Добавлен: 19.10.2018
Просмотров: 7973
Скачиваний: 3
76
Рис. 2.42. Вид запроса в режиме конструктора.
2.2.9.2 Определение числа записей, выводимых в ответ
По умолчанию в ответ выводятся все отобранные записи. В Access есть
возможность управлять числом записей, выводимых в ответ. Эта возможность
выходит за рамки двухмерных табличных языков. Указанной возможностью
можно пользоваться не только для ограничения числа записей, если отобранное
множество слишком велико и для пользователя является приемлемым
ограничиться определенным его подмножеством, но и для создания запросов
специального вида. Так, возможность управлять числом записей, выводимых в
ответ, часто используется совместно с возможностью упорядочивать записи.
Для управления числом записей, выводимых в ответ, можно
воспользоваться кнопкой «Набор значений» (
) либо задать нужную
величину для одноименного свойства в окне свойств запроса (рис. 2.43).
77
Рис. 2.43. Определение числа выводимых записей путем указания параметра
«Набор значений» в окне «Свойства запроса».
Число записей, выводимых в ответ, можно задавать как абсолютным
числом, так и в процентном отношении от общего числа отобранных записей.
На рис. 2.44 изображен запрос: «На какой кафедре самый маленький
средний
оклад
сотрудников?».
Для
задания
этого
запроса
сначала
традиционным способом определим средний оклад на каждой кафедре (запрос с
подгруппировкой). Затем упорядочим ответ по возрастанию полученного поля
(средний оклад). Если выбрать одну первую запись из полученного множества,
то и получиться искомый ответ.
Рис. 2.44. Отбор определенного числа записей с предварительной сортировкой.
78
2.3 Контрольные вопросы
1. Каким образом можно создавать запросы на языке QBE в Access?
2. Какие еще языки запросов можно использовать в Access?
3. Что может служить источником данных для запроса?
4. Какие разновидности запросов Вы знаете?
5. Какие запросы называются «сложными»?
6. Как задаются условия «И» и «ИЛИ» в запросах?
7. В чем особенности выполнения запросов на связанных таблицах?
8. Что собой представляют перекрестные запросы? Как и для чего они
создаются?
9. Что собой представляют параметрические запросы? Как и для чего они
создаются?
10. Как вводятся в запрос вычисляемые поля?
11. Как можно получать итоговые значения в запросах?
12. Какие разновидности корректирующих запросов Вы знаете? Как их
задать?
13. Что значит «открыть запрос»?
14. Что происходит при открытии корректирующего запроса?
15. Как можно сохранить запрос? Для чего это делается?
16. Как можно сохранить результат выполнения запроса? Для чего это
делается?
17. Как можно задать диапазон в условии запроса?
18. Как задается состав полей, выводимых в ответ?
19. Как можно упорядочить данные в ответе?
20. Как влияет тип объединения таблиц на результат выполнения запроса?
79
3. Создание экранных форм
3.1 Выбор способа создания формы
Как мы видели в предыдущей главе, после описания таблицы можно сразу
вводить в нее данные. Но такой способ имеет многие очевидные недостатки.
Поэтому для этих целей обычно используются так называемые экранные
формы.
Форму можно создавать несколькими разными способами. Для того
чтобы создать новую форму, надо выбрать вкладку «Формы» в окне базы
данных и нажать кнопку «Создать». После этого появиться окно «Новая
форма» (рис. 3.1).
Рис. 3.1. Начальный экран создания форм
80
3.2 Создание простой формы с помощью мастера
При создании формы, связанной с таблицами базы данных, лучше сначала
воспользоваться помощью «Мастера», а потом модифицировать полученную
таким образом форму. Это ускорит и упростит процесс создания форм.
В окне «Новая форма» кроме выбора способа создания/вида формы
можно определить и источник данных для создаваемой формы (рис. 3.1). Из
окна «Новая форма» можно выбрать только одну таблицу в качестве источника
данных для формы. Мы в качестве примера создадим форму для таблицы
«СОТРУДНИК». Выбор источника можно осуществить и на следующем шаге
(рис. 3.2) в окошке «Таблицы/запросы».
Если источником должны являться несколько таблиц, то можно поступить
несколькими разными способами, которые будут рассмотрены позднее.
Следующим шагом при создании форм является выбор полей, которые
будут включены в экранную форму (рис. 3.2). Поля могут переноситься в форму
по одному и все сразу. В первом случае надо позиционироваться на нужное
поле и нажать кнопку с одинарной стрелкой, направленной вправо. Чтобы
перенести все поля, надо воспользоваться кнопкой с двойной стрелкой. Когда
поля включены в форму, на этапе определения состава полей их можно
исключить, воспользовавшись кнопками, со стрелками, направленными влево.
При использовании мастера при создании формы выбор таблицы и хотя
бы одного поля обязательны.
Источником данных для формы могут быть не только таблица/таблицы,
но и запросы. Напомним, что в запросах можно использовать знак «звездочка»
(*). При его использовании все поля исходной таблицы выводятся в ответ. Если
уже после создания такого запроса в таблицу будут добавлены новые поля, то
они попадут в ответ. Если же на основе такого запроса создана экранная форма,
то в нее войдут те поля, которые на момент создания экранной формы
содержались в таблице. Поля, которые вставлены в таблицу после создания
экранной формы, в запрос, являющийся источником будут попадать, а в
экранной форме отражаться не будут. Поэтому, если необходимо, чтобы все
поля исходной таблицы были отображены в форме, то созданную форму
придется корректировать «вручную».
Предположим, что мы хотим создать форму на основе таблицы
«СОТРУДНИК» и включить в эту форму все поля исходной таблицы (рис. 3.2).