Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией, АО «Лазер Сервис».pdf

• опровержение слухов пользующимися доверием лицами,
• введение цензуры,
• создание специальных правительственных учреждений, таких, как центры контроля слухов, основной функцией которых является прекращение слухов посредством их изучения, а также сбора и распространения достоверной информации.

Руководители используют данный информационный канал в следующих целях:

• для изучения мнений сотрудников;
• готовности сотрудников к переменам;
• для определения «узких» мест в руководстве организации.

По неформальным каналам в организации передается следующая информация:

• предполагаемые меры по ужесточению контроля;
• грядущие повышения и понижения сотрудников;
• изменения организационной структуры;
• информация о личных пристрастиях руководителей и т.д.

Межличностные коммуникации^[19] - этот вид коммуникаций играет важную роль в эффективном управлении организацией, т.к. руководитель тратит примерно от 50 % до 90% своего времени на разговоры, т.е. на межличностный обмен информацией.

Однако индивидуальные особенности людей в контексте передачи информации содержат в себе проблемы межличностных коммуникаций.

Заместитель заведующего кафедрой общего и стратегического менеджмента Нижегородского филиала ГУ ВШЭ, бизнес - консультант Михаил Васильевич Плотников в своей статье «Эффективные коммуникации в организации» выделяет следующие основные барьеры на пути межличностных коммуникаций и предлагает правила эффективного слушания, которые помогают их преодолеть.

Основные барьеры на пути межличностных коммуникаций^[20]:

• барьеры восприятия — неоднозначность интерпретации смысла сообщения. Это зависит от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего этот барьер проявляется в виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных установками людей;
• семантические барьеры — это неоднозначность толкования смысловых оттенков слов: паралингвистических (интонация, тон, скорость); невербальных факторов речи (жесты, мимика, поза, взгляд);
• барьеры обратной связи — это неэффективная обратная связь, которая не дает отправителю достаточной информации о правильности восприятия его сообщения;
• неумение слушать — люди чаще ориентированы на экспрессию собственного внутреннего мира, чем на восприятие и анализ внешней информации.

Специалисты по менеджменту сформулировали десять правил эффективного слушания^[21], которые помогают преодолеть последний барьер:

---

• прежде всего, перестаньте говорить;
• помогите говорящему раскрепоститься;
• покажите, что вы готовы слушать;
• устраните раздражающие моменты;
• сопереживайте говорящему;
• будьте терпеливы;
• сдерживайте свой характер;
• не допускайте споров и критики;
• задавайте вопросы;
• и еще раз: перестаньте говорить.

Существуют следующие способы повышения эффективности межличностных коммуникаций:

• проясняйте свои идеи до того, как начнете их высказывать (передавать другим людям);
• будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам;
• следите за выражением своего лица, жестами, позой, интонациями;
• выражайте открытость и готовность понимать;
• добивайтесь установления обратной связи, используя следующие приемы:

1. задавайте вопросы;
2. попросите собеседника пересказать ваши мысли;
3. оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
4. контролируйте первые результаты работы;
5. всегда будьте готовы ответить на вопросы.

Понимание процесса межличностного обмена информацией и методов совершенствования умения взаимодействовать, общаться, способствует значительному увеличению эффективности управленческой деятельности.

1.4. Современные информационные технологии и технические средства управления, их значение в обеспечении эффективных коммуникаций в организации.

За последние годы кардинально изменились информационные технологии и технические средства управления. Появились новые продукты, новшества в применении компьютеров и способах хранения информации.

Технические средства управления (КТС - комплекс технических средств) - это аппаратура приема и обработки информации. Как отмечает П. Кнорринг, КТС жизненно необходим всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее техника, чем лучше руководитель ее использует в своей деятельности, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления.^[22]

---

Комплекс Технических Средств (КТС) включает в себя:

• ЭВМ (электронные вычислительные машины),
• АВТ. (аналоговые вычислительные машины),
• Управляющие вычислительные машины,
• Компьютерную технику (компьютеры),
• АСУ (автоматизированные системы управления),
• Сеть Интернет и «виртуальные предприятия»,
• Организационную технику (копировальные устройства, композеры, радиотелефоны, фотонаборная техника, аппаратура микрофильмирования, диктофонная техника и др.)

Эффективность КТС управления и программных средств зависит от следующих условий:

• от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств коммуникации,
• от совершенства программного обеспечения,
• от профессиональной подготовленности пользователей КТС и программных средств.

Конец 80-х и начало 90-х годов - это «заря информационной эры», т.к. в это период использование информации считалось важнее процесса ее создания, хранения или передачи с помощью электронных средств. В ходе данного периода вычислительная мощность и возможности ЭВМ выросли до беспрецедентных размеров, а стоимость вычислений резко снизилась.

Сегодня такие же колоссальные изменения происходят в области телекоммуникаций. Люди имеют возможность доступа к информации, совместного ее использования и передачи с такой скоростью и так дешево, как никогда раньше.

Непосредственное отношение к компьютеризированным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв, т.к. границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся менее заметными. В настоящее время компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникационные сети становятся более компьютеризированными.

В дополнение к компьютерам в телекоммуникационных системах используют:

• телефоны и телевизионные технологии,
• беспроводные мобильные радиосистемы, использующие оптоволоконные кабели.

Телекоммуникационные системы предполагают, что пользующиеся ими люди выполняют свою работу или часть ее на дому, а связь с офисами поддерживается посредством компьютерных линий связи.

Преимущества телекоммуникаций для работников заключаются в следующем:

• в отсутствии отвлекающих моментов,
• в уменьшении затрат времени и денег на общение,
• в возможности снизить расходы на рабочую одежду,
• в провождении большего времени с членами семьи или обеспечении ухода за ними.

Выгоды для организаций состоят:

---

• в повышении производительности труда,
• в снижении потребности в рабочих площадях,
• в возможности привлечения талантливых людей, живущих в отдаленных местностях,
• в повышении уровня лояльности работников.
• в обмен на домашний комфорт некоторые индивиды увеличивают свой рабочий день и интенсивность труда.

Электронная почта^[23] - это коммуникативная компьютерная система, позволяющая мгновенно передавать сообщения конкретному лицу и множеству адресатов, которые будут храниться в их персональном компьютере до тех пор, пока их не прочтут.

С помощью системы Интернет (стремительно растущей информационной среды, связывающей компьютерные сети в глобальном масштабе) миллионы людей могут получать информацию практически обо всем, что их интересует, и потенциально осуществлять коммуникации с любым человеком, имеющим компьютер.

Электронная почта может быть использована для передачи компьютерных файлов, а также для обмена по электронному стандарту. Организации, предоставляющие услуги электронной почты, имеют доступ к различным базам данных, что дает пользователю возможность:

• получать самые свежие новости и финансовую информацию,
• отчеты о кредитоспособности,
• производить электронные банковские операции,
• приобретать товары.

И все это можно делать, не выходя из дома.

Основные преимущества систем электронной почты - это высокая скорость передачи и удобство пользования. Но отсутствие непосредственного личного контакта вызывают трудности в точной передачи информации и интерпретации эмоций и чувств.

В организациях наряду с электронной почтой и интеллектуальными автоответчиками используются электронные доски объявлений для передачи рутинной информации, для уменьшения бумажной работы и хранения необходимой информации. Помимо поддержания контактов электронные доски объявлений могут стать полезными в повседневной работе компаний.

Многие организации создают виртуальные, не нуждающиеся в помещениях и рабочих столах офисы^[24], в которых основными средствами производства являются компактные коммуникационные средства:

• электронная почта,
• сотовые телефоны,
• портативные компьютеры,
• факсимильные аппараты,
• модемы,
• системы проведения видеоконференций.

Вооруженные ими сотрудники могут выполнять работу практически в любом месте (в офисах заказчиков, в автомобилях, в ресторанах и т.д.) Однако в данных условиях работы могут утрачиваться возможности социального взаимодействия.

---

Следует отметить тот факт, что профессионально подготовленный и эффективно работающий руководитель обязан знать возможности и широко применять на практике этот мощный набор технических средств управления и современных информационных технологий.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ВЛИЯНИЯ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ НА ЭФФЕКТИВНОСТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ РОССИЙСКОЙ ФИРМЫ АО «ЛАЗЕРСЕРВИС»

АО «ЛазерСервис» одно из ведущих, динамично развивающихся предприятий российского военно-промышленного комплекса, предоставляющее услуги в области послепродажного обслуживания вооружения и военной техники.

Информация о деятельности данной организации размещена на официальном сайте www.laserservice.ru.

АО «ЛазерСервис» создано на основании решения Правления ОАО РАО «ЕЭС России» в июне 2003 года. Данное предприятие находится в городе Москве.

АО «ЛазерСервис» осуществляет производство и поставку запасных частей, комплектующих изделий, контрольно-проверочной аппаратуры, а также разработку технологического оборудования и технической документации. Современное технологическое оснащение производства и наличие необходимых лицензий, выданных российскими федеральными органами, позволяют организации качественно проводить выполнение всех видов работ послепродажного обслуживания авиационной техники.
Взаимодействуя с российскими субъектами военно-технического сотрудничества, «ЛазерСервис» выполняет работы по ремонту авиационной техники для иностранных заказчиков.

Основные заказчики АО «ЛазерСервис»: Министерство обороны Российской Федерации, ФГУП «Рособоронэкспорт», ОАО «Авиационная холдинговая компания «Сухой», ОАО «Российская самолетостроительная корпорация «МиГ».

Основной вид деятельности компании — предоставление услуг по монтажу, техническому обслуживанию, ремонту и восстановлению летательных аппаратов и двигателей летательных аппаратов, включая составные части ракет космического назначения.

---