Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Внешняя коммуникация - это коммуникация с миром, находя­щимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций - удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщика­ми, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Внутренние, или внутриорганизационные, коммуникации (между подразделениями, коммуникация внутри подразделений по уровням производства и управления, межличностные коммуникации, нефор­мальные коммуникации) предстают как часть производственно-хозяй­ственной деятельности: связь между отделами, отчеты отдела реали­зации или ведомости складского учета и т.п. Коммуникация внутри организации включает в себя инструктирование, информацию, обуче­ние, менеджмент методом разговоров 3, с.356.

Важнейшей целью внутренней коммуникации в организации является создание среди сотрудников под­держки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые зна­ния и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризато­рами планов компании. Таким образом, коммуникация - это важ­ный организационный инструмент и необходимое условие для эф­фективного развития и внедрения корпоративной политики 3, с.357.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных ком­муникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между ру­ководителем и подчиненными, коммуникации формальные и неформальные.

Вертикальные связи соединяют иерархические уровни организации. Они формализованы, отражают распределение полномочий и служат для передачи отчетов и распоряжений. Горизонтальные связи – это связи между равными по положению в иерархии частями организации. Их основная задача – повышение эффективности взаимодействия 19, с.37.

Формальные связи – это связи, регулируемые принятыми в организации процедурами. Неформальные связи усиливаются, когда формальные связи не выполняют своей роли. В англоязычной терминологии grapevine (система слухов) поставляет работникам 66% информации, 80% которой – информация «по делу». Преобладание неформальных отношений в большинстве случаев тормозит достижение целей организации 26.

Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений. Тот или другой вид коммуникаций в системе управления используется в зависимости от целей деятельности и потребности в том или другом виде коммуникационных сетей.

1.3. Коммуникационный процесс. Управление коммуникациями

Коммуникационный процесс в менеджменте - это обмен информацией (в любой форме) между элементами организационной системы по каналам прямой и обратной связи. Его основная цель – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В коммуникационном процессе выделяют четыре основных элемента (табл.2):

• отправитель – лицо, передающее информацию;
• сообщение – информация, закодированное с помощью символов;
• канал – средство передачи информации;
• получатель – лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует ее 9, с.367.

Таблица 2

Содержание элементов коммуникационного процесса 21, с.23

Эффект коммуникационного процесса - это изменение в поведении «получателя», которые происходят в результате принятия сообщения.

Основные результаты коммуникационного процесса:

1. Изменения в знаниях «получателя».
2. Изменение установок «получателя», т. е. изменение относительно устойчивых представлений индивида.
3. Изменение поведения «получателя» сообщения.
4. Роль коммуникации в организациях 21, с.24.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.
2. Кодирование и выбор канала. Для того, чтобы передать идею отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав при для этого слова, интонацию и т.д. Кодирование превращает идею в сообщение 9, с.334.
3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю (физическая передача).
4. Декодирование. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, то они имеют точно такое же значение для получателя.
5. Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями.
6. Помехи (Шум). Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использования языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования 9, с.334.

На рис. 1 наглядно представлен коммуникационный процесс как система, включающая обратную связь и помехи.

Организационная коммуникация является инструментом уп­равленческого воздействия, так как фактически это способ формирования не только деятельности, но и корпоративной культуры, ценностей и стратегий. В процессе коммуникации на различных органи­зационных уровнях происходит формирование коммуникативного потенциала как отдельных со­трудников, так и организации в целом. Обладая высокой значимостью, коммуникации требуют разработки инструментария управления 15, с.19.

Рис. 1. Коммуникационный процесс как система 16, с.10

Под управлением организационными комму­никациями понимается совокупность непрерыв­ных целенаправленных управленческих воздей­ствий на внутренние и внешние процессы инфор­мационного обмена и неинформационных взаимо­действий, обеспечивающих удовлетворение коммуникационных потребностей и реализацию дол­госрочных интересов развития предприятия 23, с.124.

Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство и оптимальные коммуникационные сети. Коммуникативная сеть представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, как отношения, построенные соответственно на потоках посланий или сигналов 20, с.1813.

Организация коммуникаций - главная сфера успешной деятельности предприятия. Важнейшей задачей руководства компании является создание ус­ловий по обмену идеями, мыслями, информацией между людьми, под­разделениями, между организацией и ее окружением. Принятые в лучших компаниях системы коммуникаций основаны на эффективных технологиях информационного обмена. Такие системы коммуникаций способ­ствуют развитию новаторства, инициативы и предприимчивости. Стимулируя обилие контактов, лучшие фирмы перестраивают помещения, обустраивают по-новому рабочие места. Так, новые здания «Интел» спроектированы таким образом, что в них достаточное количество конференц-залов, где можно ознакомиться с новой ин­формацией, общаться, решать возникшие текущие проблемы. Руко­водство тем самым улучшает коммуникации между сотрудниками 24, с.82.

Комплексный подход к использованию всех коммуникационных ресурсов организации предполагает наличие единой коммуникационной стратегии. В этом случае коммуникации не ограничиваются функцией одного из элементов комплекса маркетинга, а приобретают системообразующие возможности. Формирование коммуникационной стратегии организации возможно на основе принципа когерентности, поскольку данным свойством обладает вся система коммуникаций, включая цели, действия, внешние оценки, методы и т.д. 14, с.115.

Именно поэтому достаточно условным может считаться разделение целей коммуникационной стратегии на внешние и внутренние. Каждая из коммуникационных задач, решаемых на внутриорганизационном уровне, соотносятся с деятельностью организации во внешней среде. На рис.2 представлены уровни формирования коммуникационной стратегии организации на основе взаимодействия внутренних и внешних коммуникаций 28.

Стратегический уровень предполагает формирование коммуникационной стратегии организации, которая представляет собой широкомасштабную и долгосрочную программу достижения целей фирмы путем использования всех коммуникационных ресурсов и организации коммуникативного пространства. Основу такой программы составляет система общих установок, критериев, ориентиров, принятых организацией для действий и принятия решений в сфере коммуникаций, которые обеспечивают достижение ее целей.

Рис. 2. Уровни формирования коммуникационной стратегии организации 28

На тактическом уровне формируется коммуникативная среда, под которой мы понимаем совокупность условий, позволяющих организации и ее членам реализовать взаимодействие с партнерами с целью обмена информацией и формирования взаимоотношений. Формирование коммуникативной среды обеспечивает целостность и координацию действий для быстрого адекватного реагирования на динамичные изменения внешней среды 7, с.203.

Содержание оперативного управления внутренними коммуникациями включает разработку, внедрение и актуализацию, исходя из задач организации, системы корпоративных договоренностей и коммуникативных стандартов, разработанной с ориентацией на корпоративные ценности и регламентирующей деловое взаимодействие сотрудников организации на всех иерархических уровнях, как между собой, так и с заинтересованными сторонами во внешней среде 28.

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

• принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;
• принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;
• принцип рационального использования рабочего времени руководителя;
• принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;
• принцип полномочий и ответственности;
• принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;
• принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления 17, с.104.

Таким образом, коммуникации - это функция управления, которая состоит в передаче распоряжений и объяс­нении совершаемых процедур и операций. Они отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение. Исследования показы­вают, что коммуникация играет важную роль в развитии организации как целостного организма. Каждый руководитель заинтересован в эффективном управлении коммуникациями. С помощью коммуникации реализуются цели компании, проводятся новые идеи, мотивация, осуществляется контроль за поведением членов группы. Коммуникации необходимы для утверждения авторитета и воли руководителя.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМ КОММУНИКАЦИЙ В ОАО «МЕТАЛЛОКОНСТРУКЦИИ»

2.1. Характеристика объекта исследования