Файл: Учет наличных денежных средств в кассе компании на примере ООО «Хиконикс».pdf

Все поступления и расходование денежных средств кассир отмечает в кассовой книге (N КО-4). На основании требований Порядка ведения кассовых операций кассовая книга должна быть в компании только одна. Она должна включать в себя нумерацию, должна быть прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Записи в кассовую книгу выполняются кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или иному заменяющему его документу^[5]. В конце каждого рабочего дня кассир производит подсчет числа операций за день, выводит итоговую сумму денег в кассе на следующее число и направляет в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги ложится на главного бухгалтера организации.

Наличные денежные средства, которые поступают в кассы компаний, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Чтобы сдать денежные средства в банк, требуется изначально заполнить объявление на взнос наличными, которые представляют собой комплект документов, который состоит из объявления, ордера и квитанции.

В кассах компаний допускается хранение наличных денежных средств в пределах лимита, который предусмотрен обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями данных организаций.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе определяется учреждениями банков каждый год всей компанией, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и выполняющим налично-денежные расчеты.

Для формирования лимита остатка наличных денег в кассе компании представляет в учреждение банка, которое осуществляет его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По компании, которая не представила расчет на формирование лимита остатка наличных денежных средств в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы является нулевым, а не сданная компанией в учреждения банков денежная наличность считается сверхлимитной.

Лимит остатка кассы производится на основе объемов налично-денежного оборота компаний с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, гарантирования сохранности и уменьшения встречных перевозок ценностей.

Лимит остатка кассы может быть пересмотрен в течение года в предусмотренном порядке только по аргументированной просьбе компании (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и иное.), а также на основании договора банковского счета.

Те компании, которые имеют наличные денежные средства сверх определенных лимитов остатка обязаны сдавать в банк.

Компании могут хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх определенных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не более 3 рабочих дней, в том числе день получения денег в учреждении банка. По истечении данного срока не использованные по назначению суммы наличных денежных средств подлежат сдаче в учреждения банков и в последующем указанные средства выдаются в очередности, которая предусмотрена федеральными законами, другими правовыми актами Российской Федерации и разрабатываемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Невыполнение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с иными организациями сверх установленных размеров, неполном оприходовании в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц этот размер составляет от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.^[6]

1.3. Контроль за ведением кассовых операций

Одной из отличительных черт бухгалтерского учета кассовых операций считается ежемесячная сверка информации бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств в кассе организации. Осуществление инвентаризации кассы нацелено на проведение проверки сохранности денежных средств и ценностей, которые находятся в ней. Не исключено, что при проведении проверки может выясниться расхождение фактического наличия денежных средств с их учетными данными.

Инвентаризация кассы осуществляется на основании Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден Решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04 октября 1993 г. N 18.

Основные документы, которые необходимо рассмотреть при инвентаризации кассы, считаются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации доверенностей, журнал (книга) регистрации депонированных сумм, журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, оправдательные документы к кассовым документам.

В процессе инвентаризации необходимо принять во внимание точность составления кассовых документов; ведения кассовой книги; соблюдения лимитов остатка наличных денежных средств, которые предусмотрены обслуживающими организацию учреждениями банков; использование контрольно-кассовой техники (ККТ). По каждому объекту ККТ должны быть в наличии документы, которые связаны с его получением, регистрацией, вводом в эксплуатацию, использованием. При инвентаризации осуществляется проверка фактического наличия в кассе денежных знаков, бланков ценных бумаг и иных бланков документов строгой отчетности.

Итоги инвентаризации денежных средств в операционных кассах производится с помощью сверки фактического наличия денежных средств, которые указаны в журналах кассира-операциониста, с данными учета по счету 50 «Касса», субсчет 50-2 «Операционная касса».^[7] Результаты инвентаризации денежных средств, которые находятся в основной кассе компании (а также иностранной валюты), производятся с помощью сверки фактического наличия денежных средств в кассе с учетными данными по счету 50 «Касса».

Для воспроизведения итогов инвентаризации используется акт инвентаризации наличных денежных средств (ф. N ИНВ-15, который утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). При обнаружении излишков или недостачи ценностей в кассе материально ответственный работник (кассир) должен предоставить объяснения о причинах расхождения в акте ф. N ИНВ-15, в строке «Объяснение причин излишков или недостач».

В компании могут также осуществляться внеплановые ревизии кассы. Такая инвентаризация может выполняться:

1. по инициативе руководителя организации;
2. по запросу налоговой инспекции.

Ревизию выполняет специальная комиссия, которая назначается приказом генерального директора. Если ревизию выполняют по запросу налоговой инспекции, в состав комиссии в обязательном порядке должен входить проверяющий.

В процессе инвентаризации кассы требуется провести контроль:

1. есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;
2. правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
3. установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;
4. своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Необходимо также сделать проверку, заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оборудовано ли помещение кассы требуемыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов.

Вывод по 1 главе.

На основании вышесказанного, можно сказать, для того, чтобы правильно производится учет денежных средств в компании требуется бухгалтерии знать и понимать суть федеральных законов, постановлений, приказов, указаний РФ.

Для этого им требуется с особой ответственностью относиться к ознакомлению с порядком ведения кассовых документов.

Глава 2. Организация учета и контроля за ведением кассовых операций в компании ООО «Хиконикс»

2.1. Экономическая характеристика и организация финансового учета

На примере ООО «Хиконикс» хочу показать каким образом на практике выполняется учет денежных средств и контроль за ведением кассовых операции. Данная компания образована с целью наполнения потребительского рынка товарами и услугами и выполняет следующие виды деятельности:

1. Оптовая торговля кондиционерного оборудования;
2. Розничная торговля кондиционерного оборудования;
3. Сервисное обслуживание кондиционерного оборудования;
4. Консультирование по вопросам коммерческой деятельности и торговли.

Уставный капитал составляет Десять тысяч рублей.^[8] Уставный капитал оплачен полностью имуществом. Имущество составляет основные фонды, оборотные средства, в том числе другие материальные и нематериальные ценности и финансовые ресурсы.

Учетная политика ООО «Хиконикс» должна обеспечивать:

1. исполнение самых важных принципов учета: полноты, своевременности, осмотрительности, приоритета содержания перед формой, непротиворечивости, рациональности;
2. соблюдение общих требований к бухгалтерской отчетности: полноты, существенности, нейтральности, сравнимости, сопоставимости;
3. достоверность бухгалтерской, налоговой, управленческой, статистической отчетности;
4. оперативность и гибкость реагирования системы бухгалтерского учета на изменения условий выполнения финансово-хозяйственной деятельности, а также вызванных изменениями законодательных и нормативных актов.

Ведение бухгалтерского учета в компании и составление его бухгалтерской отчетности производит бухгалтерская учетная служба, которая возлагается главным бухгалтером.

Бухгалтерия действует в соответствии с Положениями о бухгалтерии, которое характеризует функции, права, обязанности и ответственность бухгалтерии.

С целью осуществления бухгалтерского учета бухгалтерия производит сбор, обработку и группировку информации в виде сводных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности.

Организация применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ.

При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, используются самостоятельно образованные формы первичных учетных документов, которые включают в себя обязательные реквизиты, которые предусмотрены Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок осуществления документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов устанавливаются внутренними организационно - распорядительными документами компании.

Бухгалтерская отчетность ООО «Хиконикс» составляется в порядке и в сроки, которые предусмотрены Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ и иными нормативными актами Российской Федерации, которые регулируют осуществление бухгалтерского учета и отчетности.

Финансовый год в ООО «Хиконикс» считается с 1 января по 31 декабря календарного года.

Инвентаризация денежных средств в кассе, денежных документов осуществляется один раз в месяц по состоянию на последнюю дату месяца.