Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО «ТехноИнвестСтрой»).pdf

В соответствии с нормативными документами каждое предприятие для осуществления расчетов наличными деньгами должно иметь кассу. Предприятие самостоятельно определяет, какие мероприятия необходимо провести для обеспечения сохранности наличных денежных средств при их транспортировке, хранении и при осуществлении кассовых операций.

Правильное оформление хозяйственных операций – одна из краеугольных проблем бухгалтерской практики. Серьезные изменения произошли в этом вопросе в связи с вступлением в силу Федерального Закона № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Первичные учетные документы
Действовавший до 1 января 2013 года Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" предписывал использовать формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм. А для тех операций, по которым унифицированные формы отсутствовали, организация могла разработать и утвердить собственную форму документа. А затем утвердить бланки документов в качестве приложений к своей учетной политике. Документация, которая содержится в альбомах унифицированных форм, имеет жесткий регламент по заполнению. Именно к ошибкам в заполнении документации часто предъявляли претензии налоговые органы.
Действующий в настоящее время закон о бухгалтерском учете внес существенные коррективы в эти споры. Он характеризуется либерализацией требований к оформлению первичной документации - он разрешает руководству компании утверждать любые формы первичных документов самостоятельно с соблюдением одного условия – любой документ должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

– наименование документа;

– дата составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

– подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Используемые формы утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского учета. Факт либерализации к формам первичных документов не означает, что организация не может использовать документы из альбомов унифицированных форм. Скорее, можно говорить о том, что появилось больше возможностей заменить документы, которые не удовлетворяют организацию, на те, которые более соответствуют ее нуждам.
Следует отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией в силу действия иных регламентирующих документов.

Например, в Положении Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера, формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение соответствующих регламентаций. 
Формы документов для ведения кассовых операций должны соответствовать Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011793, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299.

Для учета кассовых операций применяются следующие документы:
-КО-1 Приходный кассовый ордер;

-КО-2 Расходный кассовый ордер;

-КО-3 Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
-КО-4 Кассовая книга;

-КО-5 Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
  Все вышеперечисленные документы ведет кассир, это называется первичный учет кассовых операций. В «Положении о кассовых операциях с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации № 373П» ничего не говорится о ведении журнала кассовых операций, хотя согласно старым нормам его ведение было обязательным.
При приеме наличных денег составляется приходный кассовый ордер, подписанный главным бухгалтером. (Приложение 3) Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310001 и документирует оформление кассовых операций (поступление в кассу наличных денег). Он состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.
Отрывная квитанция, подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная печатью, выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В тех случаях, когда в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег, снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам. После получения денег в кассовой книге (форма № КО-4) делается соответствующая запись.

Приведем некоторые особенности заполнения формы № КО-1.
В строке «Организация» указывается название организации, получающей деньги в свою кассу. В графе «Код по ОКПО» организация указывает свой код ОКПО (Общероссийского классификатора предприятий и организаций), присвоенный Госкомстатом России при регистрации.
Строка «Структурное подразделение» заполняется в том случае, если в организации имеются структурные подразделения со своей кассой ( в изучаемой организации не заполняется). Далее в этой же строке в графе «Код» указывается код этого структурного подразделения (если организация использует систему кодирования). В графе «Номер документа» указывается порядковый номер приходного кассового ордера. Кассовые документы нумеруются с начала календарного года. «Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (ДД.ММ.ГГГГ). Если номер дня (месяца) меньше десяти, то в начале следует писать нуль. Например, дата 7 марта 2017 г. в кассовом документе должна выглядеть так: 07.03.2017. Дата документа должна совпадать с датой получения денег.
Графу «Кредит, код структурного подразделения» заполняют обособленные подразделения, следовательно в ООО «ТехноИнвестСтрой» эта графа не заполняется. В ней указывается код подразделения, который присвоила ему головная организация (если документ составляется в структурном подразделении и организация использует систему кодирования).
Графу «Код целевого назначения» заполняют, если в кассу поступают средства целевого финансирования и у организации есть собственная кодировка.
В графах «Дебет» и «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывают счета и субсчета бухгалтерского учета, на которых отражается данная хозяйственная операция.

В строке «Принято от…» указывается лицо (юридическое, физическое), которое передает деньги. Если деньги получены от представителя другой организации, то в этой строке пишут: «Принято от «Название организации» через Фамилия И.О.». Если деньги передает в кассу работник или учредитель, то указывается его фамилия, имя, отчество полностью в родительном падеже («Принято от Иванова Ивана Ивановича»). При получении денег с расчетного счета в этой строке указывают: «Принято от «Наименование банка» через Фамилия И.О. кассира». В строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Варианты могут быть следующие: «Возврат неиспользованных подотчетных средств», «Получение займа по договору № 00 от 00.00.0000», «Аванс по договору № 00 от 00.00.0000», «Получено с расчетного счета на хозяйственные расходы», «Получено с расчетного счета для выплаты заработной платы за февраль 2017 г.» и т. п.

В строке «Основание» указываются реквизиты (дата и номер) документов, если они хранятся отдельно от кассовых документов. В том случае, если накладные, договоры, приказы и так далее хранятся вместе с соответствующим приходным кассовым ордером, их реквизиты указывают в строке «Приложение». В строке «В том числе» указывается сумма НДС, уплаченная покупателем в составе стоимости товара (работ, услуг). Она записывается цифрами, а в случае если продукция (работы, услуги) не облагается налогом или если организация не является плательщиком НДС (например, применяет упрощенную систему налогообложения или платит ЕНВД) делается запись «Без налога (НДС)». Такая же запись появляется в случае снятия денег с расчетного счета или возврата подотчетных средств.
В строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, имеющие отношение к данной хозяйственной операции, с указанием их номеров и дат составления (при снятии денег с расчетного счета указывается номер чека).
Следует отметить, что предельный размер расчетов наличными деньгами между организациями и индивидуальными предпринимателями ограничен суммой 100 000 рублей по одной сделке. Такой порядок установлен указанием Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя». На расчеты с физическими лицами (кроме индивидуальных предпринимателей) это ограничение не распространяется.

Если бухгалтер организации примет к учету квитанцию к приходному кассовому ордеру, сумма в которой составляет более 100 000 руб., его самого и организацию могут оштрафовать. Принятие к учету нескольких квитанций, подтверждающих оплату по одному договору, на общую сумму более 100 000 руб. тоже является нарушением. 

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером предприятия. Расходный кассовый ордер (РКО) имеет согласно Общему классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы. (Приложение 4) Основанием для составления этого документа может быть приказ руководителя, подписанный руководителем к оплате счет, платежная или расчетно-платежная ведомость и т. д.

Расходный ордер выписывает в одном экземпляре работник бухгалтерии. После выдачи денег в кассовой книге (форма № КО-4) делается соответствующая запись.

Своими подписями расходный кассовый ордер заверяют руководитель, главный бухгалтер и кассир. Лицо, получившее деньги по данному ордеру, также расписывается в нем. Печать на расходном кассовом ордере не ставится.
Рассмотрим некоторые моменты заполнения формы № КО-2.
Расходные кассовые ордера нумеруются по мере выдачи с начала года. Дата составления проставляется так же, как и в приходном кассовом ордере: ДД.ММ. ГГГГ.

Графы «Форма по ОКПО», «Код структурного подразделения» и «Код целевого назначения» организации заполняют аналогично таким же графам в приходном кассовом ордере. В строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Например, это могут быть следующие фразы: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету», «Выдача денег на командировочные расходы согласно приказу № _ от 00.00.0000», «Заработная плата за — (указывается месяц и год)», «Выдача материальной помощи», «Выдача займа (ссуды) по договору № _ от 00.00.0000» и т. п.

В строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, на основании которых были выданы из кассы деньги. Счета и служебные записки с визой руководителя, доверенности, авансовые отчеты и другие документы, на основании которых были выданы деньги, хранятся вместе с расходным кассовым ордером. В графах «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» и « Кредит» указывают счета и субсчета бухгалтерского учета, на которых отражается данная хозяйственная операция. После составления, подписания, регистрации в журнале (форма № КО-3) бухгалтер должен передать расходный кассовый ордер кассиру. Выдача расходных кассовых ордеров или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается (п. 19 Порядка ведения кассовых операций).

На предприятии выдавать денежную наличность можно по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно с указанием полученной суммы: рублей — прописью, копеек — цифрами. Выдать деньги кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Однако возможна и выдача денег по доверенности, оформленной в установленном порядке (например, по форме № М-2).
В этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность является приложением к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Выдавать наличные деньги из кассы организации можно не только по расходным кассовым ордерам, но и по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). При этом документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) (п. 14 Порядка ведения кассовых операций). Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Однако кассирам необходимо быть очень внимательными. Без подписи ответственного должностного лица на расходном кассовом ордере или без визы этого должностного лица: «оплатить», «выдать деньги» и тому подобное, и подписи на другом документе выдавать деньги из кассы нельзя.

Иначе возможно, что кассиру придется возвращать выданные им деньги в кассу организации за счет собственных средств..

Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При выдаче и получении денег по приходным и расходным кассовым ордерам или заменяющим их документам кассир обязан проверить:

– наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия ;