Файл: МУЛЬТИПРОЕКТНОЕ УПРАВЛЕНИЕ НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ «TOYOTA».pdf

1.2. Этапы жизненного цикла проекта

Понятие жизненный цикл проекта означает период времени от зарождения идеи проекта до его завершения, который можно разделить на соответствующие фазы или этапы.

Нет одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта, структуру его фаз. Существует достаточно большое количество факторов, которые влияют на характеристику жизненного цикла проектов.

К таким факторам влияния можно отнести четыре основных фактора:

- тип проекта;

- финансовые возможности;

- технологические особенности реализации проекта;

- выбранная стратегия реализация проекта^[15].

Многие жизненные циклы проектов имеют ряд общих характеристик:

1) Фазы обычно идут последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента;

2) Уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта;

3) Способность участников проекта влиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта. Главная причина этого состоит в том, что стоимость внесения изменений в проект и исправления ошибок в общем случае возрастает по ходу выполнения проекта;

4) Уровень неуверенности и, следовательно, риск недостижения целей наиболее велик в начале проекта. Уверенность в завершении проекта, как правило, увеличивается по ходу выполнения проекта.

В то же время лишь немногие жизненные циклы проектов идентичны друг другу, хотя во многих случаях жизненные циклы проектов включают в себя фазы со схожими названиями и схожими результатами. Некоторые жизненные циклы состоят из четырех или пяти фаз, но некоторые имеют 
девять фаз и более^[16].

Типичный жизненный цикл проекта состоит из четырех фаз:

- начальная фаза – разработка миссии или концепции проекта;

- фаза разработки – планирование проекта;

- фаза реализации – поэтапный процесс исполнения проекта;

- фаза завершения – процесс выхода из проекта.

1) Начальная фаза. Все работы на этом этапе направлены на создание концепции проекта. Она включает следующие этапы:

- сбор исходных материалов и оценка текущего состояния предприятия;

- определение необходимости проведения изменений;

- установление основных параметров проекта: цель, желаемые результаты, требования к проекту, возможные риски проекта, участники и команда проекта, организационная структура, внешнее и внутренне окружение, количество требуемых ресурсов и др.;

---

- выявление и анализ возможных альтернатив;

- разработка предложений и их оценка;

- утверждение концепции и получение одобрения следующей фазы.

2) Фаза разработки. На этой фазе разрабатываются основные компоненты проекта и осуществляется его подготовка к внедрению. На этой фазе производятся следующие работы:

- выбирается руководитель проекта и создается его команда;

- установление производственных контактов, определение целей проекта, доведение до команды требований заказчика проекта;

- разработка основного содержания проекта, а именно определение конечных результатов его осуществления, установление стандартов качества, формирование структуры проекта и направления основных работ, оценка требуемых ресурсов;

- структурное планирование: сюда включается декомпозиция проекта, создание календарных планов и графиков работ и обеспечения, составление сметы проекта, определение потребности в ресурсах, разработка процедуры управления проектом, выявление потенциальных рисков;

- проведение торгов на поставку необходимых ресурсов и выполнения работ, а также заключение контрактов с поставщиками и исполнителями;

- выполнение основных опытно-конструкторских работ проекта;

-  создание плана проекта и представление его заказчику;

- одобрение начала следующей фазы.

3) Фаза реализации проекта. Эта фаза содержит основные работы по проекту, которые нужны для достижения установленных целей. В состав этих работ входит:

- проведение аукционов и торгов, нахождение и заключение договоров с поставщиками сырья и материалов;

- введение в работу системы проектного управления;

- организация и контроль за выполнением работ по проекту;

- ввод в действие средств общения команды проекта;

- применение системы мотивирования и поощрения участников проекта;

- детальное проектирование и технические спецификации;

- составление оперативных планов работ;

- получение информации о ходе работ проекта;

- организация снабжения работ всеми необходимыми материалам и контроль за их поставками;

- реализация работ, предусмотренных проектом;

- руководство и координация работ, оперативный контроль и регулирование главных показателей проекта: времени, качества, стоимости и содержания работ;

- решение возникающих в процессе работы проблем и задач.

4) Завершающая фаза. На этой фазе подводятся итоги реализации проекта и происходит его закрытие. Здесь реализуются следующие задачи:

---

- разработка процесса закрытия проекта;

- итоговые испытания полученного в результате проекта продукта;

- создание команды сотрудников для эксплуатация созданного объекта;

- подготовка итоговой документации, представление законченного объекта заказчику;

- анализ результатов проекта и подведение итогов;

- закрытие проекта;

- реализация невостребованных ресурсов;

- расформирование команды проекта^[17].

Последние три фазы могут выполняться последова­тельно-параллельно, то есть они могут совмещать работы во времени ^[18].

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующие моменты:

- какие технические работы должны проводиться в каждой фазе;

- в какой период каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как производится проверка и подтверждение каждого результата поставки;

- кто принимает участие в каждой фазе;

- как осуществлять контроль и подтверждать каждую фазу^[19].

Исходя из этого, можно отметить, что жизненный цикл проекта в целом и структурно выступает с одной стороны важным объектом системы управления проектом, с другой стороны является механизмом данной системы управления.

1.3. Сущность управления проектами

В общем смысле под управлением проектами понимается управление изменениями.

В более широком смысле управлением проектами называется искусство руководства людскими и материальными ресурсов в течение всего времени реализации проекта с помощью современных методов и техники управления для достижения заранее установленных концепцией проекта результатов по объему работ, материальным затратам, времени, качеству и удовлетворению команды проекта.

Отдельно взятый индивид не всегда в состоянии осуществлять одновременно большое число задач, в связи с этим ему необходимо разделение труда и работники для реализации каждой задачи. То есть для этого следует создать систему управления, помогающую ему в достижении поставленной цели. Также для реализации намеченной цели нужно найти и грамотно применять необходимые ресурсы. Действия по достижению конечной цели должны осуществляться так, чтобы структура управленческой системы развивалась планово, но при этом для осуществления коммуникации и принятия решений следует использовать ситуационный подход^[20].

На структуру проекта в немалой степени оказывает влияние области применения этого проекта. К примеру, задачи для проекта по управлению персоналом очень отличаются от проекта по внедрению нового продукта или услуги. Но каждый проект необходим для того, чтобы четко предвидеть конечную цель и способы ее достижения^[21].

---

В управлении проектами выделяют несколько аспектов:

1) Управление качеством.

Оно происходит посредством формирования стандартов качества результатов проекта, контроль за соблюдением этих требований в ходе осуществления проекта. В мировой практике существуют различные способы управления качеством проектов.

2) Управление временем.

Сроки реализации проекта являются одной из сторон проектного треугольника. Если проект выполнен в отведенный для этого период времени, то это способствует дальнейшей реализации целей организации. Управление временем осуществляется с помощью анализа времени выполнения проекта и его отдельных фаз, разработки календарного плана работ по проекту.

3) Управление стоимостью.

В сегодняшних условиях стоимость нововведений имеет огромное значение. Большие предприятия неустанно контролируют свои вложения в различные проекты, и могут даже отказаться от перспективного, но требующего значительных ресурсных затрат, проектов. Окупаемость принимаемого проекта они ставят на первое место, в противном случае его осуществление считается не рациональным^[22].

Основными задачами управления стоимостью являются:

- оценка расходов по внедрению определенного проекта;

- составление бюджета проекта, определение источников финансовых ресурсов;

- планирование потоков денежных средств;

- прогнозирование прибыли;

- контроль притоков и оттоков финансовых ресурсов;

- разработка комплекса мер в случае повышения расходов относительно планируемой сумм.

Главная цель управления стоимостью заключается в поддержании бюджета проекта в установленных рамках и достижение желаемой прибыли от его внедрения. Основу управления стоимостью должны составлять методы оценки эффективности инвестиционных проектов, функционирующих в постоянно меняющихся внешних условиях^[23].

4) Управление рисками.

Под риском проекта понимается влияние на проект и его составляющие незапланированных событий, способных повредить его осуществлению и стать причиной недостижения конечных целей. Риск проекта описывается следующими факторами:

- событиями, отрицательно влияющими на реализацию проекта;

- вероятностью возникновения таких событий;

- оценкой ущерба, нанесенного проекту действием этих событий.

Управление риском проекта подразумевает под собой деятельность по анализу и предупреждению рисковых ситуаций, а также принятию мер по уменьшению степени риска во время осуществления проекта и распределения вероятного ущерба между командой проекта.

---

Риску подвержены все виды проектов и большая часть составляющих проекта – финансы, технологии, организация проекта, кадры и т.п.

К управлению проектами прибегают тогда, когда вероятность риска в проекта очень высока^[24].

5) Управление персоналом.

Реализацию всех стадий жизненного цикла проекта осуществляют работники различной квалификации. Их число на протяжении всего времени реализации проекта сильно меняется. Деятельность по управления персоналом проекта направлена на определение оптимальной численности и квалификации сотрудников для внедрения проекта на всех стадиях, поиск и набор кандидатов, документальное сопровождение приема и увольнения работников, распределение их по рабочим места, обучение и консультирование сотрудников, оплату труда, создание условий для результативной работы команды проекта, распределение ответственности, разрешение возникающих конфликтных ситуаций и т.п.

Целью управления персоналом является рациональное применение трудовых ресурсов для наиболее полного достижения целей проекта.

6) Управление контрактами и обеспечением проекта

Для реализации любого проекта требуется привлечение для выполнения необходимых работ специалистов и подрядных и фирм, а также осуществление закупок требуемого оборудования и материальных ресурсов. Все это происходит на контрактной основе.

Функции управления контрактами и обеспечения ресурсами заключаются в следующем:

- выбор стратегии контрактной деятельности;

- осуществление рекламной деятельности;

- определение основных условий привлекаемых по контракту субъектов;

- разработке контрактных предложений;

- выбор наилучших поставщиков;

- подготовке всей необходимой документации;

- заключении самих контрактов, контролем за соблюдением их условий и осуществление расчетов по оконченным договорам^[25].

7) Управление взаимодействиями и информационными связями.

На эффективное управление проектом влияет организация взаимной работы между всеми участниками команды проекта и обеспечение их необходимой информацией. В ходе осуществления проекта возникает большое количество взаимосвязей и потоков информации, обусловленные размерами и сложностью проекта, числом участников его команды, внешним и внутренним окружением. Для результативной работы необходимо создание такой системы управления проектом, задачами которой являлось бы организация и контроль обмена информацией при помощи различных средств. Сюда обычно относят процессы сбора, обработки, сортировки и интерпретации всей возникающей в процессе работы информации.

---