Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Влияние коммуникаций).pdf

Введение

Данная тема была выбрана в связи с тем, что, будучи менеджером по проектам в консалтинговой компании, на личном опыте пришла к выводу, что важнейшей частью работы является именно коммуникация, как с клиентами, так и с коллегами или партнерами-компаниями.

Одними из важнейших специальных функций менеджера являются поиск и обработка информации, необходимой для принятия решений и управления организацией. [1]

Коммуникационный процесс является неотъемлемой частью любого функционирующего на рынке предприятия. Коммуникации напрямую влияют на процесс принятия решения и устойчивость бренда на рынке, что подчеркивает безусловную актуальность темы исследования. [3, с. 4]

Это то, с чего начинаются деловые отношения между представителями разных компаний при первых встречах.

Организационные коммуникации могут быть эффективными только в том случае, если менеджеры, отвечающие за организацию и регулирование коммуникационных потоков, обеспечивают реализацию всех свойств информации. [1]

Цель – изучение понятия коммуникационных барьеров, и пути их преодоления.

В связи с поставленной целью, необходимо решить следующие задачи:

1. Изучение сущности коммуникаций и их барьеров;
2. Рассмотрение видов коммуникационных барьеров;
3. Изучение способов преодоления барьеров;
4. Определение и проведение анализа основных особенностей деятельности и коммуникационных барьеров у менеджеров по проектам;
5. Предоставление рекомендаций по преодолению коммуникационных барьеров.

Объектами исследования данной курсовой работы являются препятствия, возникающие на пути эффективных коммуникаций у менеджеров по проектам.

Предметом исследования – барьеры на пути коммуникаций.

Для изучения этой темы информационной базой послужили работы ученых по теме курсовой работы и научные статьи.

При написании работы были использованы труды Михненко П.А. Теория менеджмента, научные статьи Якупов П.В. Коммуникация: определение понятия, виды коммуникации и ее барьеры, Бабич В.В. Влияние коммуникаций на успех в бизнесе, Суханова А.А. Повышение эффективности межличностных коммуникаций сотрудников рекламной компании, Галлямова Ф.М. Коммуникативные барьеры и способы их преодоления, Мосеева Г.В., Скопин О.В. Коммуникация как ключевая компетенция менеджера проектов.

1. Понятие коммуникаций. История возникновения и развития

Организационная культура — это система общепринятых в организации ценностей, традиций, стандартов поведения и форм отношений, которые отличают данную организацию от других. [1, с. 310]

К основным составляющим организационной культуры наряду со сложившимся в организации стилем управления, историческими особенностями создания и развития организации, ее традициями, с принятием сотрудниками целей организации, пониманием возможности развития организации, реальными ценностями организации; интересом сотрудников к работе, условиями труда и отношениями в коллективе, также относятся и коммуникации между сотрудниками и подразделениями. [1, с. 310, Рисунок 1]

Коммуникации (коммуникационный процесс) — это обмен информацией между людьми. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена - сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. [1, с. 154]

В менеджменте коммуникации выполняют интегрирующую, объединяющую роль. Общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций. Считается, что отсутствие эффективных внутриорганизационных коммуникаций, является главным препятствием на пути достижения высокой эффективности работы. [1, с. 154]

Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. Менеджеры большое количество рабочего времени проводят в общении с другими людьми. Следовательно, отсутствие навыков межличностных коммуникаций может значительно снизить эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом. [1, с. 154]

Необходимым условием коммуникаций, безусловно, является информация. Однако понятие коммуникации не сводится только лишь к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях помимо информационного фактора важную роль играет личностный фактор. При одинаковом информационном содержании коммуникации могут осуществляться по-разному и приводить к разным результатам в зависимости от личностного фактора: знаний, образования, характера, опыта людей - участников коммуникаций, их взаимоотношений, симпатии и антипатии и много другого. [1, с. 155]

Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. Формальными называют коммуникации, соответствующие целям деятельности организации, определенные правилами, должностными инструкциями, технологическими процессами и т. п. [1, с. 155]

При этом содержание информации может быть различным:

- техническая информация (инструкции, стандарты, схемы, технологии и т. п.);

- финансовая информация (отчеты об объемах продаж, прибыли, движении денежных средств и т. п.);

- управленческая информация (планы отделов, результаты контроля, приказы и распоряжения и т. п.);

- информация социально-психологического характера (мнения сотрудников об организации, выражение удовлетворения и недовольства, слухи и т. п.) и др. [1, с. 155]

Формальные коммуникации чаще всего имеют строго закрепленную форму. Например, в некоторых организациях четко обозначается круг вопросов, по которым один сотрудник может обращаться к другому, время и место общения и т. п. В бюрократических организациях формализации коммуникаций придается очень большое значение. В адаптивных организациях степень формализации коммуникаций значительно ниже, что снимает часть информационных барьеров и повышает гибкость компании.

Неформальные коммуникации не зависят от иерархии организации, ее бизнес-процессов и технологических процедур. Такие коммуникации представляют собой свободный обмен сведениями и мнениями между сотрудниками и неформальными группами. В органических организациях часто именно неформальное общение становится залогом успешной работы, основанной на взаимодействии и сотрудничестве. [1, с. 155]

В самом общем случае элементами коммуникационного процесса являются:

1) отправитель - лицо, которое генерирует информацию и передает ее другому лицу;

2) сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;

3) канал - средство и среда передачи информации;

4) получатель - лицо, которому предназначена информация и которое истолковывает ее. (Рисунок 2)

Обмен информацией между отправителем и получателем проходит несколько взаимосвязанных этапов:

1) зарождение идеи;

2) кодирование и выбор канала передачи;

3) передача сообщения;

4) декодирование информации принимающей стороной. [1, с. 155]

Кодирование — это преобразование информации в форму, удобную для передачи и восприятия получателем. В разговоре мы используем систему кодирования, которая называется "русский язык". К способам кодирования относятся также письмо, математические символы и т. п. К используемым нами символам относятся также жесты и интонации. [1, с. 156]

Поэтому очень важно, чтобы у отправителя и получателя были одинаковыми системы кодирования, другими словами, чтобы получатель точно и в полном объеме понимал мысли отправителя. К сожалению, даже в бытовом общении это удается далеко не всегда. В менеджменте же значение точности и полноты восприятия информации возрастает многократно.

Важным элементом коммуникаций является обратная связь. (Рисунок 3). При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями: изначальный получатель становится отправителем и передает свою информацию - отклик начальному отправителю, который играет роль получателя. Обратная связь может способствовать снижению ошибок в понимании информации и значительному повышению эффективности управления. [1, с. 156]

Коммуникация в своей первой греческой форме (koinonia) и латинском переводе (communio) означало участие в каком-либо совместном деле, но преимущественно и в наибольшей степени – в каком-то политическом союзе, как пишет А. Тойнби. Слово communication означало общение, совместную жизнь и, можно сказать, издревле выражало саму суть понятия общества. Формируя свое представление об обществе, античные мыслители обращались к нему, конструируя идеальную «коммуну» и беря в качестве исторического прототипа возникающую на новом месте небольшую колонию [7]. В XX в. возникают новые понятия: «коммуникация (именно как научное понятие)», «речевая коммуникация», «коммуникативное действие», «коммуникативное поведение», «коммуникативная революция» и т. д., черпающие свой изначальный смысл из бихевеористики и психологически интерпретированной практики. [2, с. 261]

В теории коммуникации, разрабатывавшейся в 1950–1960-х гг. в русле постбихевеоризма, постепенно происходит «психологизация» понятия коммуникации, и она все больше начинает рассматриваться как межличностный процесс. Заметный вклад в разработку этого направления внесли антропологи, психиатры и психотерапевты. В их работах коммуникация представляет собой, прежде всего взаимодействие, влияние на которое оказывает каждый из его участников. Коммуникация представляет собой не только прием и передачу информации, но создание некой общности, определенной степени взаимопонимания между участниками, предполагающего необходимость обратной связи, взаимного наложения сфер личного опыта, особенностей генерирования смысла в коммуникативном взаимодействии. Как отмечает один из современных теоретиков Роберт Крейг, активно возникавшие в этот период кафедры межкультурной коммуникации еще испытывали сильное влияние со стороны представителей психологических наук и бихевеоризма, и проходит некоторое время, прежде чем межличностная коммуникация самоопределяется как отдельная от психологии дисциплина. [2, с. 261]

Следующий этап в становлении теории коммуникации связан с рассмотрением коммуникации как социального процесса. Социальность коммуникации первоначально осмысливалась, исходя из коммуникативной практики. Внимание исследователей привлекал ее не просто интерактивный, но и трансактивный характер, заключающийся в том, что любой субъект коммуникации является отправителем и получателем сообщения не последовательно, а одновременно, и что любой коммуникативный процесс включает в себя помимо настоящего, непременно и прошлое, а также проецируется в будущее. Процесс общения является континуальным и бесконечным, и сами границы «коммуницирования» не всегда возможно определить [2, с. 262].

Коммуникации являются сложными и разносторонними по проявлению явлениями. Своего рода это также необходимые и фундаментальные условия для формирования общества. История возникновения и развития коммуникаций своими корнями глубоко уходит в прошлое.

Коммуникации делятся на виды, выполняющие единую функцию и каждый из которых состоит из общего элемента – информации.

Информация, в свою очередь, состоящая из нескольких элементов, может быть сложной для восприятия, для упрощения которой, а также легкого и быстрого восприятия, существует специальный метод – кодирование.

1.1. Свойства организационной информации

В современной теории информации выделяют следующие свойства информации, определяющие ее качество:

1. Релевантность - соответствие информации запросам потребителя. Нерелевантная информация часто представляет собой "информационный мусор", засоряющий коммуникационные потоки и мешающий принятию правильных управленческих решений.

2. Полнота - свойство информации исчерпывающе характеризовать интересующий объект, процесс, событие. Использование в управлении неполной информации может привести к искажению ее смысла и снижению качества работы.

3. Достоверность - отсутствие скрытых ошибок. Принятие управленческих решений на основе недостоверной информации повышает риск ошибочных действий и убытков для компании. Тем не менее, иногда менеджерам приходится принимать экстренные решения на свой страх и риск, не имея возможности повысить достоверность информации за счет увеличения ее количества и точности обработки. [1, с. 156]

4. Своевременность - соответствие запросам потребителя информации в нужный момент времени. В некоторых случаях информация может оказаться устаревшей либо полученной слишком рано (опережающей решения). Принятие управленческих решений на основе несвоевременной информации также может значительно снизить результативность и эффективность работы организации. При этом умение осознать ценность "опережающей" информации - важное качество эффективного менеджера.

5. Доступность - возможность получения информации данным потребителем. Необходимая информация должна быть своевременно и в полной мере доступна тем менеджерам, которые на ее основе принимают управленческие решения. Часто причиной снижения эффективности работы компании является невозможность вовремя получить необходимые данные.