Файл: Особенности коммуникаций в организации (преграды коммуникаций в организации).pdf

Язык телодвижений - главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (до 55% всех коммуникаций). [10]

К ним относятся:

• все движения тела;
• интонация голоса;
• тактильное воздействие;
• пространственная организация общения;

О расположенности к общению свидетельствует визуальный контакт. Взгляд передает очень большую информацию о человеке. Если человек возбужден, заинтересован чем-либо или находится в хорошем настроении, его зрачки сильно расширены; если настроение сердитое, то зрачки сужаются.

Движения тела человека, а конкретно, его поза, жесты, походка оказываются еще более информативными в разных ситуациях.

В процессе общения очень часто присутствуют различные прикосновения:

• рукопожатия;
• похлопывания;
• поцелуи и др.[11, с.278]

К примеру, участники переговоров часто используют жестикулирование. В США и во многих других странах “ноль”, образованный большим и указательным пальцем, означает “все отлично”, в Японии ‒ деньги, а в Португалии – неприличный жест. [20, с.142]

Таким образом, анализ всех систем невербальной коммуникации показывает, что они, конечно же, играют очень большую дополнительную (а иногда самостоятельную) роль в коммуникативном процессе.

Вместе с вербальной системой коммуникации эти системы обеспечивают обмен информацией, который необходим людям для организации совместной деятельности. [2, с.210]

В организации руководители, сотрудники аппарата управления, определенные исполнители связаны между собой и с другими организациями различными видами делового и неформального общения, потоками информации, которые в сумме и представляют единую коммуникационную систему.

Неформальные коммуникации в организации могут включать в себя целый набор связей – от бытовых до связей, касающихся кадровых перестановок, производственных процессов и т.п. Очень часто эти отношения называют “слухами”, имеющими, как правило, неточный характер. [13, с.317]

Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Потому как по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для намеченной утечки и распространения конкретной информации или сведений типа “только между нами”. [14]

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;
• новые меры по наказаниям за опоздание;
• изменения в структуре организации;
• грядущие перемещения и повышения;
• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;
• кто кому назначает свидание после работы. [11, с.269]

Таким образом, неформальная организация образована на системе социальных обменов, осуществляемых на межличностном уровне или на уровне начальных социальных групп, которые не включены в иерархические формальные связи. Ценностные ориентации членов организации в системе неформальных связей принципиально иные, нежели в рамках формальной структуры. [21]

2.2 Коммуникации в организации

Без коммуникаций  организаций не существует. Если отсутствуют коммуникации, то работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры команд не могут отдавать указания. Следовательно, невозможными оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничество работников.

Коммуникации осуществляет все основные функции управления - планирования, организации, руководства и контроля. Эффективные коммуникации обеспечивает повышение показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании. [6]

Коммуникации это обмен информацией между людьми, которые являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя. Без обмена информацией невозможна совместная деятельность, формулирование задач и их решение. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия.[10]

Коммуникации в организации – это сложный, динамичный и продолжающийся процесс, состоящий из посылающего и принимающего источника, звука, устных и письменных посланий. [13, с.319]

Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование. [8, с.14]

Именно коммуникациями осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. [10]

Автор книги “Предприятие будущего” Г. Аммельбург определяет значение коммуникативных процессов в организации, пользуясь аллегорическим сравнением с живым организмом. Организацию в широком понимании он представляет как систему, образуемую определенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.[10]

Организация – это структура, конструкция, делающая возможным протекание процессов, связанных с движением (“скелет”).

Коммуникация – это функция управления, позволяющая при помощи правильно организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие (“нервная система”).

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно согласуется для достижения общей цели или целей. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среды, в которых осуществляется операциональная деятельность. [14]

К факторам, определяющим внутреннюю среду организа­ции, исследователи систем относят такие переменные, как: структуру организации, задачи, ее цели, - технологии, людей.

Все эти переменные взаимосвязаны и взаимозависимы. Изменения одного переменного влияют на характеристики других.

Например, изменение технологии обязательно скажется на людях. Возникнет необходимость переучивать или набирать более квалифицированных работников. Новые цели потребуют новых технологий.

Внутреннюю среду можно рассматривать как совокупность взаимодействующих структурообразующих компонентов орга­низации. [8, с.114]

Структура — это схема взаиморасположения компонентов системы, которая объединяет их в единое функционирующее целое. Изменение взаиморасположения компонентов системы воз­можно до определенного предела. После чего система прекра­щает свое существование.

Структура отражает устойчивую картину взаимозависимо­стей и взаимосвязей подразделений организации.

Структура организации характеризуется:

• степенью формализации,
• централизацией,
• демократизмом,
• делегированием прав и полномочий и т. п.

Дифференциация власти и полномочий является наряду со специализацией структурообразущим фактором.

Широкое де­легирование полномочий, вплоть до каждого члена организа­ции, формирует демократическую структуру. Демократическая структура увеличивает воз­можности, контактность организации. Однако в экстремальных условиях демократическая структура всегда слабее нейтралист­ской. [4, с.187]

Организационная структура ограничивает поведение индивида в организации, делает его более предска­зуемым.

Коммуникация оживляет организационную структуру и оп­ределяет ее конфигурацию. [8, с.115]

Внутренняя среда анализируется по следующим направлениям:

• кадры фирмы, их потенциал, квалификация, интересы и т.п;
• организация управления;
• производство, включающее организационные, операционные и технико-технологические характеристики, научные исследования и разработки;
• финансы фирмы;
• маркетинг;
• организационная культура; [4, с.187]

Коммуникации выполняют жизненнонеобходимую роль в каждой организации. Сегодня изменения во внешнем мире заставили обратить на внешнюю среду еще большее внимание, чем когда-либо.

Как пишет Элвар Элбинп “Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных руководителей. По сути дела, руководители самых важных для общества организаций - деловых, образовательных, государственных - под влиянием недавних событий в мире были вынуждены сосредоточить внимание на быстро изменяющейся среде и ее воздействиях на внутреннее строение организации”. [14]

Именно коммуникация служит средством включения орга­низации во внешнюю среду, обеспечивает ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими аудиториями, без общения с которыми невозможно или бессмысленно сущест­вование организации — потребителями, поставщиками, фи­нансистами, избирателями. [8, с.131]

Руководство любого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять потребителей эффективнее конкурентов, то предприятию не выжить. Во многих ситуациях не потребители, а именно конкуренты определяют, какого рода результаты деятельности можно реализовать и по какой цене. Потребители конечно же не единственный объект соперничества организаций. От реакции на конкуренцию зависит такие внутренние факторы, как оплата труда, условия работы и характер отношений руководителей с подчиненными.

Отношения с конкурентами могут приобрести совершенно неожиданный характер: oт резкого противостояния, до финансовой и другого рода поддержки.

Мескон приводит интересный пример их истории развития фирмы “Джeнeрал Моторс”. В 1979 г. фирма согласилась дать взаймы несколько сот миллионов долларов своему давнему и традиционному сопернику – корпорации “Крайслер”. Причина заключалась в следующем: если бы фирма “Крайслер” разорилась, то какая-нибудь другая иностранная компания могла ускорить свое развитие, использовав ее развитую дилерскую сеть, что не входило в планы “Дженeрал Моторс”. [14]

Источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне является внешняя среда. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды небезграничны. На них заявляют права многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда есть возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям. [4, с.189]

Организации применяет разнообразные средства для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными клиентами они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью особое внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне.

Организация, где есть профсоюз, должна всегда поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если в этой организации профсоюз отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. [19]

При этом внутренняя среда, и внешнее окружение пристально изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те разнообразные угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении. [4, с.189]

2.3 Преграды в организационных коммуникациях

В организационных коммуникациях могут возникнуть определенные преграды. [7, с.167]

• ИСКАЖЕНИЕ СООБЩЕНИЙ

Смысл сообщений несколько искажается, когда информация движется внутри организации вверх и вниз. Такое искажение может иметь ряд причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах.

Вследствие искажения сообщений проблемы обмена информацией могут возникать также вследствие фильтрации.

В организации существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела передавались только те сообщения, которые его касаются. Согласно одному исследованию, лишь 60% содержания информации, отправляемой советом директоров, доходило до вице-президентов, 40% - до начальников цехов и 20% - до рабочих. [14]