Файл: Учет производственных запасов (Краткая экономическая характеристика организации).pdf

1) Важным дополнением и составной частью системы управления производственными запасами в ООО «Надежный партнер» является разработанная интегрированная система документооборота в управленческом и финансовом учете.

Интенсивность документооборота в строительных организациях, в том числе и в ООО «Надежный партнер», весьма высока. В связи с этим важно, чтобы модель документооборота, заложенная в конфигурацию автоматизированной системы, не нарушала привычную технологию ведения бухгалтерского учёта, при которой хозяйственная операция отражается в учёте только после её совершения и подтверждения этого факта соответствующим документом. Именно такая модель электронного документооборота рассматривает первичный документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях и реализует технологию работы с первичными документами по общепринятой схеме (рисунок 7).

Рисунок 7 - Технология регистрации данных о совершенной хозяйственной операции по движению МПЗ по предлагаемой модели документооборота ООО «Надежный партнер»

При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами за счёт разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих ему учётных записей, то есть возникает временной лаг между формированием первичного документа и отражением содержания хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учёта.

При этом введённые документы без подтверждения пользователем и формирования бухгалтерских записей на их основе не влияют на обороты и сальдо счетов. Таким образом, применение предложенной модели позволяет поддерживать в ООО «Надежный партнер» естественную технологию прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне.

2) Для организации бесперебойного производственного процесса необходима своевременная информация об остатках производственных запасов на складе. Поэтому предлагается дополнить регистры складского учета (карточки учета материалов) показателем «критическая норма остатка» (непосредственное указание критического остатка в графе 4), контроль за которым осуществлять при помощи предлагаемого Акта о критических остатках производственных запасов на складе (Приложение 15).

3) Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать их полу, росту и размерам, характеру и условиям выполняемой работы и обеспечивать безопасность труда. В соответствии со статьей 215 Трудового кодекса Российской Федерации, средства индивидуальной защиты работников должны соответствовать требованиям охраны труда, установленным в Российской Федерации, и иметь сертификаты соответствия. Для учета спецодежды были разработаны и рекомендованы к использованию индивидуальные карточки на каждого работника. Предлагаемая «Индивидуальная карточка работника» представлена в Приложении 16.

Данная карточка заполняется на каждого работника отдельно. Спецодежда коллективного пользования должна выдаваться работнику только на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены. В этих случаях средства индивидуальной защиты выдаются под ответственность мастера. При использовании карточки работодатель сможет организовать надлежащий учет и контроль за выдачей работникам средств индивидуальной защиты в установленные сроки по данной карточке.

Помимо индивидуальных карточек для контроля спецодежды в организации был разработан регистр по учету выданной спецодежды. Данный регистр представлен в Приложении 17.

Выдаваемые работникам спецодежда и другие средства индивидуальной защиты должны соответствовать характеру и условиям работы и обеспечивать безопасность труда. Поэтому в отдельных случаях в соответствии с особенностями производства работодатель может по согласованию с государственным инспектором по охране труда или иным уполномоченным органом заменять один вид спецодежды на другой, обеспечивающий более полную защиту от опасных и вредных производственных факторов.

В бухгалтерском учете спецодежду включают в состав оборотных активов по фактической стоимости и отражают на счете 10 «Материалы». И это не зависит от ее стоимости и срока полезного использования. Движение спецодежды учитывается с применением счета 10 «Материалы», к которому открываются субсчета 10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» и 10.11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».

Данный регистр составляется в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, а второй хранится у кладовщика.

4) Построение системы документооборота на предприятии зависит от многих факторов. Правильная организация документооборота позволит избежать существенных ошибок в учетной деятельности предприятия. Контроль за соблюдением графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Рекомендовано вручить каждому работнику под роспись выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности. Примерный график документооборота представлен в Приложении 18.

Неправильная организация документооборота на предприятии способствует возникновению определенных трудностей, связанных с потоком документации: таких как, документы вовремя не сданы в бухгалтерию предприятии для проверки, отсутствие сопроводительных документов на пришедшие материальные ценности, не правильно списанные материалы, которые отпущены на определенный заказ. Поэтому очень важно, чтобы вся документация велась правильно и вовремя сдавалась в бухгалтерию.

5) Предложенный учетный регистр передачи со склада в производство необходим для отражения материалов необходимых для выполнения заказов от покупателей. В регистре отражены материалы, которые кладовщик должен отпустить со склада, для выполнения каждого конкретного заказа. В случае, если для комплектации заказа материалов недостаточно, кладовщик может заранее оформить заявку на их приобретение. Данный документ должен выдаваться главным инженером кладовщику до поступления заказа в производство и сдаваться кладовщиком в бухгалтерию после исполнения заказа со всеми внесенными изменениями.

Предлагаемый «Регистр передачи материалов со склада в производство» представлен в Приложении 19.

Применение этого регистра позволяет проследить за отпуском материалов на определенный заказ, а также позволит кладовщику заранее сформировать заявку по недостающим материалам и предоставить заказчику до исполнения заказа в полном объеме. С помощью разработанного регистра можно отслеживать отклонения, выдачу материалов со склада. Выдача материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть отпуск материалов в производство должен производится на основе предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на основе норм расхода материалов.

6) Регистр по отгрузке комплектующих материалов необходим для того, чтобы своевременно отслеживать отгрузки комплектующих материалов, планировать работу по их доставке до покупателей. Из этого регистра видно, какие комплектующие материалы были отгружены, кем вывезены, по какому адресу, а также какая оплата была произведена в связи с их отгрузкой, так как организация делает возможной расчет на месте с клиентом. Заполняется регистр менеджером, который непосредственно работает с клиентами, и сдается в бухгалтерию по истечении дня. Регистр по отгрузке комплектующих материалов представлен в Приложении 20.

Поставка комплектующих материалов должна быть произведена в сроки. Оформление комплектации включает в себя следующие этапы:

- расчет цены комплекта исходя из стоимости комплектующих;

- оформление заявки покупателя на покупку комплекта;

- заказ недостающих комплектующих у поставщика;

- оформление поступления комплектующих на склад;

- сборку комплекта;

- отгрузку комплекта покупателю;

- контроль полученных результатов.

В случае поставки дефектных комплектующих материалов организация, допустившая отгрузку некачественного материала, обязана при последующих отгрузках предъявлять сертификат качества. В случае его отсутствия покупатель имеет право отказать в оплате счета.

7) Применение регистра по отгрузке комплектующих материалов позволит наиболее эффективно отслеживать процесс отгрузки материалов со складов до места назначения, так как в регистре будут указаны время и место назначения.

Данный регистр необходим для определения перерасхода или экономии материалов, которые были выданы для комплектации изделия и срок их гарантийного обслуживания, а также в регистре указываются причины, по которым произошли отклонения от плана. Заполняется по мере выполнения заказа бухгалтером. Служит для анализа данных поквартально. Регистр выпуска заказов на квартал представлен в Приложении 21.

Данный учетный регистр разработан для анализа материальных запасов, из которых было изготовлено изделие, а также тех, которые после изготовления должны числиться на гарантийном обслуживании. Для определения перерасхода или экономии, которые могут возникнуть по ряду причин, таких как, замена альтернативных материалов по более низкой цене без снижения качества изделия, или замена бракованных материалов.

8) Регистр по учету недостач материалов необходим для учета материалов на местах их хранения. Причины возникновения потерь (недостач) материалов различны. Самое главное при выявлении недостачи - правильно определить причину ее возникновения. В регистре указываются суммы недостач материалов на складах, по какой причине, а также на кого возложена материальная ответственность за их сохранность. Составлять данный регистр должен бухгалтер при инвентаризации в присутствии кладовщика. Применение данного регистра позволит отслеживать недостачи или излишки по материально-ответственным лицам по проводкам.

Регистр по учету недостач материалов представлен в Приложении 22.

Применение этого регистра позволит своевременно отследить недостающие материалы на складе, а также привлечь к ответственности виновных лиц. В случае если виновное лицо не установлено, то недостачу материалов относя на убытки предприятия.

9) Помимо этого, с целью совершенствования документооборота необходимо устранить недостаток учетной политики организации ООО «Надежный партнер» в части отражения порядков и сроков проведения инвентаризаций. Для устранения противоречия с законодательными актами и создания оптимальных условий для отражения финансово-хозяйственной деятельности организации, необходимо определить порядок и сроки проведения инвентаризаций и отразить это должным образом в учетной политике организации ООО «Надежный партнер».

С целью устранения недостатков необходимо проводить инвентаризацию по материалам ежемесячно, а внезапные проверки проводить по приказу руководителя.

По результатам ревизии при обнаружении недостачи материалов, появляется необходимость воспользоваться регистром по учету недостач материалов.

Так как с целью обеспечения сохранности материалов ревизии проводятся ежемесячно, для их проведения в организации ООО «Надежный партнер» должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Инвентаризацию проводит выездная инвентаризационная комиссия, в чьей компетенции находится проведение всех плановых и неплановых инвентаризаций. Так как при использовании выездной комиссии соблюдение сроков проведения инвентаризаций не соблюдаются должным образом, в связи с этим точность и срочность отражения материальных ценностей снижается. Помимо нейтрализации вышеперечисленных отрицательных эффектов, создание такой комиссии избавит предприятие от излишних и необоснованных затрат. В целом, такое нововведение приведет к улучшению финансово-хозяйственной деятельности организации.

Разработанные предложения по документообороту: график документооборота, порядок и сроки проведения инвентаризации материалов, создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии, должны быть утверждены приказом генерального директора организации и закреплены в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

10) Рекомендуется также рассмотреть вопрос прохождения повышения квалификации персоналом бухгалтерской службы ООО «Надежный партнер» с целью ознакомления работников с порядком применения последних изменений в законодательстве.

Оценка предложенных рекомендаций представлена в таблице 12.

Таблица 12

Оценка предложенных рекомендаций