Файл: Основные функции в системе менеджмента. Теория менеджмента.pdf

Процессуальные теории основаны на том, что поведение людей зависит не только от присутствия или отсутствия потребностей, но и от того, как человек воспринимает окружающую его действительность и каковы его ожидания, связанные с данной ситуацией, и возможные последствия выбранного им поведения^[29].

Три основные процессуальные теории мотивации: теория ожиданий, теория справедливости и модель Портера – Лоулера.

Теория ожиданий предполагает, что человек будет нацелен на достижение какой-либо цели только тогда, когда будет уверен, что в случае успеха получит достаточное удовлетворение своих потребностей. Мотивация наиболее эффективна, если человек уверен, что он обязательно сможет достичь поставленной цели и в результате этого получит особо ценное вознаграждение. Если вероятность этого успеха или ценность вознаграждения для него не высока, то его мотивация ослабевает.

Теория справедливости утверждает, что основным мотивирующим фактором является отношение ожидаемого вознаграждения к затраченным усилиям, и сравнение этого вознаграждения с вознаграждением, полученным другими сотрудниками за аналогичную работу. Несправедливость вознаграждения ведет к возникновению психологического напряжения. В этом случае человек будет уменьшать затрачиваемые усилия. В случае переоценки своего труда он, как минимум оставит объем затрачиваемых усилий на прежнем уровне или даже увеличит его.

Модель Портера – Лоулера базируется на том, что мотивация зависит как от потребностей, так и от ожиданий и восприятия работниками справедливого вознаграждения. При этом результативность труда находится в зависимости от приложенных работником усилий, его характерных особенностей и возможностей, а также оценки им своей роли. Объем затрачиваемых усилий зависит от того, как он оценивает ценность вознаграждения и уверен ли он в том, что оно будет получено.

Контроль

Контроль как одна из основных функций управления заключается в сравнении реально достигнутых результатов с запланированными. Задачей контроля является учет результатов работы организации и их количественная и качественная оценка. Достигается это с помощью наблюдения, проверки всех сторон деятельности организации, учета и анализа статистической информации. Ранее принятые решения, планы, нормы и нормативы корректируются по данным полученным в ходе контроля. Подготавливаются и принимаются новые управленческие решения^[30].

---

Существует множество типов классификации видов контроля. Важнейшими из них являются следующие:

• по времени осуществления;
• по степени охвата;
• по срокам проведения;
• по форме осуществления.

По времени осуществления контроль делят на:

• предварительный контроль;
• текущий контроль;
• заключительный контроль.

По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления^[31].

Осуществляется предварительный контроль до начала фактических работ. Обычно он в форме определенной политики, процедур и правил. Применяется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов - это анализ деловых и профессиональных навыков и знаний, которые требуются для выполнения должностных обязанностей сотрудников. Ликвидировать нехватку соответсвующих знаний призвано профессиональное обучение. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно^[32].

Предварительный контроль в области материальных ресурсов наиболее актуален в сфере материального производства. Его сущность заключается в выработке стандартов минимально допустимых уровней качества, проведении проверок соответствия используемых материалов этим требованиям и обеспечении их запасов в организации на достаточном для бесперебойного функционирования уровне.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования^[33]. Бюджет даёт уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, то они у нее будут.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ и заключается в проверке объемов и качества выполняемых работ. Объектом текущего контроля является подчиненные сотрудники, а субъектом их непосредственный начальник. Целью текущего контроля является своевременное выявление и устранение нарушений и отклонений. Для осуществления эффективного текущего контроля необходимо наличие обратной связи в организации, которая позволяет руководству получать необходимую объективную информацию о состоянии дел.

---

Заключительный контроль проводится после окончании работ и заключается в установлении соответствия полученного результата поставленным перед организацией целям. Заключительный контроль дает руководству организации информацию, которая будет необходима для планирования, если в дальнейшем потребуется выполнение аналогичных работ. Кроме того, если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно. По словам Ньюмена: «Измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо для того, чтобы сформулировать будущие ожидания о существовании тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением»^[34].

По степени охвата контроль делится:

• общий (проверяется вся производственно-хозяйственная деятельность);
• выборочный (проверяются особым образом отобранные из партии образцы продукции).

По срокам проведения различают:

• систематический;
• периодический;
• разовый.

Систематический контроль обычно проводится в заранее установленном режиме и используется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно – хозяйственной деятельности предприятия. При этом, чем более важен проверяемый процесс или объект, тем чаще проводятся проверки.

В повседневной  деятельности организации используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. Одной из форм периодического контроля является статическая отчетность.

Разовый контроль обычно проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого – либо отдельного аспекта или всей производственно – хозяйственной деятельности.

По форме осуществления выделяют следующие виды контроля:

• финансовый контроль;
• административный контроль;
• технический контроль.

Финансовый контроль проводится с помощью финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям.

Административный контроль осуществляется за соответствием результатов деятельности планируемым показателям.

Технический контроль используется для проверки состояния оборудования.

В процессе контроля выделяют три этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе используется комплекс различных мер.

---

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании^[35].

Второй этап - сравнение показателей функционирования с заданными стандартами и определение допустимых отклонений. Система контроля должна срабатывать лишь в случае существенных отклонений от заданных стандартов, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

На заключительном этапе определяется и осуществляется комплекс мер по приведению в соответствие получаемых результатов плановым показателям.

Координация

Координация — это общий процесс достижения единства усилий всех подсистем (подразделений) организации для реализации ее задачи целей^[36].

В процессе управленческой деятельности при всех действиях, связанных с согласованием усилий, установлением приоритетов, иерархии, распределением всех видов ресурсов и средств на всех этапах управленческого цикла присутствует функция координации. Ввиду такой её особенности её относят к общим функциям, не включенным в управленческий цикл.

Так на этапе определения целей она используется при выборе первостепенных целей и ранжированию целей по значимости, на этапе планирования - при установлении последовательности действий и обеспеченности ресурсами, организации - при распределении ресурсов, расстановке персонала, установлении заданий, а на этапе контроля и регулирования - выборе наиболее значимых отклонений и определении очередности корректирующих действий.

Координация - это центральная функция процесса управления, которая обеспечивает, его бесперебойность и непрерывность всего процесса и взаимосвязь всех его функций.

Главная задача координации состоит в достижении согласованности в деятельности всех подразделений организации с помощью установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними.

Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы организации.

Выделяют три основополагающих принципа координации: единство команд; цепь команд (или скалярная цепь); интервал управления^[37].

Принцип единства команд заключается в том, что у работника должен отвечать за свою работу только перед одним начальником. Концепция единства команд в регулировании бизнеса была выдвинута Анри Файолем. Файоль твердо верил в единство команд: «Тело с двумя головами в обществе, также как и в животном мире, является монстром, которому трудно выжить».

---

Скалярная цепь является еще одним принципом менеджмента, который выдвинул А.Файоль. Идея скалярной цепи состоит в том, что линия власти в организации начинается наверху и опускается вниз, через всю организацию, образуя единую целостную цепь.

Скалярная цепь предназначена для определения формальных связей между подчиненными и непосредственными начальниками по всей организации и для укрепления единства команд. Однако для облегчения и ускорения коммуникаций Файоль предложил так называемые «мостики» (Рис.2)^[38], связывающие менеджеров одного уровня. Менеджер на позиции «Е» может связаться с менеджером на позиции «Ж» (без передачи послания по всему пути вверх по одной стороне пирамиды и обратно, вниз — по другой). «Мостики» — это разновидность неформальной организации, которые используются, если информация, необходимая для координации двух подразделений, не является предметом рассмотрения руководства, находящегося на более высоких уровнях управленческой иерархии.

Рисунок 2. Скалярная цепь и «мостик»

Интервал управления (или интервал контроля) — это количество людей или производственных единиц (подразделений), которые контролирует руководитель. Выбор правильного интервала управления — очень важный момент. В зависимости от числа подчиненных у руководителя его интервал управления часто называют «узким» или «широким». В организациях с многоуровневой организационной структурой наиболее распространен узкий интервал управления, а для организаций с «плоской» организационной структурой более характерен относительно широкий интервал управления.

Практическая часть

Общая характеристика

Общество с ограниченной ответственностью «Домовенок» создано и действует в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации об обществах с ограниченной ответственностью. Общество является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

Цели деятельности ООО «Домовенок»:

Получение максимально возможной прибыли и расширение рынка реализации продуктов питания.

Основной вид деятельности - осуществление розничной торговли в целях обеспечения населения продуктами питания и непродовольственными товарами повседневного спроса.

Помимо этого, ООО «Домовенок» осуществляет следующие виды деятельности:

---