Файл: Повышение эффективности закупочной деятельности на основе внедрения информационных технологий.pdf

Мониторинг и координация работ включают в себя: мониторинг выполнения договорных обязательств поставщиков, выполнения ими сроков поставки продукции; контроль за расходами на материальные ресурсы в производстве; входящий контроль за качеством и полнотой поступающих материальных ресурсов; контроль запасов; Требования к поставщикам и транспортным организациям; анализ эффективности службы снабжения, разработка мероприятий по координации деятельности снабжения и повышению ее эффективности [9, с. 71].

В рыночных условиях компании имеют право выбирать поставщика и, следовательно, покупать более эффективные материальные ресурсы. Это заставляет персонал снабжения предприятия тщательно изучать качество продукции, поставляемой разными поставщиками. Формирование регламентов, прогнозов и разработка планов материально-технического снабжения, установление финансовых отношений и координация работы с коммунальными службами, входящими в состав предприятия, сосредоточены на базе коммунальной службы предприятия [15, с.63].

1.2. Основные формы закупочной деятельности коммерческих предприятий

Компанией-покупателем могут быть промышленные и производственные компании, посредники, органы государственной власти и общественных организаций и другие. Организация деятельности по приобретению зависит от типа компании, которая является покупателем. В закупках можно выделить два аспекта: управление поставщиками и закупки.

Управление поставщиками является стратегическим аспектом закупок, который относится к рационализации существующих баз поставщиков, координации работы, оценке показателей эффективности и построению потенциала деятельности. Управление поставщиком включает в себя: принятие решения о покупке; оценки поставщиков; обработка базы поставщиков; привлечение поставщиков для решения собственных проблем и реализации программ; ведение переговоров; отношения с поставщиками; бенчмаркинг; мониторинг функции поставщиков [15, с.47].

Организация закупок является оперативно-тактической деятельностью и включает в себя следующие вопросы: размещение заказов у ​​поставщиков; управление запасами; прием и хранение материалов; подготовка документов к оплате.

В рыночных условиях компании было предоставлено право выбора поставщика, выбора закупаемых материалов, их качества, наиболее подходящих сроков поставки. Закупка материальных ресурсов - сложный процесс, который может привести как к большой прибыли, так и к значительным убыткам. В этом контексте необходимо сформировать систему управления закупками для материальных ресурсов, включая методы и формы закупок; выбор поставщиков; стратегии управления запасами товаров и др. [14, с.28].

Перечисленные компоненты являются основой для совершенствования подхода к управлению закупками бизнеса в конкретных бизнес-условиях и могут повысить эффективность управления ресурсами. В закупках есть три основных метода закупок: - оптовые закупки; - обычные покупки небольшими партиями; - закупки по мере необходимости [19, с.75].

Метод оптовых закупок предполагает поставку материальных ресурсов в больших количествах за раз.

Преимуществами этого метода являются простота оформления документов, гарантия доставки всего объема заказа и повышенные торговые скидки. Недостатками этого способа являются необходимость больших складских площадей и снижение оборачиваемости капитала.

При регулярных закупках небольшими партиями компания заказывает необходимое количество товара в течение определенного периода времени. Преимущества этого метода заключаются в ускорении оборота капитала и экономии места для хранения [10, с. 45].

Типы закупок можно классифицировать более подробно следующим образом (рис. 1):

Рис. 1. Формы закупочной деятельности [16, c.38]

- прямые закупки (закупки осуществляются у производителей);

- встречные закупки (закупки осуществляются у поставщиков, которые тоже являются потребителями);

- лизинг (аренда складского оборудования);

- новая закупка (покупка совершается впервые и может потребовать проведение исследований);

- повторная закупка;

- измененная повторная закупка (в спецификацию заказа внесены изменения по цене, по условиям поставки);

- комплексная закупка [14, c.33].

Наиболее распространены такие методы управления закупками как метод увеличения объемов закупок, метод прямого расчета объемов закупки, метод уменьшения объемов закупок. При использовании метода увеличения объемов закупок в принятии решения о закупке учитывается спрос на конкретные виды продукции, анализ спроса за год с учетом возможных сезонных колебаний, определяется объем спроса достаточный для создания запасов продукции. Решение принимается в зависимости от количества заказов, а не от количества проданного товара [18, c.96].

Метод уменьшения объемов закупок подразумевает ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, которая не пользуется спросом. На основании этого определяются объемы запасов продукции, которые следует сократить, либо ликвидировать. Объемы медленно реализуемых видов товаров сводятся к минимуму.

При транзитной форме поставок предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, которые производят или добывают их. При этом устанавливаются прямые хозяйственные связи между предприятием-потребителем и предприятием-поставщиком. Применяется при оптовых закупках сырья большими партиям со склада предприятия-изготовителя [17, c.56]. При такой форме поставки стоимость закупки обычно меньше, чем при складской форме. Ограничивается только минимальным объемом партии, ниже которой поставка становиться экономически не выгодной для предприятия-изготовителя.

При складской форме поставок, предприятие получает нужные материальные ресурсы с баз и складов поставщиков. Экономически целесообразно использовать данную форму поставок для материалов, которые потребляются в небольших количествах. Это позволяет избежать образования излишков на складах, и способствует улучшению использования материальных ресурсов, снижая издержки предприятия. В современных условиях хозяйствования транзитная форма снабжения имеет ряд недостатков [13, c.187].

Поставки осуществляются строго в соответствии с транзитными нормами. При транзите имеются сложности в комплектном обеспечении потребителей средствами, поскольку в поставках обычно принимают участие несколько предприятий-поставщиков, не имеющих единого цикла, ритма производства и поэтому поставляющих продукцию в различные сроки.

1.3. Управление закупочной деятельностью методом ABC и XYZ – анализов

Все рассмотренные до этого системы управления запасами связаны с определенным порядком контроля их фактического уровня на складах, что часто требует расходов финансовых, трудовых и информационных ресурсов, особенно для многономенклатурных запасов. Однако обычно из общего числа наименований наибольшая стоимость запаса (или основная доля расходов на управление ими) приходится на относительно небольшое их количество. Данная зависимость демонстрирует АВС-анализ [14, c.39].

В общем случае АВС-анализ является методом, при помощи которого определяют степень распределения конкретной характеристики между отдельными элементами какого-нибудь множества. В его основу положено допущение, что относительно небольшое количество видов товаров, которые должны неоднократно закупаться, составляет большую часть общей стоимости закупаемых товаров.

В основе метода АВС лежит так называемое правило Паретто. В соответствии с методом Паретто множество управляемых объектов делится на две неодинаковые части (80/20). Широко распространенный в логистике метод АВС предлагает более глубокое разделение – на три части [19, c.77].

По отношению к управлению материальными запасами метод АВС можно определить как способ нормирования и контроля за состоянием запасов, сущность которого состоит в разбивке номенклатуры N, реализованных товарно-материальных ценностей на три неравных подмножества А, В и С на основе некоторого формального алгоритма.

Для проведения АВС-анализа необходимо:

1) установить стоимость каждого товара (по закупочным ценам);

2) расположить товары по убыванию цены;

3) найти сумму данных о количестве и расходах на приобретение;

4) разбить товары на группы в зависимости от их удельного веса в общих расходах на приобретение.

В зависимости от расходов товарные запасы делятся на три группы – А, В, С по их удельному весу в общих расходах на приобретение. Однако распределение не обязательно проводится на три группы, число групп и их пределы выбираются произвольно. Наиболее распространенной является следующая классификация [2, c.56]:

Группа «А»: наиболее дорогие и ценные товары, на долю которых приходится приблизительно 75-80% общей стоимости запасов, но они составляют лишь 10-20% общего количества товаров, которые находятся на хранении.

Группа «В»: средние по стоимости товары. Их доля в общей сумме запасов составляет приблизительно 10-15%, но в количественном отношении эти запасы составляют 30-40% хранимой продукции.

Группа «С»: самые дешевые. Они составляют 5-10% от обще стоимости изделий, и 40-50% от общего объема хранения.

Анализ АВС показывает значение каждой группы товаров. Обычно на 20% всех товаров, которые находятся в запасах, приходится 80% всех расходов. Исходя из этого, для каждой из трех групп товаров закладывается разная степень детализации при планировании и контроле.

Анализ АВС позволяет классифицировать ассортиментные единицы по их стоимости. Принцип дифференциации ассортимента в процессе анализа XYZ иной – здесь весь ассортимент делят на три группы в зависимости от равномерности спроса и точности прогнозирования [4, c.39].

В группу «X» включают товары, спрос на которые равномерный, или может незначительно колебаться. Объем реализации по товарам, включенным данную группу, хорошо прогнозируется.

В группу «Y» включают товары, объем потребления которых колеблется. В частности, в эту группу могут быть включены товары с сезонным характером спроса. Возможности прогнозирования спроса по товарам данной группы – средние.

В группу «Z» включают товары, спрос на которые возникает лишь эпизодично, какие-либо тенденции отсутствуют. Прогнозировать объемы реализации товаров группы «Z» сложно.

Вывод по главе 1

В результате исследования рассмотрено содержание и значение закупочной деятельности, основные формы закупочной деятельности, охарактеризованы особенности закупочной деятельности внешнеторгового предприятия. Выделены этапы организации закупочной деятельности процесс осуществления аналитической работы в закупочной деятельности.

2. Анализ организации закупок и поставки на примере АО «ВостокТехТорг»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Успешно действуя в течение более 20 лет на рынке поставок производственно-технической продукции в Республику Саха (Якутия) и ближайшие регионы, АО «Востоктехторг», имеет заслуженный авторитет, который, в сложившейся ситуации, обеспечивает ряд преимуществ при выборе покупателем надежного поставщика, также как и наличие на складах достаточных материальных резервов.

У фирмы имеется положительный опыт работы с предприятиями, осуществляющими свою деятельность в области строительства, энергетики, жилищно-коммунального хозяйства, добычи алмазов и золота и многими другими. Ассортимент, предлагаемой АО «Востоктехторг» продукции, превышает 13 тысяч наименований, из которых большую часть составляет продукция производственно-технического назначения.

АО «Востоктехторг» является поставщиком товаров высокой технической сложности, что также является нашим приоритетом. Фирма располагает собственным складским комплексом, включающим в себя и погрузо-разгрузочную технику, позволяющим принимать, хранить и отгружать и доставлять до потребителя закупленную продукцию надлежащим образом и с минимальными затратами. Недвижимое имущество, грузовые автомобили и товары на складе застрахованы от возможных рисков. Кроме этого высококвалифицированные специалисты и высокопрофессиональный менеджмент обеспечивают отсутствие нецелевых расходов, гибкость и оперативное реагирование на потребности клиентов и рынка.