅟприем ᅟзаказа. ᅟПроизводство ᅟметаллоконструкций ᅟООО ᅟ«Райт» ᅟосуществляет ᅟтолько ᅟпо ᅟиндивидуальным ᅟзаказам ᅟклиентов. ᅟПоэтому ᅟпроцесс ᅟпродажи ᅟ(и, ᅟконечно, ᅟпроизводства) ᅟначинается ᅟс ᅟустного ᅟпожелания ᅟклиента ᅟприобрести ᅟв ᅟкомпании ᅟконструкцию ᅟс ᅟопределёнными ᅟхарактеристиками ᅟи ᅟпараметрами. ᅟ

Следующим ᅟэтапом ᅟявляется ᅟподготовка ᅟпроекта ᅟзаказа. ᅟДля ᅟоформления ᅟзаказа ᅟс ᅟклиентом ᅟначинает ᅟработать ᅟконструктор ᅟкомпании, ᅟкоторый ᅟпроизводит ᅟзамеры ᅟи ᅟрасчёты ᅟматериалов. ᅟКонструктор ᅟподготавливает ᅟполноценный ᅟпроект ᅟконструкции ᅟи ᅟсогласовывает ᅟего ᅟс ᅟзаказчиком ᅟ(клиентом). ᅟНа ᅟданном ᅟэтапе ᅟпоявляются ᅟи ᅟчасто ᅟреализуются ᅟриски ᅟпо ᅟошибочным ᅟзамерам, ᅟнеучтённым ᅟзатратам. ᅟ

На ᅟследующем ᅟэтапе ᅟпроисходит ᅟзаключение ᅟдоговора. ᅟКлиент ᅟзаключает ᅟс ᅟкомпанией ᅟдоговор ᅟна ᅟизготовление ᅟконструкции ᅟпо ᅟсогласованному ᅟпроекту ᅟ(через ᅟменеджера). ᅟДальше ᅟследует ᅟисполнение ᅟзаказа, ᅟэтап, ᅟв ᅟкотором ᅟсогласованный ᅟпроект ᅟзаказа ᅟи ᅟдоговор ᅟ(копия ᅟдоговора) ᅟотправляют ᅟв ᅟпроизводственный ᅟцех ᅟсборщику. ᅟДефектом ᅟв ᅟданном ᅟслучае ᅟможет ᅟявляться ᅟто ᅟчто ᅟпроект ᅟминует ᅟмастера ᅟи ᅟпередаётся ᅟсразу ᅟсборщику, ᅟа ᅟучёт ᅟвсех ᅟновых ᅟзаказов ᅟне ᅟведётся. ᅟСборщик ᅟобсчитывает, ᅟсколько ᅟматериала ᅟнеобходимо ᅟдля ᅟизготовления ᅟзаказа, ᅟи ᅟпередаёт ᅟрасчёты ᅟмастеру. ᅟДо ᅟэтого ᅟмомента ᅟклиент ᅟможет ᅟвнести ᅟизменения ᅟв ᅟзаказ ᅟ(поменять ᅟразмер, ᅟвид ᅟматериала). ᅟДалее ᅟмастер ᅟсоставляет ᅟкарту ᅟразреза ᅟи ᅟзаказывает ᅟвсе ᅟнеобходимые ᅟматериалы ᅟдля ᅟизготовления. ᅟМастер ᅟотвечает ᅟза ᅟвсе ᅟзаказы, ᅟзакупки ᅟи ᅟпоступление ᅟматериалов, ᅟзаписывая ᅟвсё ᅟв ᅟ«тетрадку». ᅟПри ᅟвнесении ᅟклиентом ᅟкаких-либо ᅟизменений ᅟв ᅟзаказ, ᅟвся ᅟинформация ᅟхранится ᅟтолько ᅟв ᅟ«голове» ᅟу ᅟмастера, ᅟкоторый ᅟпросто ᅟможет ᅟзабыть ᅟвнести ᅟизменения ᅟв ᅟпроект. ᅟПосле ᅟпоступления ᅟматериалов ᅟсборщики ᅟпроизводят ᅟраспиловку ᅟматериалов ᅟи ᅟсборку ᅟзаказа. ᅟВ ᅟслучае ᅟнеправильно ᅟпроизведённых ᅟработ ᅟсварщиком, ᅟмастер ᅟвновь ᅟзаказывает ᅟматериалы. ᅟВ ᅟданном ᅟслучае, ᅟв ᅟ«тетрадке» ᅟне ᅟфиксируется, ᅟчто ᅟэто ᅟвторичные ᅟзакупки, ᅟи ᅟпо ᅟчьей ᅟвине ᅟони ᅟпроизводятся. ᅟМенеджер ᅟпо ᅟпродажам, ᅟкоторый ᅟкурирует ᅟзаказ, ᅟузнаёт ᅟу ᅟмастера ᅟ(по ᅟтелефону) ᅟо ᅟготовности ᅟметаллоконструкции ᅟи ᅟоповещает ᅟклиента. ᅟЕсли ᅟзаказ ᅟне ᅟготов, ᅟто ᅟменеджер ᅟ«до ᅟбесконечности» ᅟбудет ᅟзвонить ᅟмастеру, ᅟпока ᅟне ᅟузнает ᅟо ᅟготовности ᅟзаказа, ᅟчто ᅟведёт ᅟк ᅟпостоянному ᅟотвлечению ᅟмастера ᅟот ᅟработы. ᅟ ᅟ

Следующим ᅟэтапом ᅟявляется ᅟдоставка ᅟзаказа ᅟклиенту. ᅟНа ᅟданном ᅟэтапе ᅟклиент ᅟможет ᅟвысказать ᅟсвои ᅟпожелания ᅟпо ᅟизменению/доработке ᅟметаллоконструкции ᅟлибо ᅟуказать ᅟнедостатки, ᅟкоторые ᅟнеобходимо ᅟликвидировать ᅟ(в ᅟопределённый ᅟзаконом ᅟсрок). ᅟВсе ᅟпожелания ᅟоформляются ᅟзаявлением ᅟот ᅟклиента ᅟи ᅟпередаются ᅟзатем ᅟмастеру. ᅟВ ᅟсвязи ᅟс ᅟбольшой ᅟнагрузкой ᅟмастера, ᅟна ᅟпрактике, ᅟтакие ᅟзаявления ᅟтеряются ᅟи ᅟзабываются, ᅟчто ᅟв ᅟдальнейшем ᅟведёт ᅟк ᅟсрыву ᅟсроков ᅟлибо ᅟневыполнению ᅟизменений ᅟпо ᅟзаказу. ᅟПосле ᅟполной ᅟустановки ᅟконструкции ᅟклиент ᅟпроизводит ᅟоплату ᅟзаказа. ᅟ ᅟ

На ᅟрисунке ᅟ2 ᅟпредставлена ᅟдиаграмма ᅟобеспечения ᅟклиента ᅟпродукцией. ᅟ ᅟ

Рисунок ᅟ2 ᅟ– ᅟМодель ᅟ«as ᅟ– ᅟis» ᅟпроцесса ᅟобеспечение ᅟклиента ᅟпродукцией ᅟ

Нужно ᅟотметить, ᅟчто ᅟуже ᅟна ᅟэтапе ᅟподготовки ᅟпроекта ᅟзаказа ᅟимеются ᅟошибки, ᅟведущие ᅟк ᅟсбою ᅟоперативности ᅟвыполнения ᅟпоследующих ᅟпроцессов ᅟи ᅟих ᅟкачества. ᅟ ᅟ

Глава ᅟ3. ᅟРешение ᅟпроблем ᅟв ᅟмоделях ᅟбизнес ᅟпроцессов ᅟна ᅟпредприятии ᅟООО ᅟ«Райт»

3.1. ᅟКлючевые ᅟпроблемы ᅟв ᅟмоделях ᅟбизнес-процессов ᅟООО ᅟ«Райт» ᅟ

В ᅟстадии ᅟописания ᅟбизнес-процессов ᅟкомпании ᅟ«Райт» ᅟas-is ᅟ(как ᅟесть) ᅟбыл ᅟвыявлен ᅟряд ᅟпроблем, ᅟнапрямую ᅟведущих ᅟк ᅟдополнительным ᅟзатратам ᅟи ᅟубыткам ᅟкомпании: ᅟ

Первые ᅟзамеры ᅟи ᅟподсчёты ᅟв ᅟматериалах ᅟпроизводятся ᅟконструкторами ᅟкомпании. ᅟЭти ᅟзамеры ᅟникем ᅟне ᅟперепроверяются, ᅟчто ᅟв ᅟпоследствие ᅟприводит ᅟк ᅟабсурдным ᅟи ᅟзатратным ᅟошибкам ᅟна ᅟпроизводстве. ᅟ ᅟ

Вся ᅟинформация ᅟи ᅟконтроль ᅟпо ᅟзаказам, ᅟзакупкам, ᅟпроизводственным ᅟмоментам ᅟхранится ᅟв ᅟодной ᅟ«голове» ᅟмастера. ᅟПри ᅟэтом ᅟу ᅟмастера ᅟнет ᅟникакого ᅟинструмента, ᅟкоторый ᅟпозволял ᅟбы ᅟсистематизировать ᅟвсе ᅟзаказы ᅟи ᅟработы ᅟпо ᅟним. ᅟ

При ᅟповторных ᅟзакупках ᅟматериалов ᅟиз-за ᅟошибок ᅟв ᅟразрезе ᅟ ᅟили ᅟв ᅟзамерах ᅟконструкции, ᅟинформация ᅟпо ᅟсуммам ᅟнигде ᅟне ᅟотображается ᅟкак ᅟ«повторные ᅟзакупки». ᅟЭто ᅟчасто ᅟприводит ᅟк ᅟдополнительным ᅟ«разборкам» ᅟпо ᅟтратам ᅟна ᅟпроизводство, ᅟпотому ᅟчто ᅟвся ᅟинформация ᅟхранится ᅟили ᅟв ᅟ«голове» ᅟили ᅟв ᅟ«тетрадке» ᅟмастера. ᅟ

В ᅟкомпании ᅟполностью ᅟотсутствует ᅟвозможность ᅟобмена ᅟинформацией ᅟпо ᅟзаказам ᅟбез ᅟиспользования ᅟличного ᅟконтакта. ᅟ

Описанная ᅟмодель ᅟработы ᅟкомпании ᅟи ᅟсотрудников ᅟ«as-is» ᅟ(как ᅟесть) ᅟпозволяет ᅟвыделить ᅟнесколько ᅟосновных ᅟпроблем ᅟв ᅟбизнесе, ᅟкоторые ᅟвлияют ᅟна ᅟего ᅟразвитие ᅟи ᅟприбыльность: ᅟ

Штат ᅟкомпании ᅟсравнительно ᅟнебольшой ᅟи ᅟкаждый ᅟеё ᅟсотрудник ᅟвыполняет ᅟмножество ᅟобязанностей ᅟпо ᅟобоим ᅟнаправлениям ᅟдеятельности ᅟкомпании, ᅟчто ᅟзачастую ᅟведёт ᅟк ᅟошибкам ᅟв ᅟработе. ᅟОсобая ᅟпроблема ᅟв ᅟисполнительской ᅟдисциплине ᅟсуществует ᅟв ᅟпроизводственной ᅟчасти ᅟдеятельности ᅟкомпании ᅟ– ᅟбольшая ᅟответственность ᅟлежит ᅟна ᅟодном ᅟчеловеке ᅟ(мастере) ᅟи, ᅟв ᅟтоже ᅟвремя, ᅟпочти ᅟникакой ᅟответственности ᅟнет ᅟна ᅟего ᅟподчинённых ᅟ(сборщиках ᅟметаллоконструкций). ᅟЧто ᅟвытекает ᅟиз ᅟтакой ᅟситуации? ᅟПостоянная ᅟтекучка ᅟи ᅟзатраты ᅟна ᅟобучение ᅟновых ᅟкадров: ᅟмастера ᅟменяются, ᅟне ᅟвыдерживая ᅟнапряжённой ᅟработы ᅟи ᅟне ᅟимея ᅟинструментов ᅟдля ᅟработы; ᅟотсутствие ᅟконтроля ᅟнад ᅟвыполнением ᅟзаказов: ᅟсрываются ᅟсроки ᅟвыполнения, ᅟнекоторые ᅟзаказы ᅟпросто ᅟзабываются ᅟделать, ᅟчто ᅟотрицательно ᅟсказывается ᅟна ᅟлояльности ᅟклиентов ᅟи ᅟимидже ᅟкомпании; ᅟсрыв ᅟсроков ᅟи ᅟпросто ᅟ«забытый, ᅟно ᅟоплаченный ᅟзаказ» ᅟнапрямую ᅟведут ᅟк ᅟразличным ᅟрекламациям ᅟ(претензиям) ᅟот ᅟклиентов ᅟи ᅟсудебным ᅟтяжбам, ᅟдополнительным ᅟзатратам ᅟкомпании. ᅟ

Документооборот ᅟв ᅟкомпании ᅟработает ᅟ«по-старинке» ᅟ– ᅟвсе ᅟдоговора, ᅟрекламации ᅟ(претензии) ᅟи ᅟпроекты-чертежи ᅟведутся ᅟи ᅟхранятся ᅟтолько ᅟв ᅟбумажном ᅟвиде. ᅟЭта ᅟпроблема ᅟнастойчиво ᅟбыла ᅟвыделена ᅟруководителем ᅟкомпании ᅟкак ᅟосновная. ᅟОчень ᅟчасто ᅟотчётные ᅟдокументы ᅟ

«терялись» ᅟ(не ᅟдоносились) ᅟдо ᅟбухгалтерии, ᅟвследствие ᅟчего, ᅟкомпании ᅟприходилось ᅟпеределывать ᅟили ᅟустранять ᅟнедостатки ᅟза ᅟсвой ᅟсчёт, ᅟдаже, ᅟесли ᅟклиент ᅟизначально ᅟпринял ᅟзаказ ᅟв ᅟполной ᅟмере^[15]. ᅟ

Ни ᅟодин ᅟчеловек ᅟв ᅟкомпании ᅟне ᅟможет ᅟпроследить ᅟстадию ᅟсвоего ᅟнахождения ᅟв ᅟпроцессе ᅟпродажи/изготовления ᅟконструкции ᅟи ᅟпроконтролировать ᅟего. ᅟ

На ᅟосновании ᅟзаключения ᅟосновных ᅟпроблем ᅟв ᅟбизнес-процессах ᅟпредприятия, ᅟнеобходимо ᅟразработать ᅟрешения ᅟсуществующих ᅟпроблем.

3.2. ᅟРазработка ᅟрешения ᅟпроблем ᅟв ᅟмоделях ᅟбизнес-процессов ᅟпредприятия ᅟООО ᅟ«Райт» ᅟ

Проведя ᅟанализ ᅟперечисленных ᅟпроблем ᅟна ᅟпредприятии, ᅟпредлагается ᅟвнедрить ᅟERP ᅟАСУ ᅟ«Менеджмент» ᅟи ᅟследующие ᅟее ᅟмодули: ᅟАвтоматизация производства по выпуску металлоконструкций, ᅟАвтоматизация работы отдела продаж и маркетинга, Управление проектным бюро и ᅟАвтоматизация документооборота. ᅟ

Стоимость ᅟвнедрения ᅟне ᅟболее ᅟ60 ᅟтысяч, ᅟа ᅟсрок ᅟвнедрения ᅟне ᅟболее ᅟдвух ᅟнедель, ᅟбазовое ᅟобучение ᅟвходит ᅟв ᅟстоимость ᅟпрограммы. ᅟОпыт ᅟпоказывает ᅟследующие ᅟпоказатели ᅟэффективности ᅟпрограммы: ᅟна ᅟ30% ᅟсокращение ᅟсреднемесячных ᅟостатков ᅟна ᅟскладе; ᅟ+11% ᅟувеличение ᅟколичества ᅟвыпускаемой ᅟпродукции; ᅟ+40% ᅟувеличение ᅟвыработки ᅟсборщиков-сварщиков. ᅟ

На ᅟпредприятии ᅟООО ᅟ«Райт» ᅟпредлагается ᅟвнедрить ᅟмодуль ᅟУправление ᅟпроизводством ᅟМеталлоконструкций. ᅟ ᅟ

Автоматизация ᅟпроизводства ᅟметаллоконструкций ᅟосуществляется ᅟследующим ᅟобразом ᅟ– ᅟпосле ᅟзавершения ᅟразработки ᅟКМД, ᅟпроисходит ᅟэкспорт ᅟпроектной ᅟсистемы ᅟв ᅟмодуль ᅟнеобходимой ᅟинформации. ᅟФормируются ᅟведомости ᅟотправочных ᅟмарок, ᅟперечень ᅟисходного ᅟметаллопроката ᅟдля ᅟконкретного ᅟпроекта ᅟи ᅟт.д. ᅟЭкспортировав ᅟиз ᅟпроектной ᅟпрограммы ᅟсписок ᅟметаллоконструкций, ᅟсистема ᅟавтоматически ᅟидентифицирует ᅟтип ᅟпродукции ᅟи ᅟв ᅟзависимости ᅟот ᅟколичества ᅟзакладных ᅟэлементов ᅟи ᅟмассы ᅟосновного ᅟэлемента ᅟметаллоконструкции, ᅟсамостоятельно ᅟпроизводит ᅟрасчет ᅟтрудоемкости ᅟКМД ᅟ(или ᅟпроекта). ᅟ