Файл: Особенности коммуникаций в организации (преграды коммуникаций в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникация, это когда происходит передача информации от одного человека к другому. Цель коммуникации получить от принимающей стороны точного понимания отправленной информации. В коммуникации обязательно участвуют два человека – отправитель и получатель. Отправителю, передавая собственные идеи или другую информацию, следует превратить их в слова или символы. Коммуникации должны быть такими, чтобы руководитель компании или фирмы получал информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Без коммуникационного процесса, без передачи информации между людьми, без правильного понимания передаваемой и получаемой информации невозможно управлять организацией.

Чтобы коммуникации были эффективными и повышали показатели деятельности организации, необходимо тщательное изучение и исследование этой сферы. Так что, если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности.

Тема особенности коммуникаций в организации сегодня очень актуальна, так как коммуникации это средство, с помощью которого люди объединены в организацию для достижения общей цели. Ведь коммуникации в современном мире является основой жизнедеятельности любого предприятия, фирмы или компании.

Объект курсовой работы являются коммуникации в организации.

Предмет – теоретические основы коммуникации в организации.

Цель работы изучить особенности коммуникаций в организации.

Для достижения цели необходимо:

1. Рассмотреть литературу по теме исследования

2. Описать особенности коммуникаций в организации

ГЛАВА 1. КОММУНИКАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ ИЗУЧЕНИЯ

1.1 Сущность коммуникаций

Термин "коммуникация" происходит от латинского слова communicatio - делаю общим, связываю. Исходное communis означает: общий, всеобщий. В другом переводе коммуникация означает "с людьми".

Коммуникация - это разносторонняя и одна из ведущих характеристик, как человеческого общения, так же и деятельности любых организаций. Без коммуникации не обходится ни один акт человеческого взаимодействия, потому что она непрерывна и бесконечна. Коммуникация фундамент любой культуры. [5]

Цель коммуникации – добиться от принимающей стороны верного понимания отправленного сообщения. Эффективные коммуникации создают между двумя людьми “мост взаимопонимания”, стороны получают возможность делиться друг с другом тем, что они чувствуют и знают, и безопасно пересекать так часто разделяющую нас “реку непонимания”. [17, с.52]

Руководители тратят на коммуникацию от 50% до 90% своего времени. И это становится понятным, потому что руководителю необходимо исполнить свою роль в межличностных отношениях, выполнять управленческие функции планирования, участвовать в принятии решений, организации мотивации, координации, регулирования и контроля. На обмене информации основаны все виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации и называют связующими процессами.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которых есть информация, не влияющая на процесс управления. [16, с.228]

Информации становится моментом оптимальной организации производства, и подобно труду, материалам и капиталу, формирует деятельность фирмы. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности при принятии управленческого решения, будь то факты, оценки, прогнозы или слухи, должно считаться информацией. [9, с.225]

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Коммуникациями пронизан весь процесс производства и управления. [16, с.229]

Рисунок 1

Модель коммуникации

А

Сообщение Обратная связь

В

Простейшая модель коммуникации (см. рис.1). Казначевская Г.Б. Мнеджмент.

Коммуникация и информация — связанные между собой понятия. Во-первых коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла явления с помощью символов. Во-вторых стороны, коммуникация может рассматриваться как обмен идеями, интересами, настроениями, т. е. как информация, связанная с поведением индивидов в группе. [9, с.228]

Коммуникация между людьми превращается в стратегический ресурс развития и намного больше превосходит роль традиционных ресурсов (земля, здания, сооружения, уровень промышленного производства). Успех или неудачу любой организации, существующей в современных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда или капитала, но и "концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации".

Например, в США уже в первой половине 80-х годов темпы прироста валового продукта в сфере интерперсональных услуг (human services) превысили аналогичный показатель в сфере материального производства в 6 раз.

Вот почему многие западные бизнесмены рассматривают коммуникацию, как капитал. Ли Якoккa, один из лучших менеджеров XX в., сохранивший для Америки национальную автомобильную корпорацию "Крайслер", говорил: "В течение всей своей карьеры я отдавал лишь 20% своего времени всему, что было связано с коммуникациями, и 80% - остальной работе. Если бы я смог начать сначала, то я сделал бы наоборот". Признание менеджера эпохи подтверждает тенденцию, наметившуюся в начале 90-х годов и тоже являющуюся результатом глобализации. [5]

Коммуникации — это любой обмен информацией, независимо от того приводит он к взаимопониманию или нет. Поэтому в теории управления выделяют три аспекта понятия “коммуникации”:

1. коммуникация как специфическая функция управления, элемент управленческой деятельности;
2. коммуникация как общий процесс, который вовлекает в общение все уровни организации;
3. коммуникация как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными.

Надо подчеркнуть, что сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. Понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности невозможно без представления об участниках, стадиях и элементах коммуникационного процесса.[9, с.229]

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечить понимание информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвующих в нем людей. [3]

В процессе коммуникации информация передается от одного субъекта к другому. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и целые организации. С одной стороны коммуникация носит межличностный характер и выполняется путем передачи идей, мнений, фактов, отношений, восприятий, и т.п. от одного лица другому в устной форме с целью получения в ответ желаемой реакции. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в организации:

• решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий;
• межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся непосредственностью и двусмысленностью. [4, с.295]

Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными. [15]

Чтобы точнее понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, создающий идеи или собирающий информацию, чтобы передает ее.

2. Сообщение, а именно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал как средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее. [14]

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией на нескольких этапах взаимодействуют между собой. Их задачами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения, таким образом, обе стороны поняли и восприняли изначальную идею. На каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. В этом и заключается вся трудность. Этими этапами являются: формирование идеи; кодирование и выбор канала; передача; декодирование. [16, с.230]

Рисунок 2

Этапы коммуникации и основные ее элементы

сообщение и каналы передачи

отправитель

кодирование

декодирование

получатель

Обратная связь

Процесс обмена информацией можно показать схематически. Воспользуемся схемой из книги «Основы менеджмента М.Мескона, М.Альберта, Ф.Хедоури (рис. 2).

Можно разложить коммуникационный процесс на составляющие его взаимосвязанные этапы. Они таковы: [11, с.263]

• ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ

Обмен информацией начинается с построения идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую самую важную идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

Многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает изрядного времени на обдумывание идеи. [14]

Чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов, характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникативного процесса. [16, с.231]

Важно помнить, что идея еще не переделана в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно мысль он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных.

Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который относится к подчинённым как детям, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления. [14]

Вспомните известный призыв “Приступая к работе языком, не забудьте включить голову”. [17, с.55]

На этапе зарождения идеи надо глубоко понять ее до передачи получателю, а также соответствие этой идеи сложившейся обстановке и поставленной цели. [16, с.231]

• КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА

На втором шаге идея зашифровывается (преобразуется в удобную для передачи форму) с помощью подходящих слов, диаграмм, других символов, используемых для передачи информации. Способ передачи, наиболее адекватный порядок слов и символов определяет на этом этапе. [17, с.55]

Похожими примерами здесь могут быть азбука Морзе, семафорный код и жесты глухонемых. Поэтому в принятой нами терминологии четко различаются язык, внутренне развивавшийся на протяжении долгого времени, и коды, которые разработаны для некоторых нужных целей и подчиняются четко определенным правилам. [22, с.29]

После кодирования информации, она может передаваться по одному или нескольким каналам: по почте, телефону, телеграфу и т.д. От метода кодирования во многом зависит выбор канала передачи. По телефону может быть передана устная информация, также при встрече, с помощью видеозаписи, но для этой цели не могут быть использованы почта, факс или же посыльный. [24, с.275]

Чем больше различия между тем, что было передано и что было получено, тем скуднее межличностная коммуникация.

Например, профессионалы постоянно имеют трудности в коммуникации с публикой потому, что они кодируют смысл в формы, понятный только людям их круга (аббревиатура инженеров и чиновников, юридические термины, тексты контрактов и анкет и т.п.). Полное различие в переданном и полученном значениях означает отсутствие у участников процесса чего-то общего, так как сами собой вербальные и невербальные носители значения не имеют. [4, с.382]

Выбор средства сообщения не должен ограничиваться одним каналом. Желательно часто использовать два или большее число средств коммуникаций в сочетании. Процесс усложняется, потому что, отправителю приходится устанавливать очередность использования этих средств и определять временные интервалы в последовательности передачи информации. [13, с.309]

И все же, исследования показывают, что параллельное использование средств обмена устной и письменной информацией обычно эффективнее, чем, только обмен письменной информацией. Обсуждая результаты этого исследования, профессор Терренс Митчел указывает: «Главный вывод этой работы в том, что устное плюс письменное сообщение скорее всего делают обмен информацией более эффективным в большей части случаев». Второй этап станет более понятным, если представить его себе как операцию упаковки. Многие на самом деле хорошие продукты не находят сбыта, пока не найдут такой упаковки, которую для покупателя она будет понятной и привлекательной одновременно. Таким образом, многие люди с хорошими идеями не в могут упаковать их с помощью символов и вложить в каналы, значимые и привлекательные для получателя. Когда такое происходит, идея, будь она даже распрекрасной, зачастую не находит “сбыта”. [14]