Файл: Автоматизация документооборота предприятия (Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия).pdf

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов

Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В курсовой работе рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее оптимальному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе документаоборота (канцелярия), приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в предприятии. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Автоматизация основных процессов делопроизводства, договорной деятельности, контроля исполнения поручений.

Решаемые задачи

Автоматизация бизнес-процессов;
Электронный документооборот;
Улучшение внутрикорпоративных коммуникаций;
Регистрация и обработка обращений в IT-подразделения;
Анализ загруженности сотрудников;
Контроль нарушений и отклонений от нормативов в работе офиса;
Выявление «узких мест» и проблем взаимодействия подразделений;
Аттестация и оценка персонала;
Оптимизация деятельности ИТ-службы и других подразделений.

Дополнительные модули:

Поддержка сканирования, в том числе поточного;
Обработка штрих-кодов;
Применение ЭЦП;
Интеграция с Active Directory;
Интеграция с внешними источниками данных, в том числе с корпоративными информационными системами (1C, SAP и др).

Глава 1.Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Современный Банк - это крупная организация, как правило, имеющая разветвленную сеть филиалов и дочерних банков. Для раскрытия темы курсовой работы будет рассмотрен гипотетический банк, назовем его ОАО Рассвет.

ОАО Рассвет — универсальный банк, который стоит во главе банковской группы. Банк в основном ориентирован на обслуживание больший компаний, и отдельных состоятельных клиентов, а также обслуживает частных клиентов. Согласно действующему законодательству Банк имеет лицензии на оказание услуг различного характера.

Основные клиенты Банка – это нефтяные компании, органы муниципальной власти, предприятия оборонного, машиностроительного комплекса, авиакомпании, а также небанковские учреждения.

Банк активно работает с ценными бумагами, развивает ипотеку, обслуживает пластиковые карты, занимается денежными переводами.

Приоритетное направление — комплексное обслуживание корпоративных клиентов с использованием передовых банковских технологий. Банк также активно развивает широкий спектр розничных банковских услуг. Банк занимает сильные позиции на рынке инвестиционных услуг и частных инвестиций (Private Banking).

Является одним из активных участников долгового рынка. Банк реализовал более 10 проектов по привлечению международных синдицированных кредитов. Имеет большой опыт размещения европейских и рублевых облигаций.

64 % активов – кредиты, причем кредиты физическим лицам составляют 7 %. Кредитная карта банка ОАО Рассвет ценится среди потребителей. Основные ресурсы банка составляют депозиты и остатки на счетах, облигации и векселя занимают 21 %, а 10 % остается за межбанковскими кредитами.

1.2 Организационная Структура

Общее собрание акционеров (пайщиков) - является внешним органом управления Банком.

Его исключительная компетенция:

принятие Устава Банка и внесение в него изменений и дополнений;
реорганизация Банка;
ликвидация Банка;
избрание Наблюдательного совета;
избрание Председателя правления Банка из числа членов Наблюдательного совета;
формирование уставного капитала;
утверждение годовых отчетов, распределение годовых отчетов, распределение прибыли и убытков.

Наблюдательный совет - осуществляет общее руководство деятельностью Банка:

определяет приоритетные направления деятельности;
созыв общих собраний акционеров (учредителей);
образование и контроль за деятельностью Правлений банка;
утверждение внутренних документов, определяющих порядок деятельности органов управления.

Исполнительные органы Банка - Правление и Председатель правления, которые осуществляют руководство текущей деятельностью банка и его филиалов.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Банка осуществляет служба внутреннего контроля.

Организационным ядром деятельности Банка является функциональный блок, в который входят подразделения банка, непосредственно оказывающие услуги клиентам (кредитный департамент (отдел), отдел по работе с ценными бумагами, отдел валютных операций, расчетно-кассовых операций и т.д.), иногда эти подразделения называют фронт-офисом. В последнее время банки ориентируются на клиентские группы: управления по работе с корпоративными клиентами, управления малого и среднего бизнеса, управления розничного бизнеса (физические лица), подразделения по работе с наиболее состоятельными клиентами. Во многих банках используют комбинацию функционального подхода и ориентированного на определенные группы клиентов.

Инфраструктура Банка включает отделы и службы, обеспечивающие его нормальное функционирование, – юридические, информационные подразделения, ИТ-инфраструктуру, службу безопасности, управление персоналом и, конечно, финансовый блок. Финансовая структура банка включает управление активами и пассивами, планово-экономический отдел, бухгалтерию, казначейство, отдел внутрибанковских и межбанковских расчетов и др. Единой, универсальной модели организации деятельности банка не существует, поскольку все банки отличаются по размерам, формам собственности и условиям функционирования

1.3 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.1).

Рис.1. Схема документационного обеспечения управления предприятия.

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства (канцелярии) и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

В документообороте, или порядке движения документов в организации, выделяется несколько этапов:

экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию, и фиксация самого факта их поступления;
предварительное рассмотрение документов службой документооборота (канцелярия);
организация движения документов внутри организации, включая доведение документов до исполнителей и придание юридической силы проектам документов;
обработка исполненных и отправляемых документов.

Для обеспечения правильного формирования и дел в Банке составляться номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности кроме технической документации и изданий. При составлении дел предприятиям необходимо требования к номенклатуре дел, в Государственной системе обеспечения управления. Основных работы ведомственных перечнях документов с сроков хранения. Номенклатура дел Банка разрабатывается специалистом, ответственным за работы с документами.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, и утверждается Председателем вводится в действие с 1 следующего календарного года.

В качестве комплекса для автоматизации задачи я выбрал работу с входящими документами.

Схема 1

Схема 2 продолжения 1

схема 3 продолжения 2

схема 4 продолжения 3

При разработке модуля, решающей задачи автоматизации документооборота, важным этапом является описание иерархии функций управления и обработки данных разрабатываемого программного продукта.

Дерево функций представляет собой иерархическую структуру.

Все действия (функции) программного продукта можно разделить на подмножества основных функций.

Основные функции управления и обработки данных - свойственны как информационным системам любой специализации, так и именно в данном модуле. Они отражают особенности процесса обработки информации, получения результатов, ведения информационной базы проекта. Эти функции организованы в том порядке и в том составе, которые продиктованы условиями обработки и управления данными в конкретной предметной области.

Состав и классификация функций разрабатываемого модуля представлены в виде дерева функций на рисунке