Файл: Учет наличных денежных средств в кассе компании на примере ООО «Хиконикс».pdf

Ответственность за осуществление бухгалтерского учета несет руководитель компании.

Главный бухгалтер несет ответственность за развитие учетной политики, осуществление бухгалтерского учета, за своевременную и достоверную информацию отражения хозяйственных операций и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Вывод по 2 главе.

На основании вышесказанного, можно сделать вывод, что компания ООО «Хиконикс» во время производит сдачу отчетности, которая установлена законодательством. Компания применяет в работу унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, которые утверждены Госкомстатом РФ. Плановая инвентаризация контроля кассовых операций и учета наличных денег осуществляется 1 раз в конце каждого месяца.

Глава 3. Учет денежных средств в кассе компании

Для реализации денежных выплат и приема наличных денег в компании имеется касса, которая расположена в отдельном помещении, которое оснащено сигнализацией, дверь кассы закрывается изнутри, а для хранения денежных средств используется несгораемый металлический сейф, который в конце дня закрывается ключом и обязательно должен быть опечатан печатью главного бухгалтера или кассира. Ключи от сейфа должны хранится в безопасном месте, к примеру, в металлическом шкафу, а печать должна храниться у кассира или главного бухгалтера. Доступ в помещение кассы должен быть разрешен только бухгалтерии.

Помимо этого, необходимо сказать, что кассиру однозначно не разрешается хранить свои личные наличные деньги (рубли или в валюте) в сейфе компании. В случае контроля денежных средств и выявления излишков наличных денег, будут оприходованы в кассу компании без принятия пояснения.

Ответственность за сохранность денежных средств и иных ценностей, которые находятся в кассе компании, будет нести кассир.

В компании ООО «Хиконикс» прямые обязанности ведения кассовых операций по письменному распоряжению руководителя предприятия и по согласованию с главным бухгалтером возложены на бухгалтера, который под расписку ознакомился с Порядком проведения кассовых операций, после чего с ним был заключен договор о полной материальной ответственности. Договор составили в двух экземплярах:

1. один экземпляр хранится у кассира;
2. второй экземпляр хранится в кадровой службе.

На основании действующего законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, который был нанесен компании, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Наличные денежные средства в кассу компании поступают с расчетного счета, от подотчетных лиц, от покупателей за оказанные сервисных услуг и применяются для выплаты командировочных и хозяйственных расходов, заработной платы работникам предприятия и на иные цели.

В кассе ООО «Хиконикс» хранятся наличные денежные средства в пределах лимита, который установлен обслуживающим данную компанию учреждением банка по согласованию с руководителем ООО «Хиконикс».

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком каждый год. Для определения лимита остатка наличных денег в кассе компания представила в учреждение банка, который производит его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Когда кассир оформляет прием или выдачу денежных средств из кассы, то он применяет в работе формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров.

Также прием наличных денег кассир осуществляет по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1)^[9]. Можно указать на то, что приходный кассовый ордер является правильно оформленным только тогда, когда включает в себя две подписи - главного бухгалтера и кассира.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) используется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное до передачи в кассу компании. Расходные кассовые ордера, которые оформлены на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и иных, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Можно выделить, что требование о ведении журнала регистрации приходных и, расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов не всегда исполняются в процессе практической деятельности. Если в то же время, как нам видно из практики рассматриваемой компании, ведение такого журнала предоставляет гарантии исполнения мер дополнительного контроля за движением денежных средств в кассе.

Выдача наличных денег из кассы предприятия осуществляется по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2)^[10] или в установленной форме оформленным иным документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу, кассир в первую очередь должен потребовать документ, который удостоверяет личность (паспорт, СНИЛС или водительские права), затем производит запись наименования и номера документа, кем и когда он выдан, и должен проследить, чтобы получатель поставил дату и подпись везде, где это требуется в документе. Если вместо расходного кассового ордера оформлена платежная ведомость на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также должны предхявить документы, которые удостоверяют их личность, и проставляют подпись в определенной графе платежных документов.

Выплату денег кассир в ООО «Хиконикс» осуществляет только лицу, которое указано в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Расходный кассовый ордер может быть выписан только в одном экземпляре бухгалтером, обязательно должен быть подписан руководителем компании и главным бухгалтером, производится регистрация в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

В результате своей финансово-хозяйственной деятельности компания в основном осуществляет расчеты наличными деньгами (которые не имеют связь с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для таких целей выдаются под отчет.

Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки, в том числе и на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Например, в компании возникла необходимость в приобретении хозяйственных товаров. С целью подобных трат и указания их в бухгалтерском учете требуется оформить ряд документов. Во-первых, приказом в компании осуществляется уточнение числа подотчетных лиц, другими словами лиц, которым можно выдать денежные средства на нужды компании. В данном случае могут быть только штатные сотрудники компании. Для покупки требуемых товаров за наличный расчет на имя руководителя пишут служебную записку. Если руководитель решит, что являются нужными, то на служебной записке он ставит резолюцию, к примеру: «Бухгалтерии - выдать под отчет Махминову А. В. сумму 25000-00». На основании служебной записки бухгалтер должен оформить расходный кассовый ордер.

Кассир на основании данного документа выдает наличные денежные средства подотчетному лицу, но только в случае, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо произвело полностью отчет.

Приобретя требуемые товары и имея все нужные документы, которые прилагаются к покупке, подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Форма авансового отчета N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Бухгалтер проверяет правильность составления авансового отчета и предоставленных к нему документов.

В случае если сотрудник был отправлен в командировку, то в течение трех дней по возвращении из командировки работник должен отчитаться за полученные под отчет денежные средства, составляя авансовый отчет и приложив к нему оправдательные документы (чеки, билеты и иное). Остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу. На эту сумму бухгалтер производит выписку приходного кассового ордера, принимает деньги, квитанцию отдает сотруднику, как подтверждение того, что он ничего компании не должен.

Возможна и такая ситуация, когда сотрудник компании должен потратить свои деньги на хозяйственные нужды или командировочные затраты. В этом случае, чтобы возместить понесенные расходы работник компании дает в бухгалтерию все подтверждающие документы и пишет служебную записку с просьбой возместить фактически понесенные расходы на основании приложенных документов (чеков, билетов и иное).

В ООО «Хиконикс» используют конкретно указанный метод возмещения затрат сотрудника. Хотя можно в данной ситуации применять обычное заполнение авансового отчета.

Кассир все поступления и расходование денежных средств указывает в кассовой книге (форма N КО-4), которая содержит нумерацию, которвя прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера компании.

Записи в кассовую книгу осуществляются кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или иному заменяющему его документу. Каждый день в конце рабочего дня кассир производит подсчет итоговых операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число.

Учет наличных денежных средств в кассе производится на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Счет 50 «Касса» представляет собой счет активный. Таким образом, прибавление денежных средств в кассе отражается по дебету счета, снижение отражается по кредиту счета.

К счету 50 «Касса» открыты субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» принимаются во внимание денежные средства в кассе компании.

В кассе ООО «Хиконикс» хранятся путевки, которые приобретены для сотрудников организации. Данные денежные документы принимаются на счете 50-3 «Денежные документы» в сумме затрат на их приобретение. На поступление и выбытие денежных документов приходные и расходные ордера не оформляются. Это следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной документации по учету кассовых операций. После проведения проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке документов. Корреспонденция счетов, которая указана в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в определенные учетные регистры. Кассовые операции по кредиту счета 50, указываются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету данного счета указываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера №1 и в ведомости №1 должны служить отчеты кассира. Каждому отчету в регистре уделяется одна строка в независимости от периода, за который оформлен кассовый отчет. Число занятых строк в журнале-ордере и в ведомости должно соответствовать числу сданных кассиром отчетов.

Рассмотрим в таблице 1 основные операции денежных средств в кассу ООО «Хиконикс»: