Файл: СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ (Порядок и техника записей в учетные регистры).pdf

5. Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров широко применяется в настоящее время при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить Главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.

По назначению регистры делят на контокоррентные, материальные и многографные.

Контокоррентные регистры в основном предназначены для аналитического учета состояния расчетов предприятия с дебиторами и кредиторами. Информацию отражают в денежном выражении отдельно по дебету и кредиту, что позволяет видеть состояние расчетов после каждого совершаемого хозяйственного факта.

Материальные регистры применяются для учета активов предприятия, выраженных в количественном измерении. Различают два вида материальных регистров: количественно-суммовые и количественно-сортовые.

o Количественно-суммовой регистр имеет три колонки: приход, расход и остаток, каждая из которых представлена в количественном и суммовом выражении (оборотно-сальдовые ведомости по материальным счетам).

o В количественно-сортовом регистре информация о движении ценностей представлена только в количественном измерении (карточки складского учета материалов и малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Наличие показателей “Норма запаса” или “Лимит” позволяет выявить необеспеченность предприятия данным ресурсом или необоснованный избыток.

Многографные регистры содержат несколько колонок, предназначенных для отражения результата совершенных хозяйственных операций составляющими его суммами, и используются в основном для учета издержек.

Также важной является классификация учетных регистров по внешнему виду (форме). На этом основании регистры подразделяют на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы и машинные носители информации.

1. Бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы. Расположение отдельных частей и страниц остается неизменным. Листы учетных книг от начала до конца последовательно нумеруются до начала записей. Все листы прошнуровываются, скрепляются печатью и надписью «Прошнуровано и пронумеровано страниц __» с подписями ответственных лиц. Обязательными реквизитами книги являются: наименования предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции. К бухгалтерским книгам относятся: кассовая книга, книга учета покупок, книга учета продаж, инвентарная книга.

2. Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Обязательными реквизитами являются: наименование предприятия, наименование и код синтетического счет, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество (для карточек количественно-суммового учета).

Существуют различные формы карточек:

контокоррентные – применяются для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами и пр.

карточки количественно-суммового учета или суммового учета - для учета товарно-материальных ценностей.

Также карточки подразделяют на три вида: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.

Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Они хранятся в специальном ящике, называемом картотекой. Карточки широко применяются при организации учета на складе. Каждая отдельная карточка открывается на отдельный вид сырья, материалов, топлива.

3. Свободные листы – таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта (ведомости, журналы ордера). Обязательно имеют название, указание периода, на который рассчитан учетный регистр, таблицу для ведения учетных записей. Могут заполняться несколькими работниками одновременно, так как не скреплены между собой.

4. Машинные носители информации – машинограммы. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Использование в учете в той или иной форме регистров (книг, карточек, свободных листов) определяется их особенностями и регламентируется нормативными актами.

1.3. Порядок и техника записей в учетные регистры

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.

Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т. д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

В случае шахматной формы записи хозяйственной операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере по счету 50 "Касса" такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.

После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе отводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.

После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

К учетным записям предъявляются требования:

документальности;

своевременности;

краткости;

точности;

ясности.

В соответствии с перечисленными требованиями выделяют правила ведения записей в учетных регистрах:

1. записи в учетные регистры должны производиться на основании оформленных, проверенных документов.

2. каждая хозяйственная операция, оформленная документом, должна найти отражение в учетном регистре.

3. записи в учетные регистры должны вестись в следующем порядке:

по документам, не носящим массовый характер, запись хозяйственных операций производится непосредственно в журналы-ордера;

по массовым документам хозяйственные операции до записи в журналы-ордера предварительно группируются в различных ведомостях.

По окончании отчетного периода итоги ведомостей переносятся в журналы-ордера. Перед записью в учетные регистры сводные документы подвергаются дополнительной бухгалтерской обработке - по разметке и содержанию отдельных простых документов составляется общая разметка по сводному документу в целом, которая служит основанием для записей в учетные регистры;

4. по окончании записей на каждом документе во избежание повторного его использования делается отметка - проставляется в разметке номер учетного регистра, в котором этот документ отражен.

5. записи в учетные регистры должны производиться своевременно.

6. кроме текущих записей в практике бухгалтерского учета широко применяется запись однородных операций итогом за месяц по совокупности документов (расход материалов на производственные нужды, начисление заработной платы и пр.)

7. содержание записей в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением, но можно выделить обязательные элементы записей:

дата записей в учетный регистр;

номер и дата документа, на основании которого произведена запись;

основание записи (краткое содержание записи со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого произведена запись);

номер счетов и позиций аналитического учета;

сумма.

 Способы и техника подсчетов в учетных регистрах, сводка данных определяются их содержанием, построением и установлением взаимосвязью между ними. Однако есть общее правило подсчета – подсчет записей производится при условии, что все документы отчетного периода отражены в учетных регистрах и сделаны необходимые переносы сумм из одних регистров в другие.

Сумма итогов подсчитывается по каждой графе и записывается в специально отведенные для этого строках и графах регистров.

Одна из задач подсчета итогов – проверка их правильности. Различные приемы и способы проверки основаны на системе взаимоувязки и взаимоконтроля данных учетных регистров, построенных по шахматному принципу. Например, в регистрах шахматной формы общий итог строк по горизонтали должен совпадать с суммой итоговой колонки по вертикали.

Часто для проверки полноты, правильности записей и выведенных итогов проводят контрольный подсчет соответствующих итогов непосредственно по документам, приложенным к учетному регистру.

Одним из средств контроля за правильностью счетных записей является взаимосверка итоговых сумм одних учетных регистров с другими. Этот метод основан на том, что некоторые хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах дважды.

Также необходимым приемом контроля является взаимосверка данных аналитического и синтетического учета, между которыми должно быть равенство.

Глава 2. Ошибки в учетных регистрах

2.1 Причины появления ошибок в учетных регистрах

Ошибки в первичных документах приводят к искажению данных как бухгалтерского, так и налогового учета.

Кроме того, в ПБУ 22/2010 указывается, что ошибка в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации может быть обусловлена, в частности:

• неправильным применением законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
• неправильным применением учетной политики организации;
• неточностями в вычислениях;
• неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
• неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
• недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Не являются ошибками неточности или пропуски в отражении фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации, выявленные в результате получения новой информации, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности.

2.2 Способы исправления ошибок

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены.

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется: сплошная проверка (пунктировка записей), выборка, просмотр первичных документов.