Файл: Этапы внедрения проектных технологий в организацию (Сущность проектных технологий организации).pdf

Однозначно, в нашей жизни мы не раз сталкиваемся с понятием «проект». Каждое научное общество дает свое определение данному понятию, но цель, смысл, идея в нем одна.Проект - это комплекс усилий, предпринимаемых с целью получения конкретных уникальных результатов в рамках отведенного времени и в пределах утвержденного бюджета, который выделяется на оплату ресурсов, используемых или потребляемых в ходе проекта. [1]

Проекты были, есть и будут во всех без исключения организациях, бывают они самыми разнообразными: маcштабными и не очень, сложными и простыми, с риском и практически без него, соответственно проекты могут приводить к самым различным результатам.

Принципы современного управления применимы ко всем этим проектам в самых различных компаниях. Если сделать анализ самых разнообразных научных обществ, то прийти к такому выводу, что понятия и определения незначительно отличаются, а если выделить их основу, то можно получить следующее определение: проект имеет цель, план и контролируемое изменение состояния, какой-либо (любой) системы, в условиях ограниченности ресурсов и времени, с использованием определенных средств и методов [2,3].

Целью работы является анализ этапов внедрения проектов в организацию.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

- Исследовать сущность проектных технологий организации;
- Раасмотреть основные стадии проекта;
- Изучить особенности управления проектами организации в современных условиях;
- Навести характеристику предприятия;
- Проанализировтаь формирование команды на примере ООО «КВИНТА-Т»;
- Рассмотерть разрешение конфликтов в команде;
- Проанализировать мотивацию команды в проекте ООО «КВИНТА-Т» и ее роль.

Обьектом исследования выступает проект как временная работа, направленная на создание уникальных продуктов или услуг.

Предметом исследования является анализ этапов внедрения проектов в организацию.

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЕКТНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ОРГАНИЗАЦИЮ

1.1. Сущность проектных технологий организации

Работа любой организации может включать в себя два вида деятельности: это обычные работы (процессы) и проекты. Но процессы и проекты имеют значительные отличия. И, возможно, самое главное различие между ними заключается в том, что процессы идут постоянно и могут повторяться, тогда как проекты - это нечто уникальное и временное, т.е. в проекте обязательно должны быть определены признаки начала и окончания его.

Таким образом, проект можно определить так: временные работы, направленные на создание уникальных продуктов или услуг. Кроме того, должен быть достигнут определенный результат (например, создание нового вида продукции).

Все проекты – это проекты по изменению существующей системы управления в организации:

• Руководители предприятия и все сотрудники, задействованные в проекте, должны быть готовы к тому, чтобы работать по-новому.

• Смещение сфер компетенций не должно быть под запретом.

• В целом иерархическое мышление и (тормозящее) конкурентное поведение внутри отделов и между ними должно быть упразднено.

• Должно поощряться креативное мышление - для этого следует создать и найти все возможности и потенциалы.

Проекты, как большие, так и маленькие, имеют следующие признаки:

- цель (получение конечного продукта или результата);

- установленные сроки начала и завершения (даты начала проекта и его окончания);

- определенные ресурсы (трудовые, финансовые, оборудование и информационная база).

Управление проектом — это процесс руководства всеми работами по проекту от начала до завершения.

Оно предполагает три основных вида деятельности:

Планирование

• Определение желаемых результатов проекта.

• Разработка графика выполнения работ.

• Расчет количества необходимых ресурсов.

Организация

• Распределение ролей и обязанностей участников.

Управление

• Перераспределение работ и назначений.

• Руководство работами и контроль за результатами.

• Решение возникающих проблем.

Полное и своевременное решение и согласование всех вопросов проекта повышает вероятность его успешного завершения.

Зарубежные исследования доказывают, что причины неудач в меньшей степени имеют промышленно-экономический или технический характер, а во многом связаны с культурой предпринимательства, коммуникационными и информационными процессами на предприятии.

Были выведены следующие критерии, которые отличают успешные проекты от неудачных:

~ Общая готовность к изменениям

Позиции типа: "Мы делали так всегда", "Раньше все было лучше", - имеют место, прежде всего, в организациях с незначительными результатами перемен. Напротив, в успешных организациях царит такая философия: «Не ошибается тот, кто ничего не делает»", «Нет такой проблемы, с которой мы не смогли бы справиться».

~ Работа с конфликтами

При успешных проектах с конфликтами обходятся конструктивно и открыто.

~ Личная ответственность сотрудников проекта

Успех проектов непосредственно связан со степенью личной ответственности сотрудников проекта и возможностиьюсамоорганизации.

~ Культура доверия

По-человечески приятный климат открытости, искренности и честности в общении друг с другом повышает вероятность успеха проектов по реструктурированию.

~ Отсутствие иерархии

Проекты тогда наиболее успешны, когда работа над проектом происходит в команде, где иерархия не играет роли в организации проектной деятельности или, по меньшей мере, сведена до минимума.

~ Коммуникационная и информационная культура

Быстрая, своевременная и достаточная информация является важнейшим условием для инноваций.

1.2. Основные стадии проекта

Каждый проект, большой или маленький, сложный или простой, проходит следующие стадии развития:

~ Замысел - Рождение идеи проекта.

~ Разработка стратегии проекта.

~ Создание плана проекта.

~ Выполнение работ по проекту.

Для выполнения маленьких проектов требуются считанные дни, а на крупные - могут уйти годы. Однако стадии всех проектов будут одни и те же.

Все проекты начинаются с идеи. Например, заказчик формулирует свои требования, или руководство планирует выход на новые рынки сбыта. Если есть идея - проект уже на стадии замысла.

На первой стадии необходимо выполнение сравнительного анализа затрат и результатов.

Сравнительный анализ затрат и результатов проекта — это сопоставление средств, необходимых для выполнения проекта, последующего внедрения и сопоставления полученных результатов с ожидаемыми выгодами от его реализации.

При постановке задачи разработки проекта часто решается вопрос о форме его исполнения: выполнять его собственными силами или привлечь стороннюю фирму.

Преимущества собственной организации проекта:

• Собственная организационная структура предоставляет руководству проекта необходимую для эффективного управления и контроля свободу действий.

• Нет необходимости выносить проблемы за пределы иерархии линейной организации.

• Функционеры линейной организации не обременяются дополнительной работой.

• Возможно более быстрое принятие решений и непосредственное реагирование на критические ситуации, что экономит время и деньги.

Многим руководителям проектов по информационным технологиям (ИТ-проектам) знакомы ситуации, когда прекрасно спланированный процесс не укладывается во временные рамки. Несмотря на то, что сроки были определены с запасом, одни модули "забирают" все доступные ресурсы, другие сразу после появления на свет удаляются за ненадобностью, а постоянные изменения требований заказчика окончательно разрушают проект.

Ниже перечисляются основные факторы, которые переводят проекты в разряд безнадежных:

~ Административные проблемы:

• хаотичный процесс разработки проекта;

• функциональные разногласия;

• устаревшие методики и стандарты;

• чрезмерный оптимизм участников проекта

• "непрозрачность" работ для заказчика;

• постоянно изменяющиеся требования заказчика;

• затрудненные коммуникации разных подразделений;

• слабая мотивация сотрудников.

~ Проблемы проектирования:

• концептуальная неполнота и противоречивость;

• отсутствие единой терминологии;

• недостаточная согласованность модулей проекта.

~ Проблемы разработки:

• «повторное изобретение колеса»;

• игнорирование требования удобства использования;

• проблемы с документацией.

Современная организация предприятий требует смягчения жесткого деления на отделы и функционального разделения задач. Разработка продукта, например, в меньшей степени является работой изобретателя, а в большей - результатом творческих идей и ноу-хау слаженной команды по их реализации.

План проекта должен включать следующие положения:

ەﻤ Перечень всех видов работ, которые предстоит выполнить.

ەﻤ Подробное описание плановых результатов выполнения проекта.

ﻤ Роль руководителя в проекте и обязанности членов команды. ەﻤ Подробный график выполнения работ.

ەﻤ Подробное описание всех расходов (трудовых, материальных и финансовых), использование оборудования, информационное обеспечение.

ەﻤ Кроме того, необходимо обязательно предусмотреть неожиданные ситуации, определить соответствующие риски проекта и запланировать возможные меры реагирования.

После выполнения трех перечисленных этапов можно приступать к исполнению самого проекта. Эта стадия включает следующие действия:

Выявление возникающих проблем. Постоянное сопоставление проводимых работ с утвержденным планом. 

Доведение до всех рабочей информации.

1.3. Особенности управления проектами организации в современных условиях

Какой бы не был проект, у него всегда есть цель-определенный желаемый результат. Цель формируется в результате планирования проекта. Планирование - это определение ясных и точных задач (и составляющих их рабочих заданий), служащих для достижения конечной, поставленной цели. Цель может представлять собой решение какой-нибудь проблемы или достижение некоторого состояния или условия, отличного от существующего.

Так же должна быть организация. Кроме организации людей, управление проектом включает в себя подбор необходимых ресурсов (людских, материальных и денежных) для выполнения запланированной работы. Составной частью управления проектом также является создание структуры, требуемой для реализации плана.

Контроль неотъемлемая часть. После объединения всех ресурсов в единую структуру, необходимо осуществлять ее контроль и сопровождение в процессе реализации проекта. Контроль также предполагает определение и создание системы отчетности для предоставления информации о состоянии проекта в заданные моменты его жизненного цикла. Отчеты предназначены не только для отражения хронологии событий, но и для раннего предупреждения случаев и ситуаций, указывающих на отклонения от плана. После обнаружения ситуаций, требующих внесения изменения в план работ, руководитель проекта должен сделать это.

Таким образом, управление проектом рассматривается как метод и набор процедур, основанных на принятых принципах управления, которые используются для планирования, оценки и контроля рабочих заданий, с целью получить желаемый конечный результат в установленные сроки, в рамках выделенных средств и в соответствии с требованиями к проекту. [4]

Основными признаками проекта являются:

1) новизна;

2) изменения как основное содержание проекта;

3) неповторимость;

4) конкретная цель, ограниченная во времени;