Файл: Проектный офис «3х3».pdf

Собственный или аутсорсинговый проектный офис. В зависимости от того, организован проектный офис силами собственных специалистов организации или привлеченной внешней компании, может существенно варьироваться объем полномочий его специалистов. Кроме того, к аутсорсинговому проектному офису может дополнительно относиться задача обучения специалистов организации для их последующего включения в состав проектного офиса и обеспечения возможности безболезненного выхода аутсорсеров из организации / проекта.

1.3. Функции отдельных типов проектных офисов: функциональное измерение

В этом разделе будут описаны функции базового, управленческого и стратегического проектных офисов, соответствующих функциональному классификационному измерению.

1.3.1. Базовый проектный офис

Такой проектный офис встречается наиболее часто и отвечает за организацию и поддержку процессов управления проектами. Описанию этого типа проектного офиса мы уделим основное внимание. Распространенность базового проектного офиса обусловлена тем, что с его помощью решаются наиболее востребованные управленческие задачи:

организация проектных коммуникаций;
обеспечение всех участников проектной деятельности необходимой информацией;
контроль реализации проектов компании;
унификация и стандартизация управленческих процедур;
обучение и методологическая поддержка участников проектной деятельности.

Базовый проектный офис обычно формируется как выделенное подразделение, которое может существовать одновременно со стратегическим и управленческим проектными офисами. В ходе своей работы базовый проектный офис может быть ориентирован как на поддержку проектных команд, включая высшее руководство организации, так и на развитие КСУП.

Как правило, функции, выполняемые базовым проектным офисом, можно сгруппировать в следующие блоки:

административное обеспечение;
методическое обеспечение;
технологическое обеспечение;
обеспечение необходимого уровня компетенций.

Таблица 3. Основные функции базового проектного офиса

Функции базового проектного офиса	Описание
Административное обеспечение	Разработка паспортов и определение границ проектов Ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей Сбор и консолидация отчетности, подготовка аналитических отчетов по отдельным проектам Анализ и прогнозирование хода выполнения проекта Подготовка и проведение рабочих совещаний по вопросам выполнения проекта, ведение протоколов совещаний, контроль выполнения принятых решений, ведение реестров поручений и контроль выполнения последних Сбор запросов об изменениях, подготовка заключений об их влиянии на проект, их регистрация и администрирование рассмотрения, доведение информации о принятых решениях до сведения проектной команды Формирование и ведение пула ресурсов компании и отдельных проектов (контроль достаточности специалистов и соблюдения требуемой загрузки) Идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков, обеспечение их мониторинга Разработка проектов необходимых организационно-распорядительных документов
Методическое обеспечение	Разработка организационно-ролевой структуры управления проектами, формализация функций, ответственности и полномочий участников проектной деятельности Разработка регламентных и методических документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проектов Определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями и др. Трансляция сложных и трудоемких методических вопросов экспертам, осуществляющим поддержку работы проектного офиса Сопровождение разработанных нормативно-регламентных документов: - контроль соблюдения положений методологии управления проектами; - корректировка нормативно-регламентных документов при необходимости; - консультационно-методическая поддержка участников проектной деятельности по вопросам применения методологии; - обучение участников проектной деятельности работе в соответствии с методологией компании Контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов
Технологическое обеспечение	Участие в постановке задачи на создание необходимых для управления проектами автоматизированных систем Участие во внедрении и поддержке / сопровождении автоматизированных систем управления и их промежуточных версий (макетов) до ввода их в опытную или промышленную эксплуатацию Функциональное и техническое администрирование введенных в эксплуатацию автоматизированных систем управления
Обеспечение необходимого уровня компетенций	Разработка ролевых профилей и матрицы компетенций по управлению проектами (УП) Разработка программ обучения, ориентированных на роли в КСУП Проведение обучающих семинаров и тренингов по вопросам УП Поиск, отбор и администрирование взаимодействия с провайдерами обучения в области УП Тестирование, аттестация специалистов организации и формирование индивидуальных планов развития в области УП Выявление ключевых проектных компетенций и/или специалистов Формирование и ведение проектного кадрового резерва, сертификация персонала в области УП

Стоит отметить, что перечисленные выше функции носят общий характер. В зависимости от уровня зрелости системы управления проектами организации, текущих задач, которые стоят перед руководством, наличия подготовленного персонала, автоматизированной системы управления проектами и многих других факторов перечень функций базового проектного офиса может существенно варьироваться.

В крайнем случае функции базового проектного офиса в организации, где проектная деятельность занимает незначительную часть либо перечень возлагаемых на ОУП функций существенно урезан, могут выполняться силами одного специалиста.

1.3.2. Управленческий проектный офис

В случае если проектный офис является подразделением, в котором сосредоточены руководители проектов, а иногда, что встречается реже, и другие ключевые проектные участники, такие как главные инженеры проектов, бизнес-аналитики, администраторы, то его специалисты ориентированы на управление и реализацию проектов организации. Управленческий проектный офис в СУП, как правило, является только источником ресурсов для проектов.

Ключевая функция такого проектного офиса — управление собственными ресурсами и их выделение для включения в проектные команды. Сотрудники управленческого проектного офиса, участвуя в проектах организации, руководствуются правилами, разработанными в рамках базового проектного офиса.

Зачастую актуальность создания такого проектного офиса может быть связана с ситуацией, при которой наиболее квалифицированные специалисты-предметники, обладая экспертными знаниями в своей области, уже не занимаются решением задач в рамках своего функционального направления. Более эффективно использовать их в качестве руководителей комплексных проектов. Альтернативным вариантом роста таких специалистов является переход на руководящие позиции в рамках функционального подразделения или на позиции аккаунт-менеджеров / продавцов. При развитии управленческого проектного офиса уже в его рамках могут выделяться руководители проектов, не прошедшие большую «предметную школу», компетенции которых лежат скорее в области управленческих, а не предметных знаний. Формирование института «управленческих» руководителей проектов возможно только при высоком уровне зрелости всей СУП, достаточно четко определяющей функции, ответственность и полномочия всех участников проектов.

Возможна ситуация, при которой силами специалистов одного проектного офиса выполняются функции руководителей проектов и функции, присущие базовому проектному офису. В этом случае проектный офис будет одновременно отнесен к двум типам: базовому и управленческому.

1.3.3. Стратегический проектный офис

Организация и поддержка процессов стратегического управления также может быть предметом ответственности проектного офиса. Такой стратегический проектный офис может отвечать за:

развитие принципов, инструментов и методологии управления портфелем проектов;
организацию процессов формирования и мониторинга портфеля проектов;
регулярный анализ и выработку предложений по корректировке текущего портфеля проектов.

Как правило, стратегический проектный офис создается в организации, в которой уже существует достаточно формализованная система управления проектами и функционирует базовый проектный офис, ориентированный на поддержку процессов управления проектами. В то же время, если базовый проектный офис в организации не выделен, то стратегический проектный офис может дополнительно брать на себя задачи по организации разработки методологии управления не только портфелем, но и программами и проектами.

Стратегический проектный офис не обязательно может формироваться как обособленное подразделение, возможный вариант — передача соответствующих функций, например, инвестиционному департаменту или департаменту организационного развития.

Стратегический проектный офис фактически является оператором портфеля проектов компании или инвестиционной программы с функциями, приведенными в табл. 4.

Таблица 4. Основные функции стратегического проектного офиса

Функции стратегического проектного офиса	Описание
Развитие методологии, IT-обеспечения	Разработка необходимых руководящих документов, определяющих организационно-ролевую структуру управления портфелем, процессы управления портфелем, шаблоны ключевых документов, методики выполнения отдельных процедур (подготовку заявок, ранжирование проектов и пр.) Обучение участников процессов управления портфелем как в процессе тренингов, так и на рабочем месте Участие в постановке задачи для информационной системы поддержки процессов управления портфелем Контроль непротиворечивости документов портфельного и проектного уровней
Поддержка процессов формирования портфеля	Координация заявительной кампании: — процедур заполнения, предоставления, согласования документов, определяющих предложения по проектам для включения в портфель (заявки, бизнес-планы, концепции, ТЭО и др.) Обеспечение оценки предложенных для включения в портфель проектов: процедуры сравнения и ранжирования, приоритизации и отбора проектов для формирования профиля нового портфеля проектов Поддержка процедуры согласования и утверждения портфеля проектов Участие в процедурах закрытия и исключения проектов из портфеля
Поддержка процессов мониторинга портфеля	Сбор регламентированной отчетности по выполнению проектов портфеля Контроль соблюдения сроков ключевых событий и бюджетов проектов Формирование консолидированной отчетности по реализации портфеля, по достижению стратегических целей Мониторинг и формирование отчетности по достижению запланированных показателей, получению запланированных эффектов по проектам, переведенным на постинвестиционную стадию
Поддержка процессов корректировки портфеля	Формирование аналитической отчетности Координация работы с экспертами Сбор предложений по корректировке параметров проектов, включенных в портфель Формирование консолидированных предложений по корректировке портфеля для рассмотрения руководством компании

1.4. Функции отдельных типов проектных офисов — объектное измерение

В данном разделе будут кратко описаны типы проектных офисов, связанные с объектным измерением. Следует подчеркнуть, что речь пойдет не столько о функциях таких проектных офисов, сколько о некоторых особенностях их формирования и работы.

1.4.1. Проектный офис выделенного проекта

Как было отмечено ранее, проектный офис может быть создан для управления выделенным проектом или программой. В каких случаях практика создания таких проектных офисов себя оправдывает?

Реализация государственных проектов и программ. В последнее время довольно часто проектные офисы создаются органами государственной власти. Использование такого «инструмента» не совсем характерно для традиционной схемы работы этих органов. Однако, являясь частью «дополнительной» системы управления, проектные офисы вполне оправдывают свое существование, т.к. позволяют избежать характерных для органов власти проблем (недостаточное развитие горизонтальных коммуникаций, функциональная разъединенность подразделений, сложность процедур согласования и принятия управленческих решения и пр.). Практика работы нашей компании показывает, что наибольшую пользу при реализации государственных проектов / программ проектный офис приносит именно в части координации участников, играя роль информационного и методического центра при планировании и мониторинге хода работ. Помимо универсальных задач, связанных с формированием разноуровневых планов, сбором, консолидацией и анализом отчетности, существуют особо важные / сложные задачи:

в рамках федеральных программ — координация действий участников на уровне субъектов РФ, расположенных в девяти часовых поясах;
в рамках региональных программ — увязка реализуемой программы с федеральными инициативами и существующей на федеральном уровне нормативной базой, а также выстраивание сквозной вертикальной системы управления, объединяющей органы власти на федеральном и на региональном уровнях;
в рамках региональных и федеральных программ: