Файл: Особенности работы с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией).pdf

ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

2.1. Приём на работу сотрудников, владеющих конфиденциальной информацией

Процессу приёма сотрудника на работу предшествует ряд подготовительных этапов, которые позволяют составить точное представление о том, какой специалист и какой квалификации действительно нужен для данной должности, какими деловыми, моральными и личными качествами он должен обладать. Особенно это касается должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией. Можно выделить следующие этапы:

• предварительно сформулировать, какие функции должен выполнять сотрудник, каков круг его ответственности, какие качества, знания и уровень квалификации необходимо иметь претенденту;

• составить перечень ценных и конфиденциальных сведений, с которыми будет работать специалист;

• составить перечень форм поощрения и стимулирования, которые может получать сотрудник;

• составить другие перечни вопросов, которые необходимо будет решать специалисту, перечни его личных качеств, возрастных, профессиональных и иных характеристик;

• составить описание должности – документ, аналогичный по структуре должностной инструкции, который определяет требования к кандидату на должность (но этот документ – вспомогательный).

Выполнение указанных этапов облегчит процедуру подбора кандидатов и сделает отбор их более обоснованным и объективным. Кандидаты предварительно знакомятся с указанными выше документами, что делает собеседование с ними более целенаправленным и конкретным. Кроме того, ознакомившись с документами, кандидат может отказаться от предлагаемой работы. Описание вакантной должности имеет для работодателя примерно такое же значение, как и резюме для кандидата.

Поиск кандидата на вновь создаваемую или вакантную должность в фирме не должен носить бессистемный характер. Случайный человек, пришедший с улицы, в определённой степени таит опасность для фирмы как с точки зрения его профессиональной пригодности, так и личных, моральных качеств. Особую опасность подобный метод подбора представляет для должностей, связанных с владением конфиденциальной информацией или материальными ценностями. Случайные претенденты на должность обычно рассылают или разносят по предприятиям, учреждениям и фирмам своё резюме. Им не важно, где работать, их просто интересует работа по данной специальности.

---

С другой стороны, случайный человек не всегда плох и поэтому данный метод при подборе персонала является наиболее распространённым и объективно завоевал право на существование. Но дело в том, что он не должен быть единственным.

Помимо пассивного ожидания прихода нужного человека, существует ряд эффективных направлений активного поиска кандидатов на вакантную должность или рабочее место. К числу основных направлений можно отнести следующие:

1. Поиск, кандидатов внутри фирмы, особенно если речь идёт о руководителе или специалисте высокого уровня. Этот метод даёт возможность продвигать перспективных работников по служебной лестнице и заинтересовывать их работой, воспитывать преданность делам фирмы. Можно приглашать на должность лицо, ранее работавшее в фирме и хорошо себя зарекомендовавшее.

Перераспределение персонала в соответствии с его склонностями и способностями всегда даёт большой положительный эффект в улучшении работы фирмы и обеспечении её информационной безопасности. Но надо учитывать, что поддерживается коллективом только такое продвижение по службе, которое определяется высокими деловыми качествами работника. Не может получить одобрения персонала выдвижение плохого работника, в частности по принципу личных связей или знакомства.

Большим преимуществом этого метода является то, что о кандидате достаточно много известно всему коллективу и судить о профессиональных, моральных и личных качествах, соответствии предлагаемой должности можно на основании достаточно обширного опыта.

Метод имеет недостаток, который состоит в том, что без притока новых людей коллектив теряет свои новаторские качества. Новые люди – это новые идеи, предложения и перспективы развития. Тем не менее этот метод является наилучшим и наиболее надёжным при подборе кандидата на должность, связанную с владением ценной и конфиденциальной информацией.

2. Поиск кандидатов среди студентов и выпускников учебных заведений, установление связей с подразделениями вузов, занятыми трудоустройством выпускников. Можно иметь достаточно полную информацию о профессиональных и личных качествах студентов. Очень эффективно вести поиск (даже на средних курсах) наиболее способных студентов, привлекать их в процессе учёбы к работе в организации, отплачивать их труд и, может быть, финансировать обучение в вузе, платить стипендию. Коллектив фирмы должен регулярно омолаживаться. Это лекарство от застоя идей, путь к успеху.

---

3. Обращение в государственные и частные бюро, агентства по найму рабочей силы, биржи труда, организации по трудоустройству лиц, уволенных по сокращению штатов, трудоустройству молодёжи, бывших военнослужащих и т.п. Подобные агентства предлагают требуемый контингент работников на имеющиеся рабочие места, ведут целенаправленный поиск необходимого специалиста высокой квалификации, организуют переподготовку специалистов по индивидуальным заказам.

При обращении в агентство необходимо составить перечень служебных обязанностей и требований к нужному работнику, без указания конфиденциальных сведений, с которыми будет связана работа.

4. Рекомендации работающих в фирме сотрудников. Обычно такие рекомендации отличаются ответственным и взвешенным характером, так как с рекомендуемыми людьми сотрудникам придётся работать вместе.

Указанные направления поиска кандидатов на должности, связанные с владением конфиденциальной информацией, как правило, позволяют выбрать необходимых работников из ряда лиц, изъявивших желание занять вакантную должность.

Технологическая цепочка приёма сотрудников, работа которых связана с владением ценной и (или) конфиденциальной информацией, включает следующие процедуры:

• подбор предполагаемого кандидата (кандидатов) для приёма на работу или перевода, получение резюме;

• изучение резюме (и личного дела, если кандидат работает на фирме) руководством фирмы, структурного подразделения и службой персонала, вызов для беседы подходящих кандидатов;

• информирование кандидатов, работающих в фирме, об их будущих должностных обязанностях, связанных с владением тайной фирмы;

• знакомство (предварительное собеседование) руководства фирмы, структурного подразделения и службы персонала с кандидатами, не работающими в фирме; беседа с ними, уточнение отдельных положений резюме; ответы на вопросы о будущей работе; изучение полученных от кандидата рекомендательных писем;

• заполнение кандидатами, не работающими в фирме, и представление в отдел кадров заявления о приёме, автобиографии, личного листка по учёту кадров (с цветной фотокарточкой), копий документов об образовании, наличии учёных степей, учёных и почётных званий, передача в отдел кадров рекомендательных писем и при наличии характеристик;

• обновление материалов личного дела работающего в фирме сотрудника; получение представления о переводе на новую должность от руководителя структурного подразделения;

---

• собеседование кандидатов с работником отдела кадров по представленным документам, при необходимости подтверждение тех или иных сведений представлением дополнительных документов;

• опрос сотрудником отдела кадров авторитетных для фирмы лиц, лично знающих кандидата на должность, протоколирование опроса;

• собеседование экспертов с кандидатами с целью определения их личных и моральных качеств, а для неработающих в фирме сотрудников дополнительно - профессиональных способностей; рассмотрение медицинской справки;

• при необходимости – тестирование и анкетирование кандидатов;

• по совокупности собранных материалов и их анализа принятие решения руководством фирмы об отборе единственного претендента и возможности предложить ему работу, связанную с владением тайной фирмы;

• заключительное собеседование с претендентом на должность, получение от него принципиального согласия на работу с конфиденциальной информацией;

• в случае согласия – подписание претендентом обязательства о неразглашении тайны фирмы, в частности, сообщаемых ему конфиденциальных сведений; информирование претендента о характере конфиденциальной информации, с которой он будет работать, наличии системы защиты этой информации и тех ограничениях, которые придётся учитывать работнику в служебной и неслужебной обстановке;

• беседа-инструктаж руководителя структурного подразделения, руководителя службы безопасности и сотрудника службы персонала с претендентом на должность; ознакомление претендента с должностной инструкцией, рабочими технологическими инструкциями, инструкцией по обеспечению информационной безопасности фирмы и другими аналогичными материалами;

• составление проекта контракта, содержащего пункт об обязанности работника не разглашать конфиденциальные сведения фирмы;

• подписание контракта о временной работе без права доступа к конфиденциальной информации;

• составление и подписание приказа о приёме на работу с испытательным сроком (или на временную работу);

• заведение личного дела на вновь принятого сотрудника;

• заполнение на сотрудника необходимых учётных форм;

• внесение фамилии сотрудника в первичные учётные бухгалтерские документы;

• внесение соответствующей записи в трудовую книжку сотрудника;

• изучение личных, моральных и профессиональных качеств сотрудника в течение испытательного срока;

• обучение сотрудника правилам работы с конфиденциальной информацией и документами, инструктажи, проверка знаний;

---

• анализ результатов работы сотрудника в течение испытательного срока, составление нового контракта о длительной работе и издание соответствующего приказа или отказ сотрудника в работе;

• оформление допуска сотрудника к конфиденциальной информации и документам.

Предоставленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело сотрудника, является предметом тщательного изучения руководителями фирмы, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность.

Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Изучение документов следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит на конкурсной или неконкурсной основе правильно провести отбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям.

Предоставленные кандидатом персональные документы тщательно проверяются на достоверность: соответствие фамилий, имён и отчеств, других персональных данных, наличие необходимых отметок и записей, идентичность фотокарточки и личности гражданина (на фотографии очки, парик – только при постоянной носке), соответствие формы бланка годам их использования, отсутствие незаверенных подчисток, исправлений, попыток замены листов, фотографий, соответствие и качество печатей и т.п. При каких-то сомнениях кандидата просят представить дубликаты испорченных документов, заверить исправления. Сведения, включённые в характеристики, рекомендательные письма, списки научных трудов и изобретений, выданные и заверенные другими учреждениями, могут быть проверены путём обращения в эти учреждения. Документы, явно недостоверные, могут быть возвращены гражданину, и одновременно ему отказывается в рассмотрении вопроса о приёме на работу без объяснения причины отказа. Сведения, указываемые в резюме, не проверяются.

Заявление о назначении (переводе) на должность, личный листок по учёту кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или принтера.

Все записи, сделанные в личном листке по учёту кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтверждённые записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются.

---