Файл: СПОСОБЫ ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК В УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ (Порядок и техника записей в учетные регистры).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Управленческий учет всегда представлял большой интерес для изучения и совершенствования. В России длительное время хозяйственный учет было принято делить следующие виды: бухгалтерский, оперативный и статистический. Основную роль играет бухгалтерский учет, так как именно этот учет точно и объективно отражает данные, используемые не только для управления, но и для планирования, контроля и анализа отдельных хозяйственных процессов и сфер уставной деятельности организации. В нашей работе будет использоваться то определение бухгалтерского учета, которое зафиксировано в Федеральном законе от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В указанном Федеральном законе под бухгалтерским учетом понимается упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Значительное место в науке бухгалтерского учета занимают учетные регистры, которые представляют собой листы бумаги, специально приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии средств и их источников, операций, происходящих с ними, зафиксированных первичными бухгалтерскими документами. В нашей работе будут рассматриваться именно учетные регистры, их виды и формы, а также способы исправления в них ошибок.

Таким образом, целью нашей работы является изучение форм бухгалтерского учета как совокупности учетных регистров.

Объект данной работы – формы бухгалтерского учета.

Предмет – способы исправления ошибок в учетных регистрах.

Для достижения поставленной цели были реализованы следующие задачи:

1. Рассмотреть понятие учетного регистра и его назначение.

2. Рассмотреть классификацию учетных регистров.

3. Определить порядок и технику записей в учетные регистры.

4. Рассмотреть причины появления ошибок в учетных записях.

4. Проанализировать возможности исправления ошибок в учетных регистрах и способы их исправления.

Глава 1. Учетные регистры: понятие, виды

1.1 Учетные регистры и их назначение

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета в соответствии с требованиями статьи 10.

 Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источнике его образования. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Процесс записи хозяйственных операций в учетные регистры называется учетной регистрацией. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (дисках, дискетах и иных машинных носителях). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Синтетический учет осуществляется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет - в аналитических регистрах. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или в заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам - в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в особом реестре карточек, который дает возможность следить за их сохранностью.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Основное назначение учетных регистров - это осуществление контроля за хозяйственной деятельностью предприятия, последующего экономического анализа и подготовки рекомендаций с целью принятия управленческих решений. По данным, приведенным в учетных регистрах, определяется финансовый результат работы предприятия. Также учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета [положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в российской федерации от 29 июля 1998 г № 34н].

Запись в учетные регистры – отражение хозяйственных операций в учетных регистрах. Запись осуществляется ручным или машинным способом. В первом случае операции регистрируют вручную чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, путем копирования). Машинную запись производят при использовании вычислительной техники. Записи в учетных регистрах должны быть краткими, аккуратными, четкими, ясными, разборчивыми. После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре, на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делают соответствующую отметку для облегчения последующей проверки правильности разноски. По окончании месяца по каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.

1.2. Классификации учетных регистров

Существует несколько классификаций учетных регистров, которые подразделяют регистры по разным основаниям. Первая представленная нами классификация подразделяет учетные регистры по способу группировки учетных записей. На этом основании учетные регистры делятся делят на хронологические, систематические, комбинированные и синхронистические.

В хронологических реггистрах результаты фактов хозяйственной жизни фиксируются по мере их возникновения (журнал хронологической регистрации операций).

В систематических регистрах ФХЖ группируются по определенным объектам учета (кассовая книга, оборотно-сальдовая ведомость).

В комбинированных регистрах налицо признаки хронологической и систематической записи, т.е. они одновременно содержат и журнал хронологической записи и счета Главной книги, на которых ведутся систематические записи.

Синхронистические регистры - таблицы, предназначенные для отражения систематической или хронологической и систематической записей, имеющие многоколончатую форму.

Существует также классификация регистров по объему и содержанию, на этом основании их подразделяют на регистры синтетического, аналитического учета и комбинированные регистры.

1. Регистры синтетического учёта - операции отражаются только в денежном измерении в обобщённом виде по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма графления учетных таблиц. Предназначены для записей, которые делаются в обобщенном виде с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской записи. Они не имеют пояснительного текста, а если имеют, то очень краткий. Примером может быть главная книга.

2. Регистры аналитического учёта – операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении. Регистры аналитического учета в свою очередь подразделяют на:

регистры, которые ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;

регистры, записи в которых производятся с целью группировки и накапливания однородных хозяйственных операций по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;

регистры, которые совмещают синтетический и аналитический учет.

Аналитическими называют такие учетные регистры, в которых запись ведется по отдельным счетам, детализирующим содержание синтетического счета. Аналитические регистры служат для отражения хозяйственных операций и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, за состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем и подотчетным лицом. В регистрах аналитического учета дается пояснительный текст, в котором излагается сущность операции.

3. Комбинированные регистры – объединяют и синтетический и аналитический учёт.

По форме построения (или графления) регистры подразделяют на односторонние, двухсторонние, многографные, линейные и шахматные регистры.

1. Односторонние – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:

2. Двухсторонние применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой - кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном способе учета. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:

3. Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.

4. Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.