Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Влияние коммуникаций).pdf

2.1. Особенности профессиональной деятельности менеджера по проектам

Под менеджером проекта рассматривается лицо, ответственное перед руководством компании за достижение целей, наделенное для этого полномочиями, достаточными для решения принятых задач в условиях ограничений и рисков. Международные организации, издающие стандарты в области проектного менеджмента, серьезное внимание уделяют также и требованиям к компетенции, профессиональным и личностным качествам проект-менеджеров. Так, Международная Ассоциация Управления Проектами, в которую также входит Российская Федерация, издала стандарт международных требований к компетенции менеджеров проектов.

Разработан стандарт НТК (Национальные требования к компетенции менеджеров проектов). Сертификация, пройденная по данному стандарту, признается МАУП. Институт Управления Проектами в меньшей степени, но все же уделяет этому вопросу внимание. В данном стандарте особо подчеркивается растущая роль проект-менеджера в решении стратегических задач бизнеса. В PMBOK акцент делается не только на знаниях и навыках PM, но и на его личностных компетенциях и лидерских качествах. Далее приведена выписка из руководства к своду знаний по управлению проектами относительно руководителя проекта и сфер его компетенций и ответственности. (Рисунок 5)

Представлен также пример должностных обязанностей менеджера проектов производственной компании среднего уровня. (Рисунок 6) Следует заметить, что должностные обязанности проектного менеджера во многом определяются организационной формой выполнения проектов, их типом, масштабом организации и отраслью ее деятельности. Функции проект-менеджера коммерческой организации делятся на семь групп, схема содержания которых размещена далее.

1. Функции, основанные на выполнении задачи стратегического управления.
2. Обеспечение связи между руководством компании и проектной реализацией.
3. Воспроизводство системы управления проектом.
4. Разработка плана проекта.
5. Организация исполнения проекта.
6. Контроль и анализ хода реализации.
7. Функции, связанные с закрытием проекта. [6]

В стандарте по управлению проектами  навыки межличностных отношений упоминаются как одна из экспертных областей, необходимых для команды управления проектом, наравне со знаниями и навыками общего менеджмента, пониманием окружения проекта, знанием стандартов и нормативных актов в данной области и знаний по управлению проектами. К навыкам межличностных отношений при этом относятся:

1. Умение налаживать эффективную коммуникацию, обмен информацией;
2. Влияние на организацию, умение делать дело;
3. Лидерство. Умение разрабатывать определенные видение и стратегию и умение мотивировать людей для воплощения этой стратегии;
4. Мотивация. Способность вдохновлять людей на высокие достижения и преодоление препятствий;
5. Переговоры и улаживание конфликтов. Совещания с людьми для того, чтобы прийти с ними к какому-то соглашению;
6. Решение проблем. Выявлять круг проблем, обнаруживать и анализировать альтернативы, принимать решения.

Лидерские качества менеджера существенно влияют на успех проекта на всех этапах его осуществления, от инициации до завершения. А так как большая часть времени менеджера – это взаимодействие с  участниками проекта и его окружением, то можно  выделить следующие способности менеджеров: честность в отношениях с людьми и доверие к партнерам;  умение четко выражать свои мысли и убеждать;   уважительное отношение к людям вне зависимости от их положения в организационной иерархии. Сегодня за рубежом под менеджментом понимают такое управление, такое руководство людьми и такое использование средств, которое позволяет выполнять поставленные задачи гуманным, экономичным и рациональным путем. Управлять — значит побуждать других к достижению ясной цели, а не  заставлять других делать то, что считаешь правильным. Понятия «лидерство» и «мотивация» достаточно полно разработаны в зарубежной социологической литературе. [7]

Навыки коммуникации при этом связаны с управлением проектом, но это не одно и то же. Под навыками стандарт понимает искусство взаимодействия, которое включает в себя умение построить модель «отправитель – получатель», стиль письма, выбор способа связи, умение проведения собраний. Управление коммуникацией – планирование, распространение информации, ведение отчетности по исполнению, управление участниками проекта. Тщательное  планирование и ежедневное осуществление коммуникации – основа успешного завершения проекта. Если в западной литературе данный процесс понят и разработан достаточно подробно, то в России этот факт только входит в нашу жизнь. Планирование и сознательное осуществление неформальной коммуникации стало для многих западных компаний нормой жизни и понимается оно как искренняя забота о персонале организации. В российской литературе вопросы коммуникации часто воспринимаются на бытовом уровне, как навыки делового общения. [7]

Работники, специализирующиеся в проектном менеджменте, обязуются обладать основными навыками менеджмента наряду со специальными знаниями в сфере проектного управления и иметь стратегическое мышление. Как и во многих других профессиях, умение работать с людьми и контактировать с ними является одним из основополагающих. Владение менеджерами эффективных коммуникаций, умение ими управлять и усовершенствовать их является искусством, присущим каждому.

2.2. Барьеры в деятельности проектных менеджеров по проектам

Проекты и управление ими в условиях ограниченных ресурсов времени и средств становятся все более востребованными в условиях конкуренции. Коммуникация играет решающую роль в успешном осуществлении и завершении проектов по нескольким причинам: во-первых, без тщательно разработанных и продуманных правил проект будет постоянно вступать в противоречия с целями организации; во-вторых, неумение объяснить окружающим свою точку зрения, отсутствие лидерских качеств у руководителя может поставить проект под угрозу срыва. [7]

Как процесс, коммуникация – непосредственное взаимодействие участников проекта, сотрудников организации и всех заинтересованных в проекте лиц. Неправильно выстроенная коммуникация, а вернее, отсутствие отрегулированных, тщательно разработанных и продуманных разграничений, правил, установлений, а также нежелание участников контактировать друг с другом создают наибольший риск для проекта и его успешного завершения. Сложность коммуникации в проекте заключается не только в том, что часто люди говорят на разных языках, иногда сказанное на одном и том же языке специалисты из разных функциональных подразделений понимают по-разному: каждый специалист говорит на своем языке, финансист – о недостатке денег, а кадровик – о недостатке сотрудников. [7]

Основная сила проектной концепции заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных руководителях – менеджере и ключевых членах команды. Сложности, возникающие в этом случае, бывают двоякими: с одной стороны, создание и управление временной, но сплоченной командой, а с другой, необходимость взаимодействия этой команды с постоянной системой управления, имеющейся в организации. Кроме того, усиливается значение взаимодействия участников проекта, тех, кто производит уникальные продукты и тех, кто будет ими пользоваться. На коммуникационную компетентность как важнейшую составляющую в подготовке менеджеров проектов обращают внимание такие ученые, как Г.Ципес, А. Пеллс, С. Неизвестный, Дж. Кох и Кнопфель. При этом, в данной компетенции можно выделить 3 составляющие: искусство межличностных отношений, навыки коммуникации и умение управлять коммуникацией (Рисунок 7).

Управление коммуникациями проектов рассматривается как одна из областей знаний, необходимых для создания, сбора, распространения, хранения, получения и, в конечном итоге, использования информации проекта. Процессы управления коммуникацией – создание взаимодействия между информацией и участниками проекта. Менеджеры могут уделять чрезмерно много времени взаимодействию с участниками проекта, заказчиками, менеджерами подразделений, спонсорами, важно понимать, как это отразится на протекании проекта и его успешной реализации. [7]

В процессе становления менеджера по проектам имеют значение несколько составляющих коммуникативной компетенции: межличностные отношения, навыки коммуникации и умение ими управлять. Разумеется, как и в любых других профессиях, не исключается возникновение барьеров во время работы над проектом. Коммуникационные и навыки межличностных отношений играют важнейшую роль с момента инициации и вплоть до завершения проекта. Что лишний раз доказывает огромную значимость коммуникаций в работе менеджеров.

2.3. Рекомендации по преодолению коммуникационных барьеров

По сути, коммуникационные барьеры являются своего рода психологическим препятствием на пути передачи и получении информации между участниками коммуникационного процесса.

В связи с индивидуальностью каждой личности, точки зрения участников коммуникационного процесса могут часто различаться. Что приводит к барьерам связанных с логическим восприятием. Преодоление такого рода препятствий возможно при помощи правильно приведенных аргументаций, учета индивидуальности и социального статуса собеседника. Также могут возникнуть и стилистические препятствия, которые можно преодолеть путем использования в речи логической цепочки.

Для преодоления фонетического барьера достаточно говорить громко, внятно и разборчиво.

Чаще всего, большинство применяемых нами слов имеют несколько значений и каждый по-разному их понимает и использует. Такие препятствия называются семантическими. При семантических барьерах необходимо использовать максимально простую речь или, к примеру разъяснять какие-то определенные термины в начале коммуникационного процесса.

Не стоит забывать и об умении слушать, не заостряя внимание на стиле разговора, применяемых словесных сочетаний и эмоциональных проявлений собеседника.

Заключение

Коммуникации являются сложными и разносторонними по проявлению явлениями, иначе говоря, процессом по передаче и получения информации. Коммуникации, в свою очередь, делятся на виды, выполняющие единую функцию и каждый из которых состоит из общего элемента – информации.

Влияние коммуникаций на организационные моменты и работу специалистов в зависимости от характеристики и специфики могут быть положительными и негативными. Обобщенно говоря, от эффективных коммуникаций зависит процесс принятий различных решений, развитие и устойчивость компании на рынке, и многое другое.

В зависимости от ситуации, во время передачи информации могут возникнуть различные препятствия, называемые коммуникационные барьеры. Существуют различные виды барьеров, искажающие весь смысл передаваемой информации.

Так же существуют различные способы преодоления данных препятствий, к примеру, путем увеличения эффективности коммуникационных процессов, регулирования внутренней системы коммуникаций, использования современных информационных технологий, повышения уровня коммуникативной культуры, обучения приемам активного слушания и т. д.

Специалисты в проектном менеджменте обязуются обладать основными навыками менеджмента наряду со специальными знаниями в сфере проектного управления и иметь стратегическое мышление. Умение работать и контактировать с людьми, является одним из основополагающих.

В процессе становления менеджера по проектам, как и в любых других профессиях, имеют значение несколько составляющих коммуникативной компетенции: межличностные отношения, навыки коммуникации и умение ими управлять. Владение менеджерами эффективных коммуникаций, умение ими управлять и усовершенствовать их путем преодоления барьеров, является искусством, присущим каждому.

Список использованных источников

1. Михненко П.А. Теория менеджмента: учебник. – М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», 2012 (Университетская серия).
2. Якупов П.В. Коммуникация: определение понятия, виды коммуникации и ее барьеры // Вестник ГУУ. 2016. №10. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/kommunikatsiya-opredelenie-ponyatiya-vidy-kommunikatsii-i-ee-bariery (Дата обращения: 19.02.2019).
3. Бабич В.В. Влияние коммуникаций на успех в бизнесе // Universum: Экономика и юриспруденция: электрон. научн. журн. 2018. № 9(54). URL: http://7universum.com/ru/economy/archive/item/6291 (Дата обращения 18.02.2019)
4. Суханова А.А. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕЖЛИЧНОСТНЫХ КОММУНИКАЦИЙ СОТРУДНИКОВ РЕКЛАМНОЙ КОМПАНИИ // Материалы VI Международной студенческой научной конференции «Студенческий научный форум» URL: <a href="https://scienceforum.ru/2014/article/2014004692">https://scienceforum.ru/2014/article/2014004692</a> (Дата обращения: 18.02.2019).
5. Галлямова Ф.М. КОММУНИКАТИВНЫЕ БАРЬЕРЫ И СПОСОБЫ ИХ ПРЕОДОЛЕНИЯ // Материалы VII Международной студенческой научной конференции «Студенческий научный форум» URL: <a href="https://scienceforum.ru/2015/article/2015014272">https://scienceforum.ru/2015/article/2015014272</a> (Дата обращения: 18.02.2019).
6. Организация деятельности менеджера проектов: [Электронный ресурс] // И. Султанов, 2018. URL: http://projectimo.ru/komanda-i-motivaciya/project-manager.html (Дата обращения: 21.01.2019).
7. Мосеева Г.В., Скопин О.В. Коммуникация как ключевая компетенция менеджера проектов// Современные технологии управления. ISSN 2226-9339, 2011 — №11 (11). Номер статьи: 1104. Режим доступа: https://sovman.ru/article/1104/ (Дата обращения: 10.02.2019)