Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Порядок и организация ведения кассовых операций).pdf

1.3. Документальное оформление учета кассовых операций

В кассе движение денежных средств состоит из двух основных стадий: поступление наличных денежных средств (приход); выбытие наличных денежных средств (расход). Все кассовые операции должны оформляться кассовыми документами, унифицированные формы утверждены Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 №88. У данных форм имеются цифровые коды, приведенные в Положении о кассовых операциях, соответствующие Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК011-93, утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30.12.1993 №299.

Для учета кассовых операций применяются данные документы: форма КО-1, код 0310001 «приходный кассовый ордер» ПКО; форма КО-2, код 0310002 «расходный кассовый ордер» РКО; форма КО-3, код 0310003 «журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»; форма КО-4, код 0310004 «кассовая книга»; форма КО-5, код 0310005 «книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кроме данных документов, указанных выше форм первичной документации по учету кассовых операций, организация обязана использовать формы, которые установил Центральный банк Российской Федерации, такие как кассовую заявку (форма 0408027) и чек.

Срок хранения первичных кассовых документов составляет пять лет, согласно Закону Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обязательными реквизитами первичного учетного документа является: дата составления документа; наименование документа; содержание факта хозяйственной деятельности; наименования экономического субъекта; величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единицы измерения; наименование должностного лица совершившего сделку и ответственного за данную операцию; а так же подпись сторон с указанием фамилии, инициалов, либо иных реквизитов для идентификации этих лиц^[33].

Данные формы утверждает руководитель по представлению должностного лица, на которое возложена обязанность ведения бухгалтерского учета.

Кассовые документы оформляются в соответствии с Указом от 11.03.2014 года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными и субъектами малого предпринимательства» и их подписывают: главный бухгалтер; руководитель, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер; бухгалтер или иной работник, назначенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа. Для оформления кассовых документов служат основанием: счета; платежная ведомость; заявление; расчетно-платежные ведомости и другие документы. Данные документы должны быть приложены к кассовым документам. Кассовые книга, кассовые документы, книга учета денежных средств оформляются на бумажном носителе или с применением технических средств, используя персональный компьютер и программное обеспечение. Несмотря на это кассовые документы печатаются на бумажном носителе.

Кассовые документы подписывают: ПКО приходный кассовый ордер – главный бухгалтер или бухгалтер, при их отсутствии руководитель или кассир; РКО расходный кассовый ордер – руководитель, главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.

Со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в соответствии с установленным порядком, организация, как правило, получает наличные денежные средства на свои нужды. В указании Центробанка от 11.03.2014года №3210-У пояснено, как снять денежные средства с расчетного счета, не нарушая кассовую дисциплину. Для получения наличных с расчетного счета главному бухгалтеру или руководителю необходимо заполнить платежное поручение или чековую книжку. Далее денежные средства приходуются в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Чек признается «Аннулированным», если при составлении чека допущены ошибки. Корешки оплаченных и испорченных чеков организация хранит не менее трех лет.

Приходными кассовыми ордерами оформляются поступление наличных средств в кассу, в том числе по чеку (форма КО-1). Состоит приходный кассовый ордер из двух частей: приходного ордера и квитанции к нему. Прием наличных денежных средств по приходным ордерам производится в день их составления. Лица, которые вносят наличные денежные средства в кассу, предоставляют в бухгалтерию сопроводительные документы, отражающие совершенные хозяйственные операции^[34]. Каждому приходному кассовому ордеру присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрации приходных расходных кассовых документов (форма КО-3). Расчеты между юридическими лицами в рамках одного договора не должны превышать ста тысяч рублей.

За осуществление расчетов между организациями, сверх установленной суммы, законодательством на организацию могут наложить штраф.

Кассир обязан проверить при получении приходных кассовых ордеров следующие моменты: правильность оформления документов; наличие на документе подписей главного бухгалтера или лиц уполномоченных на это; наличие сопроводительных документов к приходному кассовому ордеру; соответствие хозяйственной операции приходного кассового ордера наименованию операции в квитанции к нему.

Выдача наличных денежных средств из кассы оформляются расходными кассовыми ордерами или другими оформленными документами. К таким документам можно отнести платежные и расчетно-платежные ведомости, по ним выдается заработная плата работникам организации, заявления на выдачу денег и другие. По расходным кассовым ордерам выдача денежных средств может происходить только в день их составления. Кассир производит выдачу денежных средств лицу, которое указано в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Обязательно кассир проверяет у получателя расписку, которая заполняется только получателем, сумму написанную прописью в рублях и копейки цифрами, а так же необходимо проверить документ, подтверждающий личность. Заявления от покупателей на возврат денежных средств кассир подшивает к расходному кассовому ордеру.

В случае если деньги возвращают по доверенности, в ордере после ФИО получателя, необходимо указать имя доверенного лица. При выдаче денежных средств по ведомости перед заявлением кассиру необходимо поставить отметку «По доверенности». Как правило, доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру или к ведомости. Учет принятых и выданных кассиром денежных средств ведется в «Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5).

По платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления расходного ордера на каждого получателя происходят выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий^[35].

Операции, осуществляемые на основе расходного кассового ордера: разовые выдачи денежных средств на оплату труда отдельным лицам; операции по выдаче денежных документов из кассы экономического субъекта; выдача наличных денежных средств (депонированные суммы, выручка).

Депонированная заработная плата - это денежные средства, выделенные на оплату труда, но не выданные в срок работнику. Депонированная сумма сдается в банк, на данную сумму составляется общий расходный кассовый ордер. Данный расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре руководителем, главным бухгалтером, затем его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

В организации, в которой осуществляются расчеты наличными средствами должна вестись кассовая книга установленной формы (форма КО-4) ^[36]. Кассовая книга – учетный регистр кассовых операций, в ней отражаются в хронологическом порядке все кассовые операции, совершенные в организации, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами в данной дипломной работе.

Каждая хозяйственная операция должна иметь документальное подтверждение. Записи в кассовую книгу производятся сразу же после совершения какой-либо операции по кассе организации, на основании того или иного подтвержденного документа.

Выводы

Одно из важных мест в хозяйственной деятельности организации занимают кассовые операции. Потребность в использовании денежных средств в возникает в первую очередь при расчетах с физическими и юридическими лицами за товар. Так же организация выплачивает из кассы заработную плату, премии, выделяет средства на командировочные и хозяйственные расходы, оплачивает услуги наличными денежными средствами.

Кассовые операции включают в себя прием хранение и расходование наличных денежных средств. Организации, осуществляющие расчеты наличными денежными средствами должны иметь кассовый аппарат и вести кассовую книгу по установленной форме.

Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным Банком Российской Федерации.

К унифицированным формам первичной документации, предназначенной, для юридических лиц всех форм собственности относятся: КО-1 «Приходный кассовый ордер»; КО-2 «Расходный кассовый ордер»; КО-3 «Журнал регистраций приходных и расходных кассовых документов»; КО-4 «Кассовая книга»; КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Учет кассовых операций наличных денежных средств, ведется на счете 50 «Касса». Центральный банк Российской Федерации разъяснил порядок ведения кассовых операций.

Юридические лица обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций, определенный Положением, в том числе: определять лимит остатка наличных денег; хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег; оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами; обеспечивать наличие кассовых документов и других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации; вести кассовую книгу.

Глава 2. Бухгалтерский учет наличных денежных средств в кассе на примере ООО «Арлан Авто»

2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «Арлан Авто»

Общество с ограниченной ответственностью «Арлан Авто» в дальнейшем именуемое «общество», является коммерческой организацией, действующей и созданной в соответствии с Федеральным законом от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и Гражданский кодексом Российской Федерации от 30.11.1994 №54-ФЗ.

Устав общества утвержден решением учредителя от 11.09.2014г.

Фирменное полное наименование общества: Общество с ограниченной ответственностью «Арлан Авто». Сокращенное наименование общества: ООО «Арлан Авто».

Место нахождения общества: 445044, Российская Федерация, Самарская область, г. Тольятти, ул. Южное шоссе дом 73.

Свою деятельность общество осуществляет с целью получения прибыли, а так же удовлетворения юридических и физических лиц в товарах, а именно запасных частях легковых и грузовых автомобилей. Общество имеет право осуществлять коммерческую деятельность, не запрещенную законодательством Российской Федерации: розничная торговля авто компонентами; оптовая торговля авто компонентами; осуществление торговли с помощью интернет ресурса.

Среднесписочная численность по состоянию на 01.01.2015г. составляла 7 человек, на 01.01.2016г. - 17 человек, на 01.01.2017г. - 28 человек, видим прирост работников, что говорит об увеличении рабочих мест и роста организации.

Уставный капитал ООО «Арлан Авто» составляет 10 000 руб.

Органы управления общества: учредительное собрание общества; единоличный исполнительный орган общества – директор.

ООО «Арлан Авто» в Тольятти существует с 2014 г., предлагает клиентам и партнерам взаимовыгодное сотрудничество и может предложить качественные запасные части для автомобилей отечественного и иностранного производства. ООО «Арлан Авто» имеет большой ассортимент различных запасных частей для автомобилей ГАЗ, ВАЗ, Audi, BMW, Honda, Ford и многие другие известные производители.

Организация ведения бухгалтерского и налогового учета в ООО «Арлан Авто» соблюдает все законодательные требования налогового (требование к ведению учета определяемые НК РФ) и финансового (требования по ведению бухгалтерского учета, определяемые Минфином РФ) законодательства.

В ООО «Арлан авто» бухгалтерскую и финансовую работу осуществляют: главный бухгалтер и бухгалтер, а так же кассовую дисциплину ведут два кассира, один из кассиров является старшим кассиром. Они обеспечивают ведение текущего учета, организуют бухгалтерский учет, составляют отчетность и контролируют финансовое состояние организации.

Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет с применением Плана счетов бухгалтерского учета и финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 г №94н.

Из «Отчета о финансовых результатах» следует, что за 2016 г. организация получила прибыль от продаж в размере 3 635 тыс. руб., что составило 2,9% от выручки. По сравнению с аналогичным периодом прошлого года прибыль от продаж выросла на 2 320 тыс. руб. или на 176,4%.