Файл: Автоматизация документооборота предприятия (Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия).pdf

Схема данных

Примеры экранных форм системы документооборота.

Экран входа в систему

Регистрационная карточка документа

Карточка сформированного дела

Информация о пользователе системы.

Глава 3. Технико-экономическое обоснование внедрения электронного документооборота

Любой проект начинается с инициализации, с формулировки целей для решения производственных задач.

Основные цели внедрения систем электронного документооборота:

• повышение сохранности и актуальности документов;
• обеспечение соответствия действующим регламентам;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• сокращение времени поиска документов;
• сокращение времени формирования отчетов.

Технико-экономическое обоснование составляется для анализа технической и экономической целесообразности проекта внедрения системы электронного документооборота (СЭД).

Именно на этом этапе организация решает для себя, будет она дальше развивать проект по внедрению и модернизации СЭД или нет. 

Основная цель подготовки технико-экономического обоснования (ТЭО) одна – обосновать необходимость и целесообразность создания/модернизации СЭД. Но целевая аудитория, для кого предназначено технико-экономическое обоснование, может быть различной.

ТЭО может составляться как для внутреннего использования (например, для согласования с Руководством и дальнейшего развития проекта), так и для внешнего (например, для подтверждения инвестиционной привлекательности проекта СЭД кредиторам и инвесторам).

В зависимости от того, для кого и для каких целей и задач готовится документ ТЭО, глубина проработки некоторых разделов может быть различной.

Приведем общую сводную таблицу по кругу потенциальных заинтересованных лиц при подготовке технико-экономического обоснования:

Экономический эффект

При создании Технико-экономического обоснования внедрения СЭД в Департаменте, были произведены расчеты количественной оценки эффективности работы системы в разрезе времени, затрачиваемого на поиск необходимых документов в процессе осуществления сотрудниками своей деятельности, а также эффекта повышения производительности труда.

При проведении исследований эффективности от внедрения СЭД в организации, в качестве качественных эффектов были определены следующие:

• Прозрачность движения документов и контроль.
• Единое корпоративное информационное пространство.
• Объединение и обеспечение сохранности информации.
• Объединение знаний сотрудников в одной системе дает синергетический эффект и приводит к положительным результатам.
• Ускорение темпов документооборота и сроков исполнения в целом.
• Повышение управляемости организации в целом.

Риски проекта

В результате обследования были выявлены риски, управление которыми входит рамки настоящего проекта.

Ниже перечислен ряд потенциальных рисков:

• Отсутствие или недостаточное содействие своевременному выполнению работ по проекту со стороны руководства отдельных подразделений.
• Невозможность описания бизнес-процессов пользователями, пользователи либо не понимают своих процессов или не могут их формализовать.
• Пользователи не могут построить связь между бизнес-процессами и системой, как результат, невозможно сформулировать четкие требования.
• Консервативность пользователей и неприятие новой системы.
• Несвоевременность разработки интерфейсов или отдельных программных модулей.
• Несоблюдение методологии управления проектом, и как следствие, потеря контроля над проектом.
• Уход членов проектной группы до конца проекта.
• Низкая производительность системы.
• Изменение автоматизируемых бизнес-процессов в процессе реализации проекта.
• Изменения структуры организации, и(или) методов осуществления деятельности.

Внедрение СЭД имеет два важных следствия:

• возникает возможность полностью отказаться от бумажных документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству (некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
• отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

Второй не мене важный этап в работе это внедрение виртуальной инфраструктуры в организацию.

Прежде всего, необходимо четко определить цели, с которыми будут внедряться платформы виртуализации. Затем, необходимо определить критерии, по которым будет оцениваться эффективность внедрения виртуальной инфраструктуры. Помимо чисто финансовых критериев (уменьшение затрат на аппаратное обеспечение, экономия на обслуживании), нужно также учитывать повышение надежности инфраструктуры, масштабируемости, гибкости, устойчивости, уменьшение времени развертывания, простоя, восстановления после сбоев, централизацию управления и обеспечение высокой доступности. Безусловно, все эти критерии могут быть выражены в денежном эквиваленте, в зависимости от типа и специфики окружения, подлежащего виртуализации.

7 причин внедрять виртуализацию серверов:

1) увеличение коэффициента использования аппаратного обеспечения. По статистике, большинство серверов загружены на 15-20 процентов при выполнении ими повседневных задач. Использование нескольких виртуальных серверов на одном физических позволит увеличить его до 80 процентов, обеспечив при этом существенную экономию на приобретении аппаратного обеспечения;

2) уменьшение затрат на замену аппаратного обеспечения. Поскольку виртуальные сервера отвязаны от конкретного оборудования, при обновлении парка физических серверов не требуется повторная установка и настройка программного обеспечения. Виртуальная машина может быть просто скопирована на другой сервер;

3) повышение гибкости использования виртуальных серверов. В случае если вам необходимо использование нескольких серверов (к примеру, для тестирования и работы в «продакшене») при изменяющейся нагрузке, виртуальные сервера являются лучшим решением, так как они могут быть безболезненно перенесены на другие платформы, когда физический сервер испытывает повышенные нагрузки;

4) обеспечение высокой доступности. Архивирование виртуальных машин и их восстановление из резервных копий занимает значительно меньшее время и является более простой процедурой. Также, при выходе из строя оборудования, резервная копия виртуального сервера может быть сразу запущена на другом физическом сервере;

5) повышение управляемости серверной инфраструктуры. Существует множество продуктов для управления виртуальной инфраструктурой, позволяющих централизованно управлять виртуальными серверами и обеспечивать балансировку нагрузки и «живую» миграцию;

6) экономия на обслуживающем персонале. Упрощение управления виртуальными серверами в перспективе влечет за собой экономию на специалистах, обслуживающих инфраструктуру компании. Если два человека с помощью средств для управления виртуальными серверами могут делать то, что делали четверо, зачем вам два лишних специалиста, получающих не менее $15000 в год? Тем не менее, нужно учитывать, что для подготовки квалифицированных кадров в сфере виртуализации тоже нужны немалые деньги;

7) экономия на электроэнергии. Для малых компаний этот фактор, конечно же, не имеет особого значения, однако для крупных организаций, центов обработки данных, где затраты на поддержание большого парка серверов включают в себя расходы на электроэнергию (питание, системы охлаждения), этот момент имеет немалое значение. Концентрация нескольких виртуальных серверов на одном физическом уменьшит эти затраты.

Планирование комплекса работ по разработке программного обеспечения

Основными задачами планирования работ являются:

• определение объема предстоящих работ;
• взаимная увязка работы и установление рациональной последовательности предстоящих работ;
• установление сроков выполнения работ;
• определение необходимых, для выполнения планируемых работ денежных, материальных и трудовых ресурсов.

При выполнении курсовой работы было задействовано два человека:

– руководитель;

– инженер.

Руководитель выполняет контроль выполнения различных этапов работ, согласованность этапов выполнения работ между собой, корректирует действия разработчика, даёт рекомендации по выполнению тех или иных работ. Разработчик реализует тот объем работ, который установлен руководителем в соответствие с техническим заданием.

Для нахождения наиболее эффективного пути решения поставленных задач, необходимо рационально спланировать комплекс планируемых работ. Прежде всего, нужно определить этапы работы. Срок исполнения этапа зависит от трудозатрат и количества привлекаемых специалистов и определяется по формуле:

где

Тц – длительность цикла в днях по каждому виду работ;

Тр – трудоемкость этапа, норма-час;

Чисп – количество исполнителей по этапу;

Тсм – продолжительность рабочего дня, час;

Квн – коэффициент выполнения норм времени (Квн - 1,1).

Зная длительность цикла каждого этапа и возможность их параллельно- последовательного выполнения, можно рассчитать срок завершения планируемых работ и составить ленточный и сетевой графики плана их выполнения.

Смета затрат для данной работы состоит из расходов, которые включают в себя следующие статьи:

• затраты на оборудование и амортизацию;
• расходы на оплату труда и отчисления на социальные нужды;
• затраты на основные и вспомогательные материалы;
• затраты на электроэнергию.

Экономическая эффективность

Разработанная и внедрённая система несёт прямую экономическую выгоду. Говоря об её эффективности в организации, следует иметь ввиду положительный социальный эффект от внедрения результатов данной работы.

Проделанную работу можно поделить на 2 части:

1) переход на виртуальные платформы;

2) внедрение СЭД в организацию.

Для оценки экономической эффективности проекта производится расчёт коэффициента экономической эффективности (J) и срока окупаемости капитальных вложений (Ток) по формулам

где ΔПр – прирост годовой прибыли, полученный в результате освоения капиталовложений ΔК.

Прирост прибыли будет равен экономии на заработной плате администратору, использование виртуальной платформы, уменьшение затрат на печать документов и потребляемой электроэнергии.

Заключение

В любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу.

Современные организации стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, однако для успешной реализации систем управления требуется применить нестандартный подход, творческое решение. Использование основ эргономики при проектировании, реализации и внедрении системы управления позволит решить многие «психологические» и «технологические» проблемы организации.

В результате проделанной работы было автоматизировано рабочее место сотрудника по регистрации входящих документов.

Значительно уменьшилось количество допускаемых ошибок при проведении стандартных операций оперативного учета входящих документов.

В первой главе данной работы была рассмотрена структура организации, а также этапы жизненного цикла документа. Были рассмотрены обязанности, которые должен был выполнять сотрудник при регистрации документа, выявлены все недостатки, которые необходимо было устранить в процессе автоматизации рабочего места.