Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Объект исследования - ОАО «Металлоконструкции».

Компания работает на рынке более 40 лет. Сегодня ОАО «Металлоконструкции» предлагает услуги по изготовлению и монтажу крупногабаритных металлоконструкций, емкостного оборудования, резервуаров различного исполнения, по собственным проектам и проектам заказчика.

Общество является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с даты его регистрации.

ОАО «Металлоконструкции» имеет печать, штампы и бланки со своим наименованием, расчетный счет и иные счета в рублях в учреждениях банков. Общество может иметь расчетные и иные счета и в иностранной валюте.

Общество создается в целях получения прибыли, насыщения рынка товаров, услуг и реализации социальных, экономических интересов трудовых коллективов, акционеров; проведения широкого спектра работ и оказания услуг по следующим направлениям:

• установка и обслуживание технических средств организации дорожного движения;
• изготовление резервуаров двустенных для хранения нефтепродуктов;
• выполнение проектно-конструкторских, общестроительных, монтажных и наладочных работ;
• изготовление нестандартного оборудования, монтажных узлов, заготовок, товаров народного потребления;
• газификация, электрификация;
• капитальный ремонт, техническое оборудование, грузовые перевозки;
• коммерческая деятельность;
• экспортно-импортные операции и иная внешнеэкономическая деятельность.

Характеризую финансово-экономическую деятельность, можно отметить, что последние годы были тяжелыми для ОАО «Металлоконструкции». Значительное влияние на это оказал кризис и рецессия в стране. Заказы на продукцию в этот период заметно уменьшились. Подорожали материалы, электроэнергия. Хотя предприятие и не работало в убыток, но прибыль за 2014-2016 год значительно уменьшилась по сравнению с другими периодами. Однако, предприятие выдержало «этот удар» и в 2017 году прибыль показала рост 14%.

ОАО «Металлоконструкции» имеет линейно-функциональную структуру управления. В Приложении 1 видно, что сущность данного типа структуры заключается в том, что руководство в производстве обеспечивается как линейным аппаратом, так и функциональными службами.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, распределение между ними прав и ответственности.

Высшим органом ОАО «Металлоконструкции» является Собрание акционеров, которое правомочно рассматривать и принимать решения по любым вопросам его деятельности.

В период между Собраниями акционеров управление акционерным обществом и его финансово-хозяйственной деятельности осуществляет Совет директоров. Совет избирается сроком на 1 год в количестве 7 человек.

Руководство работой Совета осуществляет председатель Совета, который несет ответственность перед акционерами за выполнение целей и задач акционерного общества. Срок полномочий председателя Совета 1 год. Руководство текущей деятельностью общества осуществляется генеральным директором, который избирается общим собранием акционеров сроком на 5 лет.

Анализ данной структуры показывает следующие преимущества:

1. Более глубокая подготовка решений и планов;
2. Освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем;
3. Возможность привлечения консультантов и экспертов;
4. Сочетание достоинств линейной и функциональной структур.

К числу слабостей структуры можно отнести:

1. Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между структурными подразделениями;
2. Недостаточно четкая ответственность подразделений, так как готовящий решение сотрудник, как правило, не участвует в его реализации;
3. Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации;
4. Конкуренция и конфликты по ресурсам.

Вопросы, которые могут более оперативно и лучше решить цех или другое основное подразделение, передаются в их ведение, а методическое руководство функциональными подразделениями и контроль качества продукции выполняют функциональные отделы аппарата управления предприятием.

Так как основная часть производственного процесса в ОАО «Металлоконструкции» проходит непосредственно в цехе, он имеет свой аппарат управления технологическим процессом. Во главе цеха стоит начальник, назначаемый из числа опытных, высококвалифицированных работников и подчиняется генеральному директору предприятия. Он организует труд всего коллектива, проводит совещания планерки, организует рабочий процесс.

Важнейшим звеном производственной структуры цеха является производственный участок, во главе которого стоит мастер. Мастер – непосредственный организатор изготовления продукции в своём подразделении. Он имеет право: производить расстановку рабочих на участке, распределять задания, премировать и штрафовать рабочих.

Для всех должностей в организации разработаны должностные инструкции с четким определением функций сотрудника.

2.2. Анализ коммуникаций предприятия

Один из основных инструментов поддержания коммуникаций в ОАО «Металлоконструкции» - совещания и краткие совещания - оперативки и планёрки.

Деловое совещание - это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом Оперативка - краткое совещание, ежедневное или еженедельное, задача которого – выслушать отчёты об исполнении задач, поставить новые задачи, раздать управленческие импульсы (похвалу или предупреждение, благодарность или выговор и т.п.), ускоряющие работу; придать заряд бодрости на наступающий период. Планёрка - более продолжительное совещание, как правило, еженедельное, на котором контролируются и ставятся более долгосрочные задачи; контролируются ключевые показатели эффективности, в том числе финансовые; доводится до сведения сотрудников новая информация; принимаются решения о выделении тех или иных ресурсов, о расстановке текущих приоритетов.

К планёркам можно отнести также рабочие встречи по проектам на предприятии. Их задача точно такая же, как у планёрки, но по отношению не к функциональному подразделению, а к рабочей группе проекта.

Эти совещания должны быть четкими, вполне определенными по времени (ежедневная оперативка – не более 10-15 минут, еженедельная планёрка – не более часа, совещание – не более полутора часов). Но это не всегда так. Часто ритм проведения совещаний сбивается из-за отсутствия сотрудников: кто-то на выезде у клиента, кто-то болен и работает из дома, а руководитель подразделения вообще находится в командировке. Также не всегда поставленные цели соответствуют виду совещания.

Документооборот в ОАО «Металлоконструкции» - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессом коммуникаций и со всей деятельностью организации.

Отметим сразу, что на данном предприятии не разработана Инструкция по документообороту, поэтому операции по передаче информации документально не регламентированы.

Документопотоки в ОАО «Металлоконструкции» различается по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие подразделения одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие структуры различных уровней, а именно, директорат и подразделения. Восходящие потоки - это документы, получаемые директоратом снизу от подразделений (отчеты, справки, производственная документация и т.д.). Нисходящие потоки - это документы, направляемые руководством вниз (приказы и т.п.).

По отношению к управленческому объекту в ОАО «Металлоконструкции» выделяют входящий, исходящий и внутренний потоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий поток информации ОАО «Металлоконструкции» складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан.

Исходящий поток ОАО «Металлоконструкции» состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. В исходящем документопотоке выделяется группа информационных (коммуникативных) - письма, деловые предложения, справки, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний поток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления ОАО «Металлоконструкции», не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, устав, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д.

Широко распространена внутренняя переписка. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Современные электронные коммуникации осуществляются посредством компьютера, подключенного к сети. В настоящее время деловая и личная переписка осуществляется благодаря разнообразным средствам электронной связи.

ОАО «Металлоконструкции» обладает помимо почты и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки создают мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию.

Коммуникации с потребителями происходят по следующей схеме:

1. Заказчик скидывает либо заполняет в офисе заявку;
2. Производственный отдел обсчитывает потребность материалов и формирует цены. Заключается договор;
3. После оплаты отдел снабжения закупает нужные материалы для изготовления продукции и сдает их на склад;
4. Кладовщики выписывают материал мастерам. Они, в свою очередь, передают в цех и дают указания к работе;
5. Готовая продукция проверяется мастером на брак. Когда продукция готова, начальник цеха передает информацию в коммерческий отдел. Коммерческий отдел звонит заказчику.

О деятельности ОАО «Металлоконструкции» можно узнать в интернете, также информация содержится в различных журнальных изданиях. Сотрудники коммерческого отдела рассылают постоянным и потенциальным клиентам коммерческие предложения.

Если рассматривать систему работы с клиентами, то можно сказать, что на предприятии присутствует прямая работа с клиентами и работа через Интернет. Сбыт осуществляется через:

• демонстрацию продукта клиентам, посредникам, предприятиям-потребителям и прочим заинтересованным лицам;
• коммерческую корреспонденцию;
• рекламу, каталоги и т.п.

Для предприятия самой оптимальной является информативная реклама. Задачи этой рекламы: сообщение рынку о товаре, информирование рынка об изменениях цены, объяснение преимуществ товара, описание дополнительных услуг, формирование образа фирмы. В силу того, что сегмент покупателей является достаточно небольшим и необходимо влиять именно на эту целевую аудиторию, самой эффективной с этой точки зрения рекламой является реклама в специализированных изданиях, участие в выставках-ярмарках.