Файл: Особенности коммуникаций в организации(Понятие и сущность коммуникации в деятельности организации).pdf

Кроме того, ООО «ТФК» приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты о своей деятельности. Хотелось бы подчеркнуть, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Межуровневые коммуникации в ООО «ТФК».

Информация перемещается внутри комбината с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она передаётся как по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие, так и по восходящей, т.е. с низшего уровня на высший. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о предстоящих планах, текущих задачах, конкретных заданиях и т.п. Таким образом генеральный директор ООО «ТФК» информирует начальников подразделений, которые в последствии сообщают всю нужную информацию своим подчиненным.

Коммуникации между отделами в ООО «ТФК».

Комбинат состоит из подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Руководство данной организации добивается, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.

В ООО «ТФК» равноправные отношения и это вполне устраивает всех работников.

Коммуникации руководитель – подчиненный в ООО «ТФК».

Обмен информацией между руководителем и подчиненным на комбинате происходит в виде прояснения задач; обсуждения проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствования и развития способностей подчиненных; сбора информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещения подчиненного о грядущем изменении; а также получения сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Неформальные коммуникации в ОО «ТФК».

На комбинате горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через общение между сотрудниками. Неформальные коммуникации распространяются на празднования дней рождений, встречи Нового года, празднование Восьмого марта, коллективные поздравления с новорожденным т.д. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

Как и в любой другой организации, в ООО «ТФК» есть место слухам, т.к. комбинат довольно больших размеров. Слухи - неточные сообщения и сведения. В качестве примера слухов на комбинате можно привести разговор между рабочими о предстоящем расширении предприятия, новые меры по наказаниям за опоздания, грядущее перемещение и повышение, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании и т.д.

Также не забывают в данной организации и о системах обратной связи. Перед внедрением новой организационной стратегии кадровой службе необходимо определить готовность к ней персонала комбината. Проведя опрос по поводу отношения работников к этому вопросу, кадровая служба получит результаты, которые покажут, сколько сотрудников поддерживает организационные изменения, сколько- препятствует им и сколько занимает нейтральную позицию, а также выяснится, какие подразделения могут принять сторону руководства организации, а какие занимают альтернативную позицию.

Для развития внутренних коммуникаций я предлагаю, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

Осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с сотрудниками;

2. Рассылка циркуляров;

3. Распространение информации, используя электронные каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений можно предложить следующие мероприятия:

1. Листок новостей;

2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации);

3. Доска объявлений;

4. Страница организации в Интернете;

5. Проводить общие собрания, направленные на создание оптимистичного отношения к возникающим трудностям.

6. Периодически информировать работников о реальном положении дел в организации на данный момент, иначе, в противном случае, могут появиться сплетни, слухи, которые основываются на страхах и самых пессимистических прогнозах, что возможно спровоцирует сопротивление изменениям;

7. Использовать максимальное количество способов коммуникаций – межличностное общение, письма, электронную почту, выступления представителей руководителей высшего звена перед сотрудниками с разъяснениями стратегических целей, с информацией о своем видении перспектив развития организации и с пояснениями преимуществ организационных изменений для каждого сотрудника.

8. Периодически проводить индивидуальные беседы с сотрудниками. Эти мероприятия направлены на снижение показателей тревожности. Подобные беседы должны отражать понимание руководством переживаний работников и сложностей, с которыми последним пришлось столкнуться.

9. Необходимо ввести на комбинате новую должность - психолога. Конфликты оказывают негативное влияние на распространение информации, из этого следует, что они замедляют процесс передачи информации и искажают данные, подобным способом отрицательно действуют на всю деятельность предприятия. Психолог окажет помощь во избежание критических ситуаций в организации, снимет напряжённость коллектива в случае конфликтных ситуаций. Таким образом, должность психолога может позитивно повлиять на всю работу ООО «ТФК» в целом.

10. Проводить социологический мониторинг для изучения точки зрения, отношения и настроения работников организации.

11.Проводить тренинги персонала для улучшения его коммуникативной компетенции.

При информационном взаимодействии с работниками решаются такие основные задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Росту доверия к организации могут способствовать:

1. Вовлечение сотрудников ООО «ТФК» для активного участия в системе корпоративных коммуникаций;

2. Привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их взглядов;

3. Демонстрирование доверия к работникам комбината (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

4. Внедрение электронного документооборота;

5. Своевременная и регулярная коммуникация.

Показателем зрелости и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в ООО «ТФК» в основном можно охарактеризовать на данный момент следующими положениями:

1. Существует хорошая взаимная информированность по важным задачам;

2. Ценности и взаимотношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации;

3. В межличностных отношениях развиты взаимное доверие и уважение друг к другу.

Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огруппнению мышления, при котором сотрудники постепенно группируются, протестуя против сложившейся ситуации.

В основе коммуникативной культуры лежат общепринятые нравственные требования к общению, неразрывно связанные с признанием неповторимости, ценности каждой личности: вежливость, корректность, тактичность, скромность, точность, предупредительность.

Заключение

В курсовой работе я рассмотрела понятие коммуникации, проанализировала ее функции, рассмотрела виды и способы коммуникации. Также рассмотрела понятие коммуникационного процесса, раскрыла его основные этапы и ключевые элементы, виды барьеров в коммуникационном процессе.

Таким образом, коммуникации - это способ общения и передачи информации от одного лица к другому в качестве устных и письменных сообщений, языка, телодвижений и параметров речи. Цель коммуникации - достигнуть от принимающей стороны чёткого понимания отправленного сообщения. Успех коммуникации заключается в реальном получении отправленного сообщения. Чем ближе раскодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

Коммуникации в организации - это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и ее элементы, так и ее внешнее окружение.

По итогам проведенного исследования я сделала следующий вывод:

1. Внутриорганизационные каналы коммуникаций - это внутренняя e-mail-рассылка циркуляров и меморандумов; Интернет, внутренний веб-сайт; видеоконференции; регулярные общие собрания, планерки, в том числе - неформальные встречи и т.д.

2. Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Организации используют различные средства для коммуникаций с составляющими собственного внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок.

По итогам проведенного исследования коммуникационных процессов в ООО «Тавдинском фанерно-плитном комбинате»» можно сделать следующие выводы:

1. На предприятии наиболее распространены межличностные коммуникации, которые осуществляются с помощью технических средств и информационных технологий. Наблюдаются личностные коммуникации в виде невольного обмена информацией между сотрудниками при встрече, потому что они испытывают регулярную потребность в общении.

2. По каналам общения, наравне с формальными коммуникациями имеются и неформальные в виде слухов, которыми руководство предприятия эффективно управляет.

3. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации на предприятии имеют вид, как горизонтальных связей, так и вертикальных (восходящие и нисходящие).

Роль информации и коммуникации на современном этапе непрерывно увеличивается. Время и технический прогресс устанавливает собственные правила, и которые нужно принимать. Надо знать и уметь, и вдобавок правильно пользоваться всеми приёмами коммуникаций для того, чтобы стать ближе к решению главной поставленной задачи.

Между предприятием и его окружением, между подразделениями организации, между выше и ниже расположенными уровнями нужен обмен информацией. Для улучшения обмена информацией, нужно создать системы обратной связи, регулирующие информационные потоки, предпринимая управленческие действия, которые способствуют образованию восходящих и боковых ветвей информационного обмена, развертывая системы сбора предложений, печатая материал информативного характера, который можно применять внутри организации, используя достижения современной информационной технологии.

Проблема внутренних коммуникаций - это проблема управления организации в целом, потому что, если есть нарушения функционирования каналов внутренних коммуникаций, то снижается эффективность, своевременность и адекватность принятия управленческого решения, а в конечном результате страдает бизнес.

Собственно говоря, коммуникации важны во всех областях деятельности человека. Мы все живем, обмениваясь информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы, счастливой и успешной личной жизни.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Бандурка А. М., Бочарова С.П., Землянская Е. В. Психология управления. – Харьков: ООО «Фортуна-пресс», 1998. – 464 с.

2. Батаршев А. В. Диагностика способности к общению. — СПб.: Питер, 2006. — 176 с

3. Виханский, О.С., Наумов, А.И. Менеджмент [текст] / М.: «Высшая школа», 2000 г.

4. Воловский В.А., Гаврилова В.В. Организационное поведение: Учебно-методический комплекс. — Новосибирск: НГУЭУ, 2006. — 136 с.

5. Ермаков В.П., Макеев З.Г. Менеджмент для студентов вузов. Ростов на Дону: Феникс 2005 – 467с.

6. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. – М.: 2003. – 397с.

7. Лукичева Л.И. Управление персоналом.- М.: МИЭТ, 2000.- 256 с.

8.Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента [текст] /. - М.:Дело,1999.

9. Никифоров Г.С. «Психология менеджмента»: Учебник для вузов. – 2-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Питер, 2006 — 639 с

10. Сульчинская Э.Э. Руководство по изучению дисциплины «Организационное поведение» – Московская финансово-промышленная академия, М., 2007г.–72с.URL: http://www.ebiblio.ru/book/bib/13_UMK_5kurs/organiz_povedenie/SG_OP.html#_Toc161226960 (дата обращения 19.05.2017).

11. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации: Учебно-практическое пособие. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. — 363 с. URL: http://www.studfiles.ru/preview/2974498/page:22/ (дата обращения 19.05.2017)