Файл: Особенности коммуникаций в организации(Понятие и сущность коммуникации в деятельности организации).pdf

ПРАВИЛА ХОРОШЕЙ КОММУНИКАЦИИ

Для успешного осуществления коммуникации необходимо использовать следующие правила (10 правил «хорошей коммуникации»):

1. Перед коммуникацией четко определить идеи, вкладываемые в послание. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации. Следует определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом так, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

3. Проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат на предприятии, в цехе и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

4. При планировании коммуникации необходимо консультироваться с другими, часто важно добиваться участия других. Это может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку при реализации цели.

5. Следует обратить самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение.

6. Следует воспользоваться возможностями (когда они представляются) включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя.

7. Важно постоянно держать в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.

8. Необходимо устанавливать коммуникацию не только на сегодня, но и на будущее. Хотя коммуникация и может быть направлена на решение, прежде всего, непосредственных задач, она должна быть запланирована с учетом прошлого и соответствовать долговременным интересам и целям.

9. Самая убедительная форма коммуникации — не слова, а дела.

10. Важно добиться не только того, чтобы быть понятым, но и понимать других, быть хорошим слушателем.^[29]

Смысл активного слушания как приема коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался сказать. Существует несколько принципов активного слушания:

• не перебивать говорящего, не начинать говорить, пока говорит собеседник;

• расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;

• нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;

• продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;

• быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;

• задавать вопросы.

Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания. Эффективная обратная связь должна:

• быть своевременной, т.е. не задерживаться от момента получения оригинального послания;

• содержать перефразированное оригинальное послание;

• включать уточняющие вопросы;

• не давать оценок оригинальному посланию.

Во-вторых, очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы. В-третьих, руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации.^[30]

Совершенствование коммуникаций в организациях

1.Регулирование информационных потоков. Руководители на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Руководитель должен научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации. Он должен стараться определить, что такое «слишком много» и «слишком мало» в информационных обменах.

2. . В организации работниками руководящего звена следует проводить еженедельные встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых обсуждаются и проясняются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

3.Управленческие действия. В организации работниками руководящего звена следует проводить еженедельные встречи (совещания, планерки, собрания и др.), на которых обсуждаются и проясняются новые планы, варианты стратегий, целей и задач, а также промежуточные результаты.

4. Системы обратной связи. Обратная связь является составной частью контрольно-управленческой информационной базы организации. Опрос работников - один из вариантов системы обратной связи, которые проводятся с целью получения информации от руководителей и рабочих по перечню вопросов: четко ли доведены до них цели их деятельности; с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться; получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы; открыт ли их руководитель для предложений и др.

5. Система сбора предложений. Целью сбора предложений является облегчение поступления информации на верх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Это, в свою очередь, способствует снижению уровня фильтрации или игнорированию идей на пути снизу вверх.

Способы организации системы разнообразны, например, можно выделить отдельную телефонную линию, через которую работники получают возможность анонимно звонить и задавать вопросы о назначениях и продвижениях в должности.

6. Информационные технологии. Для повышения эффективности коммуникации и быстроты прохождения информации каждому сотруднику необходимо имеет сотовый телефон, разговоры по которому оплачиваются предприятием, с установленным определенным лимитом по времени разговоров, а сверх лимита оплачивает уже сам работник. Кроме того, к сети Интернет должны быть подключены все компьютеры, что позволяет мгновенно и без искажений передавать информацию. Система электронной почты также способствует совершенствованию обмена информацией в организациях. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это уменьшает поток телефонных разговоров.^[31]

Фильтрация может стать и серьезным барьером внутриорганизационной коммуникации в том случае, когда информация просеивается и корректируется в интересах отдельных сотрудников, а не целей организации. Полностью избежать субъективной фильтрации не удается ни одной организации, однако ее масштабы могут быть уменьшены за счет:

• создания атмосферы доверия в организации, прежде всего открытости руководства, выполнения обещаний, обеспечения справедливости в применении организационных процедур:

• информирования сотрудников о целях организации и результатах их достижения;

• выявления и наказания сотрудников, намеренно искажающих информацию, вне зависимости от занимаемых ими должностей.^[32]

Чтобы ликвидировать такой барьер, как информационные перегрузки, я бы порекомендовала некоторые организационные и контрольные работы поручить исполнителям.

Для предотвращения конфликтных ситуаций, как коммуникационных барьеров, я порекомендую пользоваться руководству и работникам организации следующий метод преодоления конфликтов как внутриличностный метод, в котором заключается правильно уметь организовать своё поведение, высказать собственную точку зрения, не вызвав защитной реакции со стороны иного человека. Указанный метод поспособствует работнику либо руководителю удержать позицию, не превратив другого сотрудника в своего врага. Данный метод сможет быть полезным в любой ситуации.

Из этого следует заключить, что коммуникацию необходимо расценивать как беспрерывный, систематичный процесс, при котором заинтересованные лица в организации узнают то, что им необходимо знать. Хоть и не вся информация бывает предназначена для широкого круга людей, но в целом свободное и открытое общение в рамках организации и на всех ее уровнях необходимо вознаграждать.

Важность коммуникации в организации нельзя недооценивать. Эффективная коммуникация имеет большое значение для создания рабочей деятельности, такой как планирование, организация, управление и контроль. Она способствует руководителям выполнять их работу и свои обязанности, в свою очередь которые, доносят информацию до собственных подчиненных, для которых она нужна, чтобы достичь командных целей. Следовательно, эффективная коммуникация на всех уровнях считается обязательным залогом процветания и успеха всей организации.

Глава 3 Анализ коммуникаций на примере ООО «Тавдинский фанерно-плитный комбинат»

Тавдинский фанерный комбинат - одно из старейших предприятий отрасли. Трудно переоценить ведущую роль предприятия в работе всей фанерной промышленности в военное время и прогрессе фанерного производства в последующие годы.

Производственная деятельность комбината рождалась в первые месяцы военного времени. Первая партия продукции выдана 22 июля 1941 года.

В 2000 году руководство предприятия участвовало в Четвёртом американо-российском симпозиуме в г.Бостоне (США).

Тавдинский фанерный комбинат неоднократно признавался победителем областных конкурсов «Лидер в бизнесе» (в 2000, 2001, 2005 годах), а также победителем открытого регионального конкурса «Евразия. Лидер в бизнесе» в 2005 году в номинации «Лучшее предприятие лесного комплекса».

В 2004, 2005 годах областное правительство наградило комбинат почётными грамотами за лучшие в области показатели увеличения объёмов производства продукции и образцовую культуру. Есть награды от Уральской торгово-промышленной палаты за развитие внешнеэкономических связей.

Недавно ООО «Тавдинский фанерный комбинат» стал лауреатом регионального этапа конкурса «100 лучших товаров России». И поэтому на фанере марки ФК, выпускаемой комбинатом, появился логотип «Русский стандарт», как знак отличного качества продукции.

В настоящее время комбинат располагает производственными мощностями по фанере - 63 тыс. м^З в год, по древесностружечным плитам 52 тыс. м³ в год. В последние годы предприятие работает стабильно, наращивая объемы производства продукции.

Перспективным направлением сегодня является развитие производства древесностружечных плит, на которое может использоваться низкокачественная древесина и отходы деревообработки.

В ближайших планах развития предприятия – создание участка по производству латофлекса – эластичных клееных планок из шпона для комплектации мебели, оснащенного современным оборудованием производства европейских компаний. Цель проекта – расширение ассортимента, увеличение объемов производства и продаж фанерной продукции на 12000 куб.м. в год. Реализация латофлекса предусматривается преимущественно на экспорт.

Продукция комбината конкурентоспособна на рынке фанеры. Она конкурирует с аналогичной продукцией российских предприятий, поставляется на рынки ближнего и дальнего зарубежья (в Казахстан, в Болгарию).^[33]

В ООО «ТФК» накоплен богатейший опыт в сфере организационных коммуникаций: проработана и надёжно действует система электронного документооборота, вводится система управления и оценки согласно ключевым показателям эффективности, проделана огромная работа по делегированию полномочий на различных уровнях ответственности.

Фанерный комбинат активно участвует в делах Тавдинского района, информация о его работе распространяется во всех местных СМИ. В системе корпоративных коммуникаций задействован весь штат предприятия: маркетинговый отдел подготавливает и рассылает блок информационных сообщений об организации, положении дел в отрасли, достижениях и проблемах, назревших в регионах присутствия комбината; имеет свой корпоративный сайт, периодически появляется на местном телевидении в «Тавда Видео».

ООО «ТФК» использует всяческие средства коммуникаций с элементами собственного внешнего окружения. В области взаимоотношений с общественностью сначала уделяется внимание созданию определенного образа, «имиджа» предприятия на местном телевидении. В своих ежемесячных отчетах ООО «ТФК» информирует о своих финансах и маркетинге, а кроме того приводит данные о своем размещении, возможностях карьеры, своих работниках, льготах и т.д. С имеющимися и потенциальными потребителями фанерный комбинат общается при помощи рекламы и других программ продвижения своего товара на рынок, а именно использует рекламу в сети Интернет, баннеры, реклама в печатном издании местной газеты.