Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия (Порядок и организация ведения кассовых операций).pdf

Кассира должны ознакомить с кассовой дисциплиной и проведением кассовых операций, после этого руководитель должен составить и заключить с работником договор о полной материальной ответственности.

При отсутствия кассира в штате организации, кассовые операции может совершать руководитель, главный (старший) бухгалтер (если таковой имеется) или любой сотрудник заключивший дополнительное соглашение на работу по кассе^[17]. Если все-таки кассир в штате организации присутствует, то бухгалтерия контролирует правильность ведения кассовых операций, а также создается график плановых ревизий кассы и кассовых документов.

При необходимости так же проводят внезапные ревизии, тем самым осуществляется контроль за работой кассира и оформлением кассовых документов. Обособленные структурные подразделения организации могут иметь или не иметь собственные кассы по решению руководителя.

Организация, имеющая несколько касс, должна установить на каждую кассу лимит денежных средств, при этом лимит может быть разным. Так же эти кассы может вести один кассир (если находятся кассы рядом), или на каждой кассе должен быть отдельный кассир. При условии, что в организации ведут кассы несколько кассиров, назначается старший кассир, который контролирует и сводит информацию со всех подразделений.

С кассирами заключены договора о полной материальной ответственности, они непосредственно несут ответственность за сохранность средств находящихся в кассе. За прием, выдачу, ведение кассовой документации, сохранность документов так же несет ответственность кассир организации, в случае отсутствия кассиров, по какой-либо причине, ответственность возлагается на руководителя, главного бухгалтера.

Руководство обязано создать необходимые условия для обеспечения сохранности ценностей, находящихся в кассе организации. В несгораемых шкафах (сейфах) хранятся наличные денежные средства, денежные документы, бланки строгой отчетности.

Запрещается в рамках одного договора между юридическими лицами осуществлять расчеты наличными денежными средствами сверх ста тысяч рублей. Как только сумма расчетов близится к ста тысячам, необходимо заключить новый договор.

Что касается лимита кассы, организация в праве устанавливать лимит самостоятельно. Кассовый лимит – это максимально разращённая сумма наличных денежных средств в кассе после закрытия смены. Хранить денежную наличность сверх лимита в кассе запрещено^[18].

Наличные средства, не превышающие лимита кассы, хранятся в специально оборудованной кассе. В ней могут храниться только средства и ценности, которые имеют отношение к предприятию, личные денежные средства или иные ценности хранить в кассе не допускается, так же, как и вход в кассу посторонним лицам^[19].

В дни выдачи заработной платы, стипендий, выплат социального характера разрешается нарушать суммы установленного лимита денежных средств. А так же если организация ведет свою рабочую деятельность в выходные или праздничные дни, когда отделения банков не работают^[20]. В обычные рабочие дни организация должна хранить излишние денежные средства на счетах организации в банке, ежедневно сдавая наличность^[21].

В случае если организация не установила лимит кассы, то лимит кассы равен нуль. В этом случае организация не имеет права хранить денежные средства в кассе на конец смены. Юридическое лицо самостоятельно рассчитывают сумму лимита денежных средств в кассе с помощью формулы:

L = V/P*N (1)

где L - это лимит наличных денежных средств на конец смены;

V - это объем наличных денежных средств поступивших в кассу;

P - это расчетный период , за который учитывается объем поступлений наличных денежных средств в кассу, этот показатель берется в днях;

N – это количество дней между сдачей наличных денежных средств в банк.

Рассчитав сумму лимита денежных средств, руководитель организации фиксирует ее в приказе. Данная формула предназначена для организаций, которые планируют регулярно получать оплату наличными средствами от своих заказчиков (покупателей). При данном расчёте можно брать периоды больших объемов поступлений наличных денежных средств.

Так же разрешено учитывать показатели динамики поступлений наличных денежных средств за аналогичные периоды прошлых лет. Но при этом нужно учитывать то, что бы показатель Р не превышал девяносто двух рабочих дней. Показатель N не может превышать более семи рабочих дней в стандартных случаях и не более четырнадцати дней – если расчет производится для организации касса, которой находится в населенном пункте, где отсутствует отделение банка.

L=R/P*N (2)

где R - общая сумма выданных за расчетный период наличных денежных средств, за исключением выплат за работу сотрудникам и других аналогичных выплат;

P - это расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных денежных из кассы;

N – количество дней между днями получения по денежному чеку в банке наличных денежных средств, при этом Р не должен превышать 92 рабочих дней, а N не может привесить 7 или 14 рабочих дней^[22].

Организации, у которых в кассу выручка не поступает, пользуются второй формулой^[23]. А наличные денежные средства им приходится держать у себя в кассе из-за необходимости тратить ее на оплату работ, услуг, оплату товара и тому подобное.

Обязательный расчет лимита кассы предусмотрен положением Центробанка России №373-П от 12 ноября 2011 г. Установка лимита остатка кассы с 2017 года является обязательным, кассовый лимит рассчитывает руководитель организации.

Все организации, которые используют в своем обороте наличные денежные средства, обязаны установить кассовый аппарат^[24]. Естественно количество денежных средств, находящихся в кассе у каждой организации будет своё.

Наличие кассового аппарата организацию обязует выдавать чеки и правильно заполнять кассовую книгу. При помощи кассовой книги возможно отследить движение денежных средств, а именно приход или расход. Данные из кассовой книги с реальным остатком на конец дня нужно сверять ежедневно, при этом учитывать лимит кассы, чтобы на конец рабочей смены остаток денежных средств, в кассе не превышал допустимого лимита, установленного руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Кассовые операции кассир или иное назначенное руководителем лицо должно зафиксировать в специальных документах, а именно: кассовой книге; приходных и расходных кассовых ордерах; расчетно-платежных ведомостях; в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств^[25].

Выплаты заработной платы сотрудникам и прочие выплаты оформляются ведомостями. А поступление и выдача наличных денежных средств оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами.

На основании Федерального закона от 22.05.2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» осуществляется контроль с помощью контрольно-кассовой техники.

Важные изменения произошли 3 июня 2016 года, вступил в силу Федеральный закон №209-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации», который вносит правки в Федеральный закон №54-ФЗ.

За счет наличной выручки, может осуществляться следующие операции: оплата товаров, работ, услуг; выплата работникам заработной платы; возврат ранее полученных денежных средств; возмещение командировочных расходов и прочие выплаты.

Подотчетному лицу кассир может выдать наличные денежные средства, на расходы связанные с деятельностью юридического лица. Оформляется на подотчетное лицо расходный кассовый ордер, согласно письменному заявлению, составленному в произвольной форме, с указанием суммы наличных денежных средств, датой и подписью руководителя (п. 6.3 Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У ^[26].

Подотчетное лицо обязано отчитаться о полученных наличных денежных средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня получения этих сумм. Далее руководитель утверждает и подписывает авансовый отчет, затем сдается авансовый отчет с оправдательными документами в бухгалтерию для дальнейшей обработки.

Выдача подотчетному лицу возможна только при условии полного погашения подотчетным лицом ранее выданных сумм.

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» проводится инвентаризация кассы. Инвентаризация проводится в следующих случаях: при выявлении недостач и хищений; при смене кассира; перед составлением годовой отчетности. В остальных случаях сроки проведения инвентаризации кассы устанавливает руководитель в Приказе о проведении инвентаризации. В Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации^[27].

Сама инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, фактического наличия денежных средств в кассе и информации, отраженной в отчете кассира^[28].

Инвентаризацию кассы проводит назначенная ревизионная комиссия. Инвентаризацию проводят только в присутствии кассира. Если в кассе обнаружена недостача фактических наличных денежных средств, то кассир берет полную материальную ответственность за нанесенный ущерб организации^[29]. В обратном случае если обнаруживается излишек денежных средств, они подлежат оприходованию и в дальнейшем выясняются причины их возникновения^[30].

Отметим еще одно нововведение – это онлайн-кассы. Существенные изменения произошли в законе Российской Федерации от 22.05.2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники». Особенность онлайн касс заключается в том, что вся информация о платежах по интернету будет направляться сразу же в налоговую инспекцию. В законе от 03.07.2016г. №290-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»^[31] нет термина 20 «онлайн-кассы», но в обиходе закон №290-ФЗ стал именоваться законом об онлайн-кассах.

Закон принят с 2016 г., в полную силу вступил с 01.07.2017 г. Что влечет за собой введение онлайн касс: осуществление каждой сделки (продажи) берется под контроль налоговым органом; оформление первичных документов на продажу контролируется в два этапа: оператором фискальных данных, через которых информация пройдет в ИФНС, и самой налоговой службой; вся информация о продажах хранится в специальных фискальных накопителях данных и защищена от изменений; документы, которые выдают покупателям будут существовать не только на бумажном носителе, но и в электронной форме; нет необходимости ведения объемной первичной кассовой документации, применяющейся в настоящее время.

Рассмотрим новые термины, введенных с принятием закона об обязательном использовании контрольно кассовых машин с онлайн кассой:

• оператор фискальных данных – организация, посредством которой осуществляется прием и обработка данных, передача данных на сервера налоговой инспекции, обеспечение онлайн доступа к электронным кассовым чекам;
• фискальный накопитель – блок памяти, появившийся в кассовых аппаратах с онлайн кассой и заменивший использовавшуюся ранее ленту (ЭЛКЗ). Записывает и сохраняет данные о продаже. Оснащен специальным алгоритмом шифрования данных для защищенной передачи по интернету;
• модемное устройство – блок в кассовом аппарате, обеспечивающий соединение с интернетом.

Рассмотрим организацию бухгалтерского учета денежных средств в онлайн-кассе. Онлайн-кассы используются для осуществления расчетов наличностью, а также для проведения расчетов с применением электронных средств платежа. Значит, что для бухгалтерского учета онлайн-касс должны использоваться счета 50 и 57. Типовые проводки будут следующими: Дт 50 «Касса» – Кт 90 «Продажи» – выручка от реализации продукции посредством онлайн-кассы за наличность; Дт 57 «Переводы в пути» – Кт 90 «Продажи» – выручка от реализации товаров через онлайн-кассу с применением электронных платежных средств.

Если требуется ведение аналитического учета по покупателям, поступление наличность может отражаться не напрямую со счета 90 «Продажи», а с кредита счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Использование для расчетов онлайн-касс не меняет общего порядка учета денег по расчетам, осуществленным с заказчиками и покупателями. Единственное отличие состоит в документальном оформлении. Так, проводки, приведенные выше, делаются по сведениям отчетов о закрытии дня. Оформление журнала и справки-отчета кассира-операциониста не требуется^[32].