Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией, АО «Лазер Сервис».pdf

Отрасль — ремонт гражданских самолетов, вертолетов, их оборудования и авиационных двигателей.

Все виды деятельности АО "ЛазерСервис":

• • Приборы для измерения механических характеристик материалов, счетчики, микроскопы (производство).
  • Контрольно-измерительные приборы и аппаратура (производство комплектующих).
  • Летательные и космические аппараты (производство комплектующих)
  • Эксплуатационные материалы и принадлежности техники и оборудования (оптовая торговля).
  • Промышленное оборудование и техника специального назначения (оптовая торговля).
  • Универсальный ассортимент товаров (оптовая торговля).
  • Подарки и предметы интерьера (розничная торговля).
  • Финансовое посредничество (дополнительные услуги).
  • Недвижимое собственное нежилое имущество (выставочные залы, торговые места, земельные участки) (сдача внаем).
  • Недвижимое нежилое имущество (посреднические услуги при покупке, продаже и аренде).
  • Коммерческая деятельность и управление (консультирование).
  • Рекламные услуги.
  • Взыскание платежей, организация выставок, дизайн и оформление, авторские права и др.

АО «ЛазерСервис» в сфере коммуникаций сотрудничает с холдигом «Тензор».

Компания «Тензор» занимается разработкой программного обеспечения, и основным продуктом данных разработок является СБиС. Она так же выпускает и обслуживает сертификаты ключей электронной подписи. «Тензор» обслуживает крупных корпоративных клиентов – поставляет им офисную, копировальную, презентационную технику; оснащает офисы серверами, проводит сети и телекоммуникации. (Местоположение: г. Ярославль, основан в 1996г, сайт: tensor.ru).

Основным продуктом «Тензор» который использует АО «ЛазерСервис» является СБиС.

СБиС – это программный продукт, автоматизирующий документооборот в компании. Так же, СБИС является сетью деловых коммуникаций, объединяющая, компании, людей, системы управления, системы учета, бизнес-процессы, документы в единую взаимосвязанную систему.

СБиС предлагает клиентам следующие услуги:

• электронный документооборот,
• отчетность через интернет,
• информацию о компаниях и их владельцах,
• помощь в поиске и анализе закупок,
• онлайн –кассы и ОФД,
• помощь в обмене заказами и поставками,
• организация корпоративной социальной сети,
• управление бизнес – процессами,
• видеокоммуникации
• управление персоналом.

Для увеличения эффективности коммуникационных процессов руководством АО «ЛазерСервис» на основе СБиС было принято решение организовать корпоративный портал и социальную сеть компании. Они включили в себя: новостную ленту, обсуждения, комментарии, лайки, обмен сообщениями и документами, рабочие группы, мероприятия, вебинары, конкурсы, опросы. Эти механизмы внутриорганизационной социальной сети помогают сплотить сотрудников АО «ЛазерСервис» в команду.

---

СБиС дает возможность руководству АО «ЛазерСервис» быстро сформировать программу мотивации сотрудников. Используя механизмы социальных сетей, с помощью беджей, виртуальной валюты, благодарности, премии и т.п. можно значительно поднять дух персонала.

СБиС позволяет сотрудникам заводить личные странички. Они дают правдивую и разностороннюю информацию руководству предприятия о своих сотрудниках, т.к. эти страницы содержат информацию о проектах, над которыми работают сотрудники, над чем и где они трудились ранее, чем они увлекаются во внеурочное время. Личные страницы сотрудников дают возможность менеджерам подобрать профессионалов для определенного проекта, собрать команду единомышленников.

Корпоративная социальная сеть на основе СБиС позволяет организовать знакомство нового сотрудника с руководством, должностными инструкциями, своими коллегами. Так же привязка инструкций к конкретным должностям и отделам дает возможность выстроить для каждого сотрудника индивидуальную программу обучения и повышения квалификации.

СБиС дает возможность собрать сотрудников и партнеров на совещание или мероприятие, организовать их в рабочую группу по актуальному проекту. Корпоративная социальная сеть позволяет руководителям и сотрудникам данной организации в режиме рабочих групп искать и находить решения сложных вопросов, вести проекты, проводить вебинары, видеосовещания, совместно готовить и править документы, сохранять материалы в общем архиве.

СБиС позволяет проводить различные опросы, анкетирование и т.п. среди сотрудников АО «ЛазерСервис».

Корпоративная социальная сеть позволяет также эффективно организовывать совещания и периодические планерки. Специальный календарь позволяет сверяться с расписанием коллег и их графиком занятости, определить время место совещания. СБиС дает возможность присутствовать сотрудникам на совещании не только лично, но и по видеосвязи, сформулировать повестку, приложить нужные материалы, организовать обсуждение, зафиксировать итоги, поставить задачи и осуществлять контроль над их выполнением. Информация совещания доступна всем заинтересованным сотрудникам. СБиС позволяет определить время и периодичность планерок и регулярно собирать всех участников.

Следует обратить внимание на тот факт, что любая организация - это, прежде всего люди, связанные между собой деятельностью и структурой предприятия и им очень важно, как ими руководят, а СБиС способствует объединению различных иерархических групп, благодаря внутренней социальной сети, в команду единомышленников.

---

Выстроив систему организационных коммуникаций на основе СБиС, руководители АО «ЛазерСервис»:

• оградили себя от излишних сплетен на основе слухов,
• организовали эффективную передачу деловой информации,
• сократили утечку информации,
• обеспечили вниманием своих подчиненных и предоставили им всевозможные пути для «обратной связи».

Подчиненные с помощью такой организации процессов коммуникаций видят в своих руководителях не только «сухих менеджеров», которым обязаны подчиняться, но и соратников, обычных людей, со свойственными им недостатками и достоинствами.

В сфере отношений с общественностью в АО «ЛазерСервис» в первую очередь уделяется внимание созданию определенного образа, «имиджа» предприятия, широко используя возможности интернета. АО «ЛазерСервис» имеет свой официальный сайт: laserservice.ru , который содержит необходимую информацию для действующих и потенциальных партнеров.

В своих ежемесячных отчетах компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Препятствием^[25] в процессах коммуникации на предприятии является отрицательный психологический настрой сотрудников компании. Это может быть следствием, плохого настроения, отношений между сотрудниками или проблем во взаимодействии с руководителями.

Еще одна причина трудностей в организационных коммуникациях – это перегрузка каналов связи, которая может быть следствием поломки технических средств связи и обработки информации или избыточности информационных потоков.

Для преодоления препятствий в коммуникациях и повышения их эффективности можно предложить следующие мероприятия:

• систематическое информирование работников о реальном положении дел в организации на данный момент, т.к. в противном случае могут появиться слухи, основанные на страхах и пессимистических прогнозах, что спровоцирует сопротивление изменениям;
• использование максимального количества способов коммуникаций – СБиС, межличностное общение, письма, электронную почту, выступления представителей руководителей высшего звена перед сотрудниками с разъяснениями стратегических целей, с информацией о своем видении перспектив развития организации и с пояснениями преимуществ организационных изменений для каждого сотрудника;
• периодическое проведение индивидуальных бесед с сотрудниками.

Данные мероприятия направлены на снижение показателей тревожности. Такое взаимодействие руководства компании, и ее сотрудников должно отражать понимание руководством переживаний работников и сложностей, с которыми последним пришлось столкнуться. Следует проводить общие собрания, направленные на формирование оптимистичного отношения к возникающим трудностям и ввести на предприятии должность психолога.

---

Конфликты отрицательно влияют на передачу информации, следовательно, тормозят процесс передачи информации и искажают данные, таким образом, негативно действуя на всю работу предприятия, а психолог поможет избежать критических ситуаций в организации, снять напряжение сотрудников при конфликтных ситуациях. Поэтому можно сделать вывод о том, что должность психолога должна положительно повлиять на всю деятельность организации в целом.

К положительным сторонам процессов коммуникаций в рассматриваемой компании можно отнести:

• внедрение СБиС;
• проведение значительной работы по делегированию полномочий;
• своевременное и регулярное информирование всех работников о направлениях деятельности организации, ее стратегии, социальной политике, о новых проектах и задачах, об изменениях, происходящих в рамках организации и в обществе;
• использование для налаживания коммуникаций внутри организации самых разнообразных методов и способов на основе СБиС (дискуссии, встречи на разных уровнях, обсуждения проблем на страницах корпоративной социальной сети и местной печати, электронные почтовые ящики обратной связи и т.д.)

Всесторонне анализируя процессы коммуникаций АО «Лазер Сервис» можно прийти к выводу, что использование руководством инновационных технологий, в ходе организаций коммуникационных процессов, способствует и эффективной управленческой деятельности. Опыт работы данной компании подтверждает, что коммуникации, организованные группой компетентных руководителей являются мощным средством усовершенствования работы предприятия и повышения его эффективности в целом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведенного исследования удалось всесторонне проанализировать процесс коммуникаций – изучить понятие «коммуникации», свойства, направления, каналы данного процесса. Были изучены принципы эффективности коммуникационных процессов и исследовано их значение для функционирования предприятия. Так же удалось определить и проанализировать основные функции коммуникаций, подробно рассмотреть и классифицировать средства и виды коммуникаций, т.е. систематизировать теоретические представления об организационных и межличностных коммуникациях.

В процессе хода данного исследования удалось изучить процесс формирования каналов коммуникаций, описать барьеры, возникающие при этом, и указать пути их преодоления.

---

В практической части исследования был проведен анализ функционирования эффективных организационных и межличностных коммуникаций на российском предприятии и их влияния на эффективность руководства изучаемой организации. На основе полученных данных были разработаны рекомендации по совершенствованию процессов коммуникаций на исследуемой фирме:

• проводить систематическое информирование сотрудников о реальном положении дел в организации,
• для информирования сотрудников использовать максимальный набор способов и средств коммуникаций,
• пояснять сотрудникам преимущества организационных изменений,
• раскрывать перед сотрудниками перспективы развития предприятия,
• ввести на предприятии должность психолога,
• стимулировать сотрудников к самообразованию,
• способствовать повышению квалификации сотрудников.

По данным исследований, эти меры снижают показатели тревожности в коллективе, повышают эффективность деятельности руководства и способствуют продуктивному функционированию организации в целом.

Следует отметить тот факт, что на предприятиях нашей страны коммуникационные процессы претерпели коренное изменение. От административно-командной системы наша страна быстро и в короткий срок перешла к рыночным отношениям и изменила подход к организации внешних и внутриорганизационных коммуникаций.

На примере анализа процессов организационных и межличностных коммуникаций АО «ЛазерСервис» удалось выяснить, как формируются и функционируют коммуникационные процессы в ведущих компаниях, выделить сильные и слабые стороны внутриорганизационной деятельности данных предприятий, сформулировать рекомендации.

Следует отметить тот факт, что в современных условиях развития российской экономики для устойчивого функционирования предприятий постоянно идет поиск новых источников повышения эффективности их деятельности. Все большее научное и практическое значение получают нематериальные факторы, одним из которых являются организационные и межличностные коммуникации, т.к. если руководство предприятия не будет учитывать коммуникационные потребности организации, если оно не владеет необходимыми коммуникационными навыками и знаниями, то неминуемо проявятся следующие проблемы:

• неполное использование кадрового потенциала,
• избыточная длительность производственного и управленческого циклов,
• неспособность своевременно реагировать на изменение спроса и т.п.

---