Файл: Проектный офис «3х3».pdf

Введение

В настоящее время многие компании совершили первые шаги на пути реализации проектных форм управления. Разработка и внедрение корпоративной системы управления проектами (КСУП) уже является не данью моде, а скорее насущной необходимостью. При этом одним из ключевых элементов КСУП все чаще выступает проектный офис (офис управления проектами, ОУП), который, решая ряд управленческих задач, обеспечивает работоспособность всей системы управления.

Более того, все чаще качество работы проектного офиса руководители оценивают по фактически достигнутым результатам в рамках проектов, реализуемых компаниями. Это говорит о значимости роли проектного офиса не только в выстраивании внутренних процессов и правил управления проектной деятельностью, но и собственно в управлении проектами. В то же время опыт показывает, что подходы к организации проектного офиса и его роли могут варьироваться.

Являясь элементом КСУП, проектный офис формируется и функционирует в соответствии с отведенной для него в рамках КСУП ролью. Детальному описанию состава КСУП, решаемым с ее помощью проблемам и получаемым эффектам посвящено довольно много материалов, в том числе учебных [8, 10], поэтому в рамках данной работы эти вопросы не будут обсуждаться. Основной упор будет сделан на отдельные аспекты формирования проектных офисов.

В данной работе предлагается классификация возможных типов проектных офисов, приводятся их функции и назначение. Особое внимание уделено практике организации проектных офисов для решения некоторых часто встречающихся задач. Также дано описание некоторых технологий, применяемых при работе проектного офиса, предложен вариант оценки его работы.

Данная работа разбита на две части. В первой части этой работы приводится краткий обзор существующих подходов к классификации проектных офисов, затем описывается предлагаемый автором подход к классификации на основе матрицы «3х3», отражающей как набор функций проектного офиса (функциональное измерение), так и объект управления — область приложения усилий проектного офиса (объектное измерение). Далее более подробно рассматриваются особенности проектных офисов в рамках функционального измерения.

Во второй части работы описаны особенности проектных офисов, лежащие в рамках объектного измерения, предложен подход к формированию профиля требований к целевым функциям и задачам проектного офиса, а также рекомендации по выбору его типа. Кроме того, во второй части освещены практические вопросы, связанные с организацией работы проектного офиса, в том числе некоторые типичные сложности, сопровождающие формирование и становление проектного офиса в компании. Также во второй части работы дается описание наиболее востребованных инструментов проектного офиса, применение которых зачастую определяет качество его работы. В завершении работы кратко характеризуются сервисная модель организации проектного офиса и возможные критерии оценки уровня предоставляемого проектным офисом сервиса.

1. Классификация и функции отдельных типов проектных офисов

1.1. Распространенные подходы к определению типов и моделей проектных офисов

За последние 10–15 лет многие авторы предлагали различные подходы к классификации и определению видов проектных офисов. Представленные ими модели во многом схожи и в основном отражают либо набор функций проектного офиса, либо уровни его зрелости или развития, что часто напрямую соответствует объему выполняемых функций [1, 2, 6, 8, 9–11].

В книге Р. Арчибальда приводятся возможные функции проектного офиса и особо говорится об опасности подхода, при котором «в организации предпринимаются попытки «за одну ночь» (в авральном порядке) организовать офис управления проектами, способный выполнять все возможные функции» [1]. Подход, при котором функции проектного офиса постепенно могут наращиваться в зависимости от уровня зрелости, прослеживается также и в других работах [8, 10]. При этом в книге Дж. Кендалла и С. Роллинза [3] описан часто цитируемый подход к определению трех моделей проектного офиса (ранее предложен Gartner Group): «ОУП-репозиторий», «ОУП-наставник», «ОУП предприятия», а также предложена четвертая модель — «ОУП, ориентированный на быстрый результат». Основное новшество, заложенное в четвертую модель, — это ориентация на все проекты организации, увязка проектов с ее целями и стратегией. Фактически, четвертая модель — это модель проектного офиса, ориентированного не только на реализацию проектов, но и в первую очередь на поддержку менеджмента в решении бизнес-задач и достижении стратегических целей компании. Кендалл и Роллинз предположили, что выбор оптимальной модели проектного офиса может зависеть от текущей организационной структуры компании. Это вполне логично, т.к. организационная структура во многом определяет порядок взаимодействия участников проектов. По мнению авторов, на выбор модели проектного офиса также влияют:

1. основные потребители сервисов проектного офиса;
2. уровень зрелости компании в области управления проектами;
3. готовность отдельных функциональных руководителей выстраивать совместную работу;
4. типы ключевых проблем в области проектного управления и «равномерность» их проявления в проектах компании;
5. уровень компетенций, лидерских качеств, авторитетности руководителя проектного офиса и наличие квалифицированных специалистов, способных решать неординарные задачи при управлении кризисными проектами;
6. соответствие технической, финансовой и человеческой (наличие специалистов) обеспеченности проектного офиса и ожиданий, которые сформированы у руководства и других участников проектной деятельности.

Вне зависимости от выбранной модели авторы предлагают дополнительную градацию проектных офисов по уровням зрелости в соответствии с восьмиуровневой моделью. Предложенная модель предполагает оценку наиболее характерных проектов компании по всем областям знаний, определенных PMBOK, которые были реализованы за отчетный период. Применив количественные и качественные варианты оценок для каждой области знаний, в дальнейшем авторы предлагают определять общую оценку зрелости проектного офиса путем усреднения. Идеология модели основана на росте полезности ОУП для компании вместе с повышением уровня зрелости проектного офиса. Наивысший уровень зрелости соответствует проектному офису, максимально полно охватывающему деятельность организации [8].
Интересные материалы по организации проектных офисов также собраны на многих интернет-ресурсах, в основном отечественных и зарубежных консалтинговых компаний.

1.2. Классификация проектных офисов «3х3»

В рамках настоящей работы будет предложена классификация проектных офисов, варианты которых наиболее часто встречались в ходе работы специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА». Этот подход отличается, например, от описанного у Кендалла и Роллинза [10] тем, что предполагает несколько одновременных измерений ряда характеристик и особенностей проектного офиса, на базе которых и построена классификация.

Как показывает наша практика, функции проектного офиса, его место в ролевой структуре управления проектами и организационной структуре компании сильно зависят от того, какие управленческие задачи являются наиболее острыми для менеджмента, а также от уровня зрелости существующей системы управления проектами.

Для классификации проектных офисов можно выделить два основных измерения:

1. функциональное измерение: поддержка процессов проектной деятельности — управление проектами — поддержка процессов стратегического управления;
2. объектное измерение: выделенный проект — проекты подразделения — все проекты компании.

Можно выделить и дополнительные измерения для классификации проектных офисов, например «Уровень развития проектного офиса» или «Этап эволюции проектного офиса в организации», но этот вопрос заслуживает отдельной проработки и в рамках настоящей работы подробно не раскрывается.

Каждое из приведенных выше измерений представлено тремя типами проектных офисов, поэтому предлагаемый классификационный подход подразумевает, что основные варианты проектных офисов могут быть описаны матрицей «3х3». Ниже подробнее будут описаны шесть типов проектных офисов (по три из каждого измерения).

В реальной жизни при формировании проектных офисов трудно ограничиться определением типа проектного офиса только по одному измерению, скорее необходимо выбрать наиболее подходящую комбинацию этих типов, другими словами, определить положение целевого проектного офиса в матрице «3х3». При этом проектный офис может «покрывать» сразу несколько клеток матрицы «3х3» (примеры таких проектных офисов представлены в разделе 1.5)

1.2.1. Функциональное измерение

Чаще всего проектный офис представляет собой организационную единицу (иногда виртуальную, что подразумевает совмещение специалистами выполнения задач функциональных подразделений и проектного офиса), решающую одну или сразу несколько задач, отраженных в табл. 1.

Таблица 1. Типы проектных офисов: функциональное измерение

* Названия типов проектных офисов, приведенных в таблице, являются условными, но, по мнению автора, отражают суть соответствующих проектных офисов.
** Название «базовый» выбрано исходя из наибольшей распространенности и востребованности именно такого типа проектного офиса. Кроме того, организация проектного офиса такого типа часто является одним из первых шагов при систематизации проектного управления в компании.
*** Организация «управленческого» проектного офиса близка по своей сути к организации классического проектного офиса в рамках сильной матричной организационной структуры [5].

В разделе 1.3 приведено подробное описание функций каждого из типов проектных офисов, определяемых по функциональному измерению (рис. 1).

Рис. 1. Возможные типы проектных офисов (функциональное измерение)

1.2.2. Объектное измерение

Другой возможный подход к организации проектных офисов связан с тем, в рамках какой организационной структуры он формируется и для задач каких проектов выстраивает свою деятельность. Типы проектных офисов, связанные с различием объектов управления, отражены в табл. 2.

Таблица 2. Типы проектных офисов: объектное измерение

В разделе 1.4 приведено описание особенностей каждого из типов проектных офисов (рис. 2), определяемых по объектному измерению. Поскольку возможные функции проектных офисов приводятся при описании типов функционального измерения (раздел 1.3), то описание типов объектного измерения содержит пояснение того, как на функции проектного офиса влияет объект управления, на который ориентирован проектный офис.

Рис. 2. Возможные типы проектных офисов (объектное измерение)

1.2.3. Особенности проектных офисов, выходящие за рамки матрицы «3х3»

В разделах 1.2.1 и 1.2.2 описаны два предлагаемых для использования классификационных измерения проектных офисов. Однако следует понимать, что жизнь намного более разнообразна и предложенные измерения могут не учитывать некоторые особенности проектных офисов, также влияющие на состав выполняемых ими функций. Ниже приведены примеры таких особенностей.

Место проектного офиса в составе холдинговой компании. Проектные офисы в рамках организации холдингового типа и/или территориально распределенной компании могут иметь соответствующую структуру, в том числе иерархическую. В этом случае в зависимости от степени самостоятельности структурных подразделений (бизнес-единицы, филиалы, дочерние компании, территориальные представительства и пр.) могут отличаться функции центрального проектного офиса и проектных офисов, действующих в составе структурных подразделений. Например, к функциям проектных офисов структурных подразделений могут относиться только функции по сбору отчетности, а функции, связанные с формированием методологии, могут быть сконцентрированы в центральном проектном офисе.