Файл: Особенности коммуникаций в организации (преграды коммуникаций в организации).pdf

Для любого контакта с подчиненным или начальником надо определить направление разговора, конкретную тему. При этом необходимо стараться исключить двусмысленность, ясно излагать мысль, добиваться, чтобы она была воспринята так, как вы ее понимаете. Неправильные жесты, интонации голоса, позы, могут искажать смысл передаваемой информации. [17, с.234]

Большинство барьеров коммуникации осуществляется человеком, ибо коммуникативные барьеры – это в первую очередь барьеры непонимания людьми друг друга.

В связи со сказанным задачей менеджера является сведение к минимуму потерь и искажений смысла информации при движении ее по коммуникационным сетям. [11, с.265]

Коммуникационная сеть используется для осуществления процесса коммуникации, т.е. соединение участников коммуникационного процесса с помощью информационных потоков. Данная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. [20, с.136]

• Вертикальные связи – строятся по линии руководства от начальника к подчиненным;
• Горизонтальные связи – происходит между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными;
• Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. [13, с.313]

Коммуникационная сеть предполагает наличие разных способов связей между участниками информационного процесса, и характеризуются определенным техническим и структурным взаимодействием.

Виды коммуникационных структур:

• открытые, которые характеризуются

– наличием “тупиков” (субъектов, на которых прекращается цепочка коммуникаций, т.к. им не с кем дальше взаимодействовать)

– наличием “посредников” или “контролеров” (в силу своего положения могут препятствовать коммуникациям: останавливать, искажать, изменять направление)

• замкнутые (тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены)

• комбинированные

Коммуникации могут быть одноуровневые (только горизонтальные) и многоуровневые (горизонтальные и вертикальные). Многоуровневые коммуникации, часто имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникаций. [25]

Сеть этих связей создает структуру организации. Задача организационной структуры состоит в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. [20, с.136]

Понятие “коммуникационная сеть” является очень важным в вопросе коммуникаций. [11, с.265]

Для разных по численности групп людей существуют различные виды сетей коммуникаций. [20, с.136]

Рисунок 3

Образцы коммуникационных сетей в группах

ГРУППА ИЗ ТРЕХ ЧЕЛОВЕК

“Вертушка” “Колесо” “Вcеканальная”

ГРУППА ИЗ ЧЕТЫРЕХ ЧЕЛОВЕК

“Колесо” “Цепочка” “Всеканальная”

ГРУППА ИЗ ПЯТИ ЧЕЛОВЕК

“Кружок” “Колесо” “Всеканальная”

Их называют “кружок”, “звезда”, “колесо”, “вертушка”, “цепочка” и т.д. они оказывают существенное влияние на деятельность организации. [20, с.136] (см. рисунок 3 Семенов А.К., Набоков В.И. Основы менеджмента)

Сеть коммуникаций в идее “круга” является активной, без лидера, неорганизованной, неустойчивой. В этой сети члены группы могут коммуницировать только с теми, кто расположен рядом с ними. [13, с.315]

Так в сетях типа “колесо” представлена централизованная иерархия власти. Лицо, находящееся в центре “колеса”, получает больше посланий, чаще признается другими членами группы как лидер, в большей степени оказывает влияние на других членов группы, обычно несет большую ответственность, от него больше, чем от других, зависит решение проблемы. [20, с.136]

Аналогичная ситуация наблюдается в сетях типа “Y”. Такие сети называются централизованными и могут быть эффективны, если решаются простые проблемы. Другой тип властной иерархии представляет сети типа “цепочки”, в которых появляются горизонтальные связи – элемент децентрализации. Необходимо помнить и о многоканальной сети (“всеканальная”), которая представляет собой тоже ‘колесо”, но со связью между подчиненными. Эти сети представляют полностью рассредоточенные группы.

Обычно это требуется, когда важно участие всех в решении сложных проблем. Такой подход называют еще открытыми коммуникациями. Самая простая взаимосвязь допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимосвязь требует “командного” подхода к построению коммуникационных сетей. Но сложная сеть может и не решить простую задачу. [13, с.315]

Так, данные зарубежных исследователей показывают, что результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных 20-25%. Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной информацией. [20, с.130]

Коммуникационный стиль – это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Основа измерения межличностной коммуникации это такие две переменные, как открытость по отношению к другим и адекватность обратной связи. [4, с.300]

Первое измерение включает открытие или раскрытие себя для других и принятие ответной реакции от других, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают нас и наши действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди обмениваются с другими своими мыслями и чувствами о них. Можно выделить пять стилей межличностной коммуникации:

• Открытие себя – характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем со стороны индивида, использующего этот стиль;
• Реализация себя – характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью;
• Замыкание в себе – характеризуется одновременно низким уровнем открытости и низким уровнем обратной связи;
• Защита себя – характеризуется низким уровнем открытости, но высоким уровнем обратной связи;
• “торговля за себя” характеризуется открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации. [13, с.316]

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее важным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в огромном количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других. [4, с.389]

Выводы по главе 1

Коммуникация – это обмен информацией между людьми. Эффективная связь между двух разговаривающих людей возникает в том случае, когда они договорятся об общих символах и правилах передачи информации и будут использовать общий код.

Информация охватывает все стороны деятельности предприятия, поэтому его работа зависит от эффективности коммуникационного процесса, который начинается с зарождение идеи, кодирование и выбор канала, передачи, декодировании, обратной связи. Искажение информации и преодоление барьеров на разных этапах является основной проблемой коммуникативного процесса.

Причинами, ограничивающими эффективность коммуникации, являются внешние условия коммуникации, технические средства коммуникации и, конечно же, сам человек, как главный в коммуникативном актe.

Для создания процесса коммуникации необходима коммуникационная сеть, которая соединяет людей с помощью информации. Коммуникационная сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Они создают структуру организации и придают коммуникационным потокам правильное направление. Виды коммуникационных сетей имеют огромное значение для организации.

ГЛАВА 2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1 Особенности коммуникаций в организации

Слова это основной используемый в процессе труда коммуникативный символ, многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени. Основная проблема использования слов это их многозначность, обусловленная тем, что мы пытаемся “отразить” бесконечную сложность мира, используя ограниченное число слов. [17, с.60]

Деловое общение является одним из важнейших видов коммуникаций, которое, как правило, намного делает проще все коммуникационные процессы. 

Исследования психологов и социологов показывают, что до 70% управленческих решений руководителями принимаются устно, в процессе делового общения. Без преувеличения можно сказать, что характер деловых контактов влияет на эффективность совместной деятельности, на успешность проведения бесед, деловых совещаний и переговоров, пресс-конференций и дискуссий, торгов и презентаций. [18]

Деловое общение – прежде всего коммуникация, т.е. обмен информацией, которая значима для участников общения.

Все средства общения делятся на две большие группы:

1. Вербальные (словесные);
2. Невербальные. [11, с.276]

Основными являются вербальные, т. е. языковые, речевые средства. Важнейшее профессиональное качество менеджера и специалиста по маркетингу это умение кратко, четко и понятно изложить основные мысли.

Вербальные средства должны отвечать следующим требованиям:

– содержать необходимый материал;

– излагать егo надлежащим образом;

– быть правильно адресованными;

– быть точно ориентированными по месту и времени. [1, с.110]

Рисунок 4

Типы и методы коммуникации

К вербальным средствам коммуникации относятся также письменная и устная речь, слушание и чтение. В производстве текста, т.е. процесс передачи информации участвуют устная и письменная речь, а слушание и чтение в восприятии текста, заложенной в нeм информации. (см. таблицу Шекшня ) [24, с.298]

Форму публичного выступления либо текстового материала могут иметь вербальные средства.

Публичные выступления решают следующие задачи:

• информируют объект о делах фирмы;
• организуют отношения объекта с фирмой;
• способствуют продвижению товара;
• обеспечивают новации. [1, с.110]

К основным функциям речи (языка) в процессе коммуникации относятся:

• коммуникативная или репрезентативная (репрезентация – представление; изображение, образ), которая является доминирующей;
• пеллятивная (апелляция – обращение, призыв, т.е. воздействие), которая грамматически в большей степени ярко выражена в звательной форме и повелительном наклонении.
• экспрессивная (экспрессия – выразительность и выражение).
• Фактическая, происходит посредством обмена ритуальных формул, т.е. затрагивает преимущества области речевого этикета.
• Метаязыковая, т.е. функция толкования.

Определяет вид высказывания и отбор слов функция, которая выполняет язык в процессе коммуникации. Конечно же, что руководителей, в основном интересует вопрос о том, какие коммуникационные способы необходимо выбрать для взаимодействия со своими сотрудниками, но здравый смысл подсказывает, а специальные исследования доказывают, что выбор способа коммуникации зависит от характера передаваемой информации, находящихся в распоряжении руководителя ресурсов, особенностей получателя информации.

Таким образом, если речь и является распространенным средством общения, то она приобретает значение только при условии включения в систему деятельности, а включение это обязательно дополняется использованием других – неречевых – знаковых систем. [2, с.207]

В ходе коммуникации протекают процессы перекодировки сигналов вербальной сферы в - невербальную и невербальной - в вербальную. Для коммуникации важен переход от говорения одного к действиям другого. [5]

Очень важную роль в менеджменте играет так же невербальная информация, т.е. информация, присланная отправителем без использования слов. Социологи рассчитали, что интонация, выражение лица, жесты несут во время разговора до 80% всей информации. Иногда с помощью этих средств можно сказать гораздо больше, чем с помощью слов. [20, с.141]