Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление персоналом» (Обоснование проектных решений по информационному обеспечению).pdf

По итогам реализации вышеуказанных действий, работодатель, руководствуясь внутренним нормативным актом, утверждает график проведения аттестации и доводит его до сведения всех аттестуемых сотрудников не позднее, чем за месяц до дня аттестации.

В графике нужно указать дату и время аттестации, а также дату передачи в аттестационную комиссию нужных документов. Как правило, состав аттестационной комиссии бывает следующим: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии. Председателем комиссии обычно назначается руководитель организации или его заместитель, а членами комиссии руководители различных структурных подразделений.

Рекомендуемое количество членов комиссии: минимум три, максимальным пределом не ограничено. Работодатели, деятельностью которых является множество различных направлений или у которых имеются крупные по штатной численности работников обособленные структурные подразделения, для удобства проведения процедуры аттестации могут создать несколько аттестационных комиссий (для головного подразделения и обособленных структурных подразделений организации). При этом в локальном нормативном акте, регламентирующем проведении аттестации, необходимо указать порядок, в соответствии с которым в обособленном подразделении создается комиссия, полномочия должностных лиц, в неё входящих, а также регламентировать иные возникающие в процессе аттестации вопросы.

В состав аттестационной комиссии обязательно должен быть включен представитель выборного органа соответствующей первичной профсоюзной организации (при его наличии, и кроме случаев, когда по итогам проведения аттестации увольнение работников локальным нормативным актом не предусмотрено).

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Рассмотрим процесс введения документооборота на предприятии. Специалист по персоналу собирает данные о кандидате (паспортные данные, данные о предыдущих местах работе и др.), формирует приказ о принятии на работу.

В случае, если сотрудник уходит отпуск, специалист по персоналу принимает заявление от сотрудника, согласованное руководителем его структурного подразделения и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер производит расчёт суммы отпускных по среднему заработку сотрудника и направляет соответствующие документы в финансовые отдел для расчёта с сотрудником.

Если сотрудник отсутствовал на работе в связи с болезнью, специалист по персоналу оформляет соответствующие документы, а бухгалтер проводит расчёт заработной платы в конце периода, учитывая дни, в которые сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

При увольнении сотрудника, специалист по персоналу принимает заявление от сотрудника, согласованное руководителем его структурного подразделения и выпускает соответствующие приказ. Бухгалтер производит расчёт заработной платы в соответствии с количеством фактически отработанных дней за период.

На основании всех выше перечисленных процессов заместитель генерального директора по персоналу подготавливает соответствующие отчёты, отражающие основные количественные показатели по персоналу и отчислениям для контролирующих органов.

На основе построенное диаграммы можно сделать вывод о необходимости разработки собственной АИС, прототипом которой будут являться информационные системы кадрового менеджмента, которые наиболее полно реализует потребности в автоматизации данного бизнес-процесса.

Схема документооборота документов приведена на рисунке 7.

Рисунок 7. Схема документооборота

Проанализировав построенную выше схему документооборота, сформируем таблицу с показателями временных затрат на решение задачи управления персоналом без автоматизации (таблица 2)

Таблица 1

Показатели затрат на задачу без автоматизации

Исходя из приведенных расчетов ежедневно сотрудник отдела кадров около 28 часов тратит на подготовку документов, что не является рациональным использованием рабочего времени.

Для данного способа также характерны следующие недостатки:

• Невысокая скорость и точность выполнения расчетов.
• Неэффективное использование рабочего времени.
• Бюрократия – увеличивающийся «поток» бумажной работы.
• Возможность допущения ошибок из-за усталости сотрудников.

В результате проводимой автоматизации предполагается формировать данный отчет в автоматическом режиме. Проведем расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации. В случае использования вычислительной техники данный процесс сводится к вводу данных в приложение и получению общего отчета.

В таблице 3 произведен расчет эффекта внедрения.

Таблица 2

Расчет эффекта внедрения

Таким образом, ожидаемая экономия рабочего времени составляет около 19 часов (28-9=19 часов) ежедневно, что позволяет увеличить эффективность работы сотрудников отдела кадров.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Создание информационного обеспечения — непременное условие построения и функционирования автоматизированных систем управления.

Для полного представления о программном продукте необходима текстовая информация описательного характера. Особую значимость информационные модели и структуры данных имеют для информационного моделирования предметной области, в основе которого лежит положение об определяющей роли данных при проектировании алгоритмов и программ.

Подход появился в условиях развития программных средств организации хранения и обработки данных - СУБД. Для работы программного продукта необходимо хранить сведения о товаре, агентах реализующих товар, клиентах, а также поставщиках и осуществляемых поставках. Вся эта информация может быть изменена или добавлена новая информация относительно любых данных хранящихся в базе данных.

Таким образом, для реализации программного продукта необходимо создать базу данных для хранения информации компании.

Создание базы данных продиктовано следующими требованиями:

• хранение информации о различных объектах;
• малый объем занимаемого места на носителе при большом количестве информации;
• структурированность хранимой информации. Реализация всех пунктов может быть достигнута только при использовании базы данных.

Малый объем занимаемого места на носителе осуществляется с помощью нормализации базы данных. Любая информация, хранимая в базе данных, автоматически структурируется, поскольку заноситься в определенные таблицы по определенным правилам. При использовании базы данных, создание отчетности не занимает большого количества времени, даже если используется в качестве приложения пользователя не система управления базами данных (СУБД), а специально реализованное приложение на одном из языков программирования.

Возможность расширения функциональности программного продукта достигается путем расширения либо возможностей приложения пользователя, либо с помощью расширения базы данных, добавления новых таблиц и связей. Под расширением возможностей приложения пользователя, как правило, подразумевается создание осуществление дальнейшей автоматизации процессов протекающих на предприятии.

После реализации приложения пользователя возможность расширения функций приложения пользователя не занимает много времени, а иногда даже может быть реализована отдельным программистом.

В разрабатываемой информационной системе должно быть реализовано ведение следующих классификаторов и справочников (с указанием их атрибутов):

Пользователь системы (менеджер):

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• дата рождения;
• дата начала работы;
• данные для доступа к сервису;
• E-mail.

Сотрудник:

• ФИО;
• Адрес проживания;
• ФИО контактного лица;
• контактный телефон;
• номер договора;
• данные для доступа к сервису;
• должность;
• дата назначения на должность;
• дата освобождения от должности;
• паспортные данные.

Штатное расписание:

• наименование должности;
• тарифный разряд.

1.5. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Выбор программных средств, с помощью которых можно реализовать описываемую систему, основывается на следующих критериях^[3]:

1. Возможность установки на ПК, не подключенном к сети.

2. Инструменты для работы непосредственно с объектом.

3. Набор средств для получения отчетов.

4. Возможность хранения первоначальных данных и результатов.

5. Графические возможности для построения статистических диаграмм.

6. Минимум затрат на приобретение и разработку.

7. Удобство использования и сопровождения.

Среди множества продуктов, предлагающих подобные возможности, можно выделить следующие направления:

• реализация через web-интерфейс, например с помощью phpпрограммирования;
• реализация через интегрированные среды разработки программного обеспечения для Microsoft Windows на языках Delphi, VisualC++, VisualBasic и др. В первом случае программа будет работать как web-сервис.

Для этого необходимо настроить web-сервер, создать программные php-модули, разработать интерфейс сайта, зарегистрировать его в глобальной сети, оплатить доменное имя и аренду хостинга. При этом довольно сложно создать гибкий инструмент анализа, поскольку конечным продуктом будет являться откомпилированный файл, в который невозможно будет внести изменения без исходного программного кода.

Рассматривая второй вариант реализации, необходимо понимать, что среда разработки программных средств под Microsoft Windows любого производителя не является бесплатной, и потребует на приобретение предлагаемого пакета значительных расходов.

Для дальнейшего создания самого приложения в этой среде потребуется знание того языка программирования, который заложен в ее основу. Далее необходимо будет создать систему управления базами данных в этой среде, графические интерфейсы и др. Как видно, в первом случае потребуются значительные денежные затраты и трудоемкий процесс создания и сопровождения системы анализа продаж. Во втором же случае затраты могут быть минимальны^[4].

Для выбора языка программирования сравним следующие языки – Java, Delphi и Visual Basic.