Файл: Повышение эффективности закупочной деятельности на основе внедрения информационных технологий.pdf

Для проведения XYZ анализа составлена таблица 5.

Таблица 5

XYZ -анализ

В группу «Х» попали товары, которые имеют самый устойчивый спрос. Среднемесячный объем закупок отклоняется всего на 7% (строительные смеси) и 9% (электротовары). Данные товары должны активизироваться в закупках.

2.3. Повышение эффективности закупочной деятельности на основе внедрения информационных технологий

Внедрение портала для совместной работы с поставщиками изменит процесс работы по отслеживанию качества логистического сервиса следующим образом: поставщику не нужно будет ждать отчета, а нужно будет зайти на портал и выгрузить отчеты с него. Далее если у поставщика будут претензии по анализу ошибок, то поставщик уже будет обращаться в отдел логистики для более подробного объяснения.

Благодаря данному внедрению увеличится качество логистического сервиса поставщика, как следствие из этого увеличится скорость реагирования на запросы от торговых центров, оптимизируется уровень товарного запаса и уменьшится стоимость хранения товарного запаса. Для сотрудников, которые отвечают за проект по отслеживанию логистического сервиса поставщиков, существенно сократится время на ручной труд, а именно, выгрузку отчетов из базы данных и анализ полученных данных, так как еженедельно на веб портале будут автоматически публиковаться отчеты по уровню предоставляемого логистического сервиса от поставщиков вместе с анализом ошибок. Так как большая часть ошибок, а именно 50 процентов, связана с некорректными мастер-данными в заказе и некорректно заполненными отгрузочными документами, то время на анализ ошибок значительно сократиться.

Для обеспечения корректного предоставления данных на портале необходимо выполнить следующие условия:

• должен быть составлен список основных ошибок для автоматического анализа данных;
• сформировать доступную систему показателей (Suppliers scorecard);
• внести данные по срокам выполнения заказа для поставщиков, работающих через РЦ;
• добавить контактные данные поставщиков;
• добавить данные по выходным и праздничным дням поставщика;
• поддерживать корректную информацию по минимальному размеру заказа (MOQ – minimum order quantity);
• Добавить данные по выходным и праздничным дням Торговых центров.

Вся необходимая информация будет выгружаться из корпоративной информационной системы MDW. Ниже представлен список из всех необходимых данных, которые нужны для расчета качества логистического сервиса и его анализа:

• Дата заказа
• Данные по обороту компании
• Мастер-данные поставщика
• Мастер-данные по артикулам
• Выходные дни поставщика
• Данные по срокам выполнения заказа и графика доставки
• Информация о минимальном размере заказа

Таблица 6

Основные причины некорректной поставки

• Информация по запасам
• Информация о государственных праздниках

С помощью вышеуказанной информации будет осуществляться причинно-следственный анализ, который предназначен для того, чтобы выявить основные расхождения в непрерывной работе поставщика. Анализ учитывает проверку мастер-данных, управление заказами, транспортировку и т.д. В таблице 3.1 описаны самые частые ошибки.

Также будет измена формула расчета одного из основных KPI, а именно задержанные поставки (таблица 7).

Таблица 7

Новая формула для расчета показателя «задержанные поставки»

На рисунке 4 отображен пример того, как будут учитываться заказы в месячном отчете по качеству логистического сервиса.

Расчет KPI предоставляется через 7 дней после окончания месяца

Текущий календарный месяц

Пример А

ПДТ = Планируемая Дата Поставки

ДП = Дата поставки

Дата заказа

ПТД

ДП

ПТД

ПТД

ДП

ДП

ПДТ=ДП

Пример Б

Пример В

Пример Д

Открытые или удаленные заказы считаются недопоставленными

Заказы, у которых планируемая дата поставки была в текущем месяце, а приемка была осуществлена в следующем, считаются как опоздавшие

Рис. 4. Пример учета заказов для месячного отчета

После внедрения информационного портала для совместной работы с поставщиками компания планирует увеличить качество логистического с 74% до 85%.

Стоит отметить, что данный портал будет использовать веб платформу уже существующего портала. Данный портал предоставляет поставщику данные по продажам, остаткам, промо-акциям, приемкам и мастер-данным. Данный портал помогает поставщику планировать производство собственной продукции, тем самым обеспечивая оптимальную деятельность предприятия.

Теперь рассмотрим на поставщике ROSSTYLE, как именно повышение качества логистического сервиса скажется на уровне запасов и заказов. В таблице 8 представлены ожидаемые показатели качества логистического сервиса.

Таблица 8

Ключевые показатели эффективности логистики поставщика Rosstyle (как будет)

Если предположить, что спрос на продукцию останется прежним, то будет заметно, как с повышением качества логистического сервиса торговые центры уменьшают размер заказ и оптимизируют уровень запаса. Повышение качества логистического сервиса определённо приведет к тому, что торговые центры будут доверять поставщикам и знать, что все заказанное количество товара будет поставлено в полном объеме.

Вывод по главе 2

Данная глава представляет пути совершенствования закупочной деятельности внешнеторгового предприятия АО «ВостокТехТорг» на основе использования современных информационных технологий, а также разработки технологии выбора и анализа поставщиков. С помощью аналитических расчетов доказана эффективность внедрения информационного портала для работы с поставщиками товаров. Предлагаются возможности использования зарубежного опыта в практике закупочной деятельности АО «ВостокТехТорг».

Заключение

Главной задачей органов снабжения предприятия является своевременное и оптимальное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей комплектности и качества. Решая эту задачу, органы снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Планирование закупок осуществляет менеджер по закупкам (менеджер товарной категории, специалист по закупкам) Службы планирования и реализации закупок. Общую координацию этого процесса в увязке с остальными процессами в цепи поставок ведет менеджер товарного направления коммерческого департамента «Дирекция по маркетингу и продажам».

В результате исследования рассмотрено содержание и значение закупочной деятельности, основные формы закупочной деятельности, охарактеризованы особенности закупочной деятельности внешнеторгового предприятия. Выделены этапы организации закупочной деятельности процесс осуществления аналитической работы в закупочной деятельности. Представлена общая характеристика анализируемого внешнеторгового предприятия АО «ВостокТехТорг». Следующая глава направлена на обобщение и практический анализ применения инструментов организации закупочной деятельности для внешнеторгового предприятия АО «ВостокТехТорг».