Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (на примере ООО «ТехноИнвестСтрой»).pdf

– правильность оформления документов;

– наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы передавшему их сотруднику для надлежащего оформления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Далее ПКО и РКО отправляются на хранение в архив бухгалтерии, где они обязаны храниться 5 лет, а РКО по заработной плате – 75 лет, при этом главный бухгалтер несет ответственность за их сохранность.

Кассовую книгу юридическое лицо ведет для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег (Приложение 5). Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
При ведения кассовой книги с применением компьютерной программы необходимо обеспечить:

– сохранность содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;

– исключение возможности несанкционированного изменения указанных сведений.

В компьютерной программе кассовая книга формируется автоматически при ведении приходных и расходных ордеров.

Листы кассовой книги представляют собой документы типа «Вкладной лист кассовой книги», одновременно с этим заполняют «Отчет кассира». Оба регистра составляются к началу следующего рабочего дня и имеют одинаковое содержание, то есть включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. В каждом месяце на последней документе «Вкладной лист кассовой книги» автоматически проставляется общее количество листов кассовой книги за месяц, а на последнем листе кассовой книги – общее количество ее листов за календарный год. При небольшом количестве операций отчет и кассовые документы можно сдавать в бухгалтерию один раз в 3—5 дней.

Для учёта кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные накопительные регистры (оборотные ведомости), основанием для записи в них служат отрывные листы кассовой книги. Листы кассовой книги распечатывают на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Нумерацию листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в хронологической последовательности с начала календарного года.
Распечатанные на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств) подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.

Далее кассовая книга отправляется на хранение в архив бухгалтерии, где обязана храниться 5 лет, при этом главный бухгалтер несет ответственность за ее сохранность.

Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо устанавливает такой лимит самостоятельно путем издания соответствующего распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке.

В настоящее время правила кассовой дисциплины установлены указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У В пункте 2 этого документа сказано, что «… субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать».

OOO «ТехноИнвестСтрой» относится к субъектам малого предпринимательства и в соответствии с приказом директора хранит денежные средства в кассе без установления лимита кассовой наличности.

   Ведение кассовых операций возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. С кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Руководитель организации обязан ознакомить кассира с порядком ведения кассовых операций под расписку. В OOO «ТехноИнвестСтрой» обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, на должность кассира он назначен приказом руководителя.

Хранение денежных средств и других ценностей, не принадлежащих предприятию, в кассе запрещено. Денежные средства предприятия хранятся в сейфе. Ключи от сейфа хранятся у кассира (в OOO «ТехноИнвестСтрой» у главного бухгалтера) , второй экземпляр - у руководителя в опечатанном виде.

Схема документооборота по учету денежных средств в кассе, принятая на OOO «ТехноИнвестСтрой» , представлена на рисунке 2.

Учет кассовых операций подразумевает не только учет денежных средств, но и учет денежных документов, это например, талоны на питание, почтовые марки, марки государственной пошлины, бланки трудовых книжек и т.п.

Перечень документов, которые являются денежными, является открытым и может быть дополнен тем или иным документом.

Важным обстоятельством является тот факт, что отечественное законодательство не предусматривает понятия документов, которые являются денежными.

Но, учитывая характерные признаки таких документов, можно сделать вывод, что к денежным документам относятся документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся ею. Также особенностью таких документов является оплата предусмотренных ими услуг при приобретении документов, при том что на момент нахождения таких документов в организации услуги, предусмотренные такими документами, не оказаны.

Первичные документы по приходу и расходу денежных средств

Кассовый отчет

Проверка отчета бухгалтером

Аналитический и синтетический учет

Книга регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Главная книга

Рисунок 1 - Документооборот по учету движения денежных средств в кассе OOO «ТехноИнвестСтрой»

Важным обстоятельством, которое надо учесть при использовании денежных документов, является необходимость хранения таких документов в кассе предприятия.

Также особого внимания заслуживает необходимость изготовления и оформления приходного кассового ордера, если такие документы сдаются в кассу предприятия. Если же документы выдаются третьим лицам из кассы организации, то организации необходимо оформить расходный кассовый ордер.

Существенным отличием РКО и ПКО для денежных документов от кассовых документов, необходимость в составлении которых возникает при осуществлении денежных расчетов, является необходимость проставления на кассовых документах для учета документов, являющихся денежными, записи «фондовый».

Все поступившие или выданные документы должны отражаться в журнале регистрации кассовых документов, такая регистрация производится отдельно от регистрации кассовых документов по денежным наличным расчетам.

Как следует из методических рекомендаций по применению и заполнению кассовой книги, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н, в кассовой книге организации отражается движение денежных документов. Для этих целей используются отдельные листы книги, в которых следует проставлять метку «фондовый».

При заполнении кассовой книги по учету денежных документов следует помнить, что, строки книги «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.

Записи относительно движения документов, являющихся денежными, следует вносить сразу же после выдачи или получения соответствующего документа.

В отличие от наличных денежных расчетов законодатель не разработал и не предусмотрел форму документа, используемого для учета денежных документов, выданных третьим лицам.

Как предусмотрено п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден соответствующим первичным документом.

Такими документами могут быть не только утвержденные формы, но и формы, самостоятельно разработанные соответствующим субъектом предпринимательских отношений. Обязательным требованием к таким документам является наличие в них реквизитов, прямо перечисленных в п. 2 ст. 9 ФЗ 402 «О бухгалтерском учете».

Для надлежащего учета движения таких документов предприятию, их использующему, необходимо самостоятельно разработать форму ведомости учета движения денежных документов с обязательным указанием в такой ведомости всех необходимых реквизитов.

Вне зависимости от того, что такие документы не являются наличными деньгами, отечественные предприятия и организации обязаны осуществлять учет таких документов.

Неисполнение компанией установленной законом обязанности по учету денежных документов может явиться основанием для наложения на такую компанию или ее должностных лиц административного штрафа за нарушение кассовой дисциплины.

В OOO «ТехноИнвестСтрой» денежных документов на учете не числится.

2.3 Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе предприятия

В бухгалтерии синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе осуществляют на счете 50 «Касса». Это счет активный и, следовательно, по дебету отражают остаток денег и денежных документов в кассе и их поступление, а по кредиту – расход (использование). Порядок отражения денежных средств на счете 50 «Касса» приведен на рисунке 2.

Счет 50 «Касса»

Рисунок 2 - Порядок отражения денежных средств на счете 50 «Касса»

В настоящее время бухгалтерии предприятий пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и предприятий, утвержденного приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н. Согласно указанного приказа к счету 50 «Касса» предусмотрены следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

Указанные субсчета открываются в программе 1С: Бухгалтерия по умолчанию и кроме этого программой предусмотрено открытие субсчетов для организации учета иностранной валюты - это 50.21 " Касса организации (в валюте)" и 50.23 "Денежные документы (в валюте)".

В качестве субконто счет 50 и большинство его субсчетов используют субконто "Статьи движения денежных средств". При создании кассовых документов, в первую очередь, система запрашивает выбор статьи движения денежных средств.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. В зависимости от потоков (источников) поступления наличных денег счет 50 корреспондирует с различными счетами.

Типовая корреспонденция счетов по счету 50»Касса» представлена в таблице 2.

Таблица 2

Типовая корреспонденция счетов со счетом 50 «Касса»