Добавлен: 19.10.2018
Просмотров: 7414
Скачиваний: 3
136
4.7 Совместная работа с другими приложениями MS Office
Существуют несколько способов использования данных Microsoft Access
в Microsoft Word. Число возможностей зависит от версии используемого
программного продукта.
Для Связи с Office предназначена специальная кнопка
В контексте данного раздела учебника наибольший интерес представляют
возможности получения сложных документов, а не просто операции
экспорта/импорта.
Если позиционироваться на какую-либо таблицу и нажать на стрелочку на
кнопке «Связи с Office», то высветится список возможных вариантов
взаимодействия:
слияние с MS Word
публикация в MS Word
анализ в MS Excel.
Если выбрать вариант «слияние с MS Word», то можно создавать
документы Word, в которые включаются значения полей из выбранной
таблицы. После этого выбора этого варианта откроется соответствующее окно
(рис. 4.42).
Рис. 4.42. Слияние с документами Microsoft Word
137
Предположим, что мы хотим напечатать поздравительные открытки
своим сотрудникам. Текст у нас заранее не подготовлен, поэтому выберем
вторую из предлагаемых альтернатив (создание нового документа и
установление связи с ним). После этого открывается документ Word. Текст,
который без изменения будет печататься в каждом документе, набирается как
обычно. В том месте документа, куда надо вставить значения поля из
таблицы/запроса, следует нажать на стрелку на кнопке на панели «Слияние»,
которая называется «Добавить поле слияния». В открывшемся списке следует
выбрать то поле, которое вы хотите вставить в документ. В режиме создания
документа в этом месте появиться ссылка на выбранное поле.
Мы
в
нашем
поздравлении
хотим
использовать
обращение
«дорогой/дорогая», которое зависит от пола сотрудника. Для того чтобы
выбиралось нужное обращение, воспользуемся кнопкой «Добавить поле Word»
на панели инструментов Слияние и в появившемся списке выберем строку
«IF…THEN…ELSE». Поле IF обозначает выполнение одной из двух операций,
в зависимости от выполнения указанных условий.
Подготовленный нами текст будет иметь вид:
Дорогая «ФИО» «ФИО»!
Поздравляем Вас с наступающим Новым Годом!
Счастья! Здоровья! Успехов в нашей совместной деятельности!
Вместо ссылок при просмотре и печати будут выводиться конкретные
имена и отчества сотрудников.
Кроме получения документов слиянием можно, установив связь с MS
Word, воспользоваться позицией меню «Сервис»-«Конверты и наклейки».
Для получения сложных документов можно также возможностью
«Публикация в MS Word». Публиковать можно таблицы, запросы, отчеты.
Генераторы
отчетов
современных
СУБД
обладают
широкими
возможностями по созданию документов различной формы. Мы не касались
здесь вопросов форматирования, вставки в отчет деловой графики, которые
являются стандартными для многих офисных приложений. Включение в состав
СУБД средств, позволяющих представлять информацию в различном виде,
удобном не только для ее отображения, но и для анализа, придает этим
системам признаки OLAP-систем.
138
4.8 Контрольные вопросы
1. Каково назначение отчетов?
2. Каким способом могут создаваться новые отчеты в Access?
3. Какие разновидности отчетов Вы знаете?
4. Какие области выделяются в отчете? Каково назначение этих областей?
5. Как можно открыть и закрыть ту или иную область?
6. Как вводятся в отчеты вычисляемые поля?
7. Что может являться источником данных для отчетов?
8. Что такое «параметрический отчет»? Как его можно создать?
9. Как можно скорректировать существующий отчет?
10. В каких режимах можно работать с отчетом? Каково назначение каждого
из этих режимов?
11. Как можно включать поля таблицы/запроса в форму при создании отчета
с помощью «Мастера»?
12. Как можно включать поля таблицы/запроса в отчет при работе в режиме
конструктора?
13. Какие элементы управления могут быть использованы в отчете форме?
Какими способами можно создать эти элементы?
14. Каким образом можно менять размещение элементов в отчете?
15. Как можно менять размер элемента управления?
16. Каковы особенности использования отчета в качестве источника, для
которого используется запрос со «*»?
17. Как можно включить в отчет рисунок?
18. К каким последствиям может привести корректировка таблиц, на
которых базируется отчет? Какие меры надо предпринять для устранения
этих последствий?
19. Как можно задавать группировку данных в отчете? Сколько уровней
группировки позволяет создать Access в отчете?
20. Как можно сортировать данные в отчете?
21. Как можно разлиновать строки в многострочной части документа?
22. Как можно обеспечить нумерацию строк в отчете?
23. Что такое сложные отчеты и как их можно создавать?
24. Как можно осуществить слияние БД с документами Word?
139
Приложение 1
Ввод и редактирование данных.
Ввод данных
В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана
только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица
Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо)
обычно установлен в первой строке таблицы.
Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и
наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид
карандаша. При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш)
автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена
звездочка для обозначения новой записи). Маркер новой записи всегда отмечает
последнюю строку таблицы. При вводе новой записи курсор обычно размещается в
первом поле таблицы. В зависимости от выполняемой операции и типа записи,
маркер записи может принимать одну из четырех форм.
Маркер текущей записи.
Маркер редактируемой записи.
Маркер блокированной записи (при работе в многопользовательском режиме).
Маркер новой записи.
Сохранение записи
Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к
другой записи или при закрытии таблицы. При этом маркер записи меняет свою
форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.
Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного
ключа. Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и
другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение.
Кнопка Отмена, расположенная на панели инструментов, позволяет отменить
изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей
записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены. И, изменив следующую
запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.
Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды
Записи>Сохранить запись или комбинации клавиш.
Проверка корректности введенных данных
Автоматическая проверка типа данных.
Некоторые типы данных Access проверяет автоматически, безо всякого
вмешательства. Для полей, содержащих данные этих типов, не нужно заполнять
свойства Условие на значение. Перечислим эти типы данных.
140
Числовой (Number)
Денежный (Currency)
Дата/время (Date/Time)
Логический (Yes/No)
Числовой (Number)
Денежный (Currency)
позволяют вводить допустимые числовые значения. Хотя Access дает возможность
ввести букву в поле Числовой, при попытке выйти из этого поля появится
диалоговое окно с сообщением «Введенное значение не подходит для свойств поля
Тип данных или Размер поля». Сообщение об ошибке появится также при вводе
других неприемлемых символов или нескольких десятичных точек, а также при
попытке ввести чрезмерно большое число для определенного размера поля данных
типа Числовой.
Поля типа Дата/время проверяют корректность значений даты и времени. Если
вы попытаетесь ввести время 44:44:44 или просто букву в поле типа Дата/время,
появится диалоговое окно с сообщением об ошибке.
Логический можно ввести только одно из следующих заданных значений: Да
(Yes), Истина (True) Вкл(On) или любое отличное от нуля число для логического
Да и Нет (No), Ложь (False), Выкл (Off) или 0 для логического Нет.
В свойстве Формат поля можно определить свои собственные значения типа
Логический (Yes/No), но обычно используются стандартные значения
Методы ввода данных Ввод данных в поля различных типов осуществляется
разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения
выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может
потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем)
форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие
на значение.
Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. Стандартный ввод
текстовых данных. Три поля, введенных в таблицу "Мои Студенты", были полями
типа Текстовый. В полях Fam Name Name1 для ввода данных использована маска
ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая
буква – прописная, остальные - строчные. Текст можно проверить на наличие
особых значений и отобразить в заданном формате. Иногда в поле типа Текстовый
нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой
строки нажмите комбинацию клавиш. Эта возможность полезна для форматирования
строк адресного поля, а также поля Memo. Ввод данных типа Дата/время Значения
в него вводятся в формате мм. гг. Таким образом, когда вы введете 4/8/96 и выйдете
из этого поля. Access отобразит значение в виде Авг 96. На самом деле в таблице
сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его, поместив курсор это поле.
С другой стороны можно ввести в поле Авг 96, и в таблице будет сохранено
значение Авг 96.Для поля типа Дата/время также можно определить условие на
значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие говорит о том, что введенная