Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса (Обоснование проектных решений).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Складской учёт является одним из основных направлений автоматизации бизнеса любой организации. Разработка информационной системы по его ведению позволит существенно снизить финансовые и временные затраты. Складской учёт предшествует бухгалтерскому учёту, так как предоставляет данные о количестве и стоимости материально производственных запасах и поэтому в современной организации не возможно обойтись без реализации данного проекта.

Целью данного курсового проекта является проектирование информационной системы по ведению складского учёта в филиале транспортной компании.

Информационная система по организации складского учёта должна обладать следующими функциями:

- приёмка груза

- размещении товара на хранение /передачу на другой склад

- подготовку к отпуску

- отпуск товарополучателю

ИС должна поддерживать ведение базы товаров, поставщиков и сотрудников, а также обеспечивать безошибочную работу. А также, обеспечение всех пользователей программы нужной им информацией в удобной форме в виде отчётов.

Существует несколько способов ведения складского учёта это сортовой, количественно-суммовой, сальдовый и партионный метод. В информационной системе разрабатываемой в данном курсовом проекте будет использоваться количественно-суммовой метод при котором на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей предоставляется в бухгалтерию. В отчётах выводятся обороты за месяц и на текущий момент, что позволяет составить оборотные ведомости по складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по складу.

1 ГЛАВА. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1. ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ

Выбор комплекса задач автоматизации

Для определения комплекса задач автоматизации складского учёта транспортной компании необходимо определить входные и выходные информационные потоки, то есть какая информация поступает в разрабатываемую систему и какая информация получается на выходе.

Для транспортной компании входным потоком будет являться документ от менеджера или кассира подтверждающий факт оплаты за услугу, как только заказчик произвел оплату, дальше начинает свою работу разрабатываемая информационная система. Входной документ может быть двух видов:

- документ на отправку груза

- документ на получение груза

От данного документа будет зависеть дальнейшие действия системы. Если был получен документ на отправку груза, то груз принимается на склад с пометкой «отправка на терминал в городе N» если же получен документ на получение груза, то груз помечается как «выданный» и фактически перестаёт числится на складе.

В зависимости от входного потока так же будет два вида выходного, это документы:

- документ на транспортировку груза

- документ о выдаче груза

Так же в качестве выходного потока будут выступать отчёты для пользователей системы, такие как:

- отчёт по количеству принятых/выданных грузов за период

- выдача статуса груза по его номеру

В рамках данного проекта важно чётко определить границы, что разрабатываемая система будет не должна делать. В системе не будет отслеживаться транспортировка груза т.е. как только был сформирован документ на транспортировку груза, дальнейшее «ведение» груза не будет осуществляться. У груза будет всего три статуса: «На складе», «На транспортировку», «Выдан».

Так как система не охватывает все процессы на предприятии то она будет взаимосвязана с другими информационными системами. Отчёт по количеству принятых/выданных грузов за период должен иметь не только экранную форму но и возможность выгрузки в файл для последующей его загрузки в бухгалтерскую информационную систему.

Данный проект очень важен для транспортной компании так как является важным компонентом всего бизнес-процесса и является основным средством в их деятельности. Сложно представить такой складской учёт без использования ИТ, данные проект сэкономит ресурсы компании, такие как время и деньги, а также повысит надёжность и сохранность данных, что очень важно при таком роде деятельности.

При всей важности задачи задействованных в её решении специалистов будет не много.

Менеджер по проектам – осуществляет все контакты с заказчиком, составляет ТЗ, осуществляет контроль установленных сроков

Программист – разрабатывает экранные формы и занимается написанием программного кода

Тех. специалист – осуществляет внедрение проекта в компании заказчика

В дальнейшем в данной курсовой будет использоваться ряд понятий которым необходимо дать пояснение:

Информационные технологии(ИТ, также — информационно-коммуникационные технологии) — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов (ФЗ № 149-ФЗ); приёмы, способы и методы применения средств вычислительной техники при выполнении функций сбора, хранения, обработки, передачи и использования данных (ГОСТ 34.003-90); ресурсы, необходимые для сбора, обработки, хранения и распространения информации (ISO/IEC 38500:2008)

Информационная система (ИС) — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления.

Информационные потоки – это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому.

В данном проекте не будет производится сложных расчетов т.к. он ориентирован на хранение информации и предоставлении её в удобной форме для последующей обработки.

Основной формулой в разрабатываемой системе будет расчёт количества грузов на складе и грузов выданных:

Итого на складе = Груз1+Груз2+ГрузN…

Итого выдано = Груз1+Груз2+ГрузN…

Выше, было уже указано что в реализации проекта будет задействовано три специалиста, теперь же определим сферы ответственности для каждого исполнителя на основных этапах.

Наглядно это видно в следующей таблице:

О = ответственный; П = подотчетен; К = консультации; И = информирование

Определим сроки выполнения каждого этапа:

Итого на реализацию подобного проекта понадобиться 12 рабочих дней, причем большая часть времени уйдет на написание программной части.

Характеристика существующих бизнес–процессов

Рассматриваемая компания занимается перевозкой грузов, её деятельность можно изобразить на IDEF0 диаграмме:

Рис. 1.1 Контекстная диаграмма деятельности организации

Проведём декомпозицию данной диаграммы для того чтобы определить на каком участке возникает проблема на данный момент:

Рис. 1.2 Деятельность компании

Теперь наглядно видно три класса процессов протекающих в компании:

- работа с клиентами

- складские операции

- ведение бухгалтерского учёта

Работа с клиентами заключается в оформлении документов на отправку или выдачу груза. Выполнение данного процесса осуществляется менеджерами в офисе.

Складские операции это и есть основной класс в компании по оказанию транспортных услуг. Из за того что на данный момент нет автоматизированной системы позволяющей быстро принять или выдать груз то на данном этапе возникает недовольство клиентов из за большого времени ожидания на складе. Всё приходится вести на «бумаге» и в конце дня информацию приходится долго обрабатывать и вносить в компьютер для передачи в бухгалтерию. Здесь вся работа выполняется грузчиками и водителями.

Ведение бухгалтерского учёта – класс который должен получать информацию со склада в виде количества принятых на отправку и выданных грузов. Выполнение данного процесса исполняется бухгалтерами компании.

Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Для отображения характеристики документооборота наиболее подходящим решением будет предоставить схему движения каждого документа. Как было указано ранее во входном потоке системы может быть два вида документа, это документ на выдачу груза и документ на транспортировку. Рассмотрим сначала документ на выдачу груза. Документ заполняет менеджер на своём рабочем месте и передаёт его клиенту, клиент оплачивает услугу на кассе и идёт на склад, предъявляет документ грузчику который в соответствии с этим документом передаёт груз клиенту и в конце рабочего дня все эти документы передаются в бухгалтерию.

Вот так выглядит схема документооборота для документа на выдачу груза:

Рис. 1.3 Схема документооборота на выдачу

Рис. 1.4 Схема документооборота на транспортировку

Теперь рассмотрим документ на транспортировку груза. Документ заполняет менеджер на своём рабочем месте и передаёт его клиенту, клиент идёт на склад, предъявляет документ и отправляемый груз грузчику который в соответствии с этим документом помещает груз на склад, затем все эти документы на транспортировку передаются водителям, водитель выполняет заказ и передает в бухгалтерию.

Проведём оценку потоков информации. В среднем, в день филиал обслуживает 40-50 человек из них примерно половина получает груз и соответственно вторая половина отправляет. Получаем такие цифры:

Документов в день – 50 шт.

Документов за год – 12 350 шт.

Без применения информационных технологий на обработку каждого документа на складе уходит до 5 минут рабочего времени, а это уже суммарно 4 часа в день работники склада просто занимаются документами. Конечно это общее время разделённое на всех сотрудников но цифра получается не малая. Из этого делаем вывод о высокой трудоёмкости работы с документами на складе и следовательно низкая производительность рабочих, возникающие очереди из клиентов. Кроме этого есть еще один не менее важный недостаток – надёжность информации. Бумажный документ может потеряться и груз не будет отправлен вовремя, при этом пострадает репутация не только филиала но и всей компании в целом.

Время на обработку документов используется не эффективно, с применением информационных технологий данное время можно сократить до 1 минуты на документ и следовательно всего 50 минут в день. Также повысится надежность информации за счет хранения документа в электронном виде в базе данных у которой будет осуществляться резервное копирование.

1.2. ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ

Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Обоснование состава и содержания входных и выходных документов. Входной документ на транспортировку или выдачу уже принят в компании и приходит из другой ИС, но кроме бумажного носителя документ будет загружаться в виде текстового файла чтобы не вносить его повторно в систему, это значительно сократит время работы с документом. Выходной документ будет один – это отчёт по количеству принятых и выданных грузов за период, это информации будет достаточно для передачи в бухгалтерию филиала.

Перечислим экранные формы для нашего проекта:

- форма списка документов

- форма смены/отображения статуса груза и присвоения номера места на которой будет размещён груз

- форма формирования отчёта с указанием периода

При этом основной экранной формой будет являться список документов. Формы должны быть максимально простыми и понятными т.к. с системой будут работать грузчики склада у которых может и не быть навыков работы за компьютером.

Для формы статуса груза должна быть возможность выбрать из трёх вариантов статуса: «На складе», «На транспортировку», «Выдан». Номер места груза присваивает рабочий, на форме для него произвольное поле по которому в дальнейшем рабочий легко найдёт груз.