Добавлен: 14.06.2023
Просмотров: 389
Скачиваний: 4
СОДЕРЖАНИЕ
1. Классификация и функции отдельных типов проектных офисов
1.1. Распространенные подходы к определению типов и моделей проектных офисов
1.2. Классификация проектных офисов «3х3»
1.2.1. Функциональное измерение
1.2.3. Особенности проектных офисов, выходящие за рамки матрицы «3х3»
1.3. Функции отдельных типов проектных офисов: функциональное измерение
1.3.2. Управленческий проектный офис
1.3.3. Стратегический проектный офис
1.4. Функции отдельных типов проектных офисов — объектное измерение
1.4.1. Проектный офис выделенного проекта
1.4.2. Проектный офис подразделения
1.4.3. Корпоративный проектный офис
1.5. Какой проектный офис выбрать?
2. Практические вопросы организации проектного офиса
2.1. Подходы к организации проектного офиса
2.2. Возможные сложности, связанные с формированием проектных офисов
2.2.1. Противоречия между базовым и стратегическим проектными офисами
2.2.2. Недостаток полномочий у представителей проектного офиса
2.4. Сервисный подход к организации и оценке проектного офиса
2.3. Активы проектного офиса
По какой схеме ни был бы организован проектный офис, качество его работы и, в конечном итоге, польза, приносимая им, во многом зависят от компетенций его специалистов и используемых инструментов управления. Под инструментами можно понимать информационные системы, отработанные на многих проектах подходы к реализации отдельных процедур или методические решения. В табл. 5 дано краткое описание некоторых инструментов. Их перечень может показаться довольно очевидным, однако они приносят реальную пользу участникам проектов и способствуют их успешной реализации. Проектный офис, организованный как структурная единица компании, как правило, с течением времени формирует свой набор инструментов, а проектный офис, организованный по аутсорсинговой схеме, должен привнести в компанию свой опыт и свои инструменты, обеспечив тем самым быстрый запуск и качество управленческих процедур.
Таблица 5. Наиболее востребованные инструменты проектного офиса
|
Инструменты |
Описание |
|
Информационная система (IT-решение, обеспечивающее поддержку планирования, отчетности, информирования, анализа и пр.) |
Может быть решением с разным функциональным наполнением. Для быстрого решения базовых задач можно ограничиться интегрированными с системами календарного планирования интернет- и/или интранет-порталом, посредством которого обеспечиваются процессы планирования и мониторинга проекта / программы. Позволяет ключевым участникам проектов / программ «видеть» актуальную информация в удобном для анализа и принятия решений виде. |
|
Система контроля исполнения поручений |
Несистемный инструмент управления проектом, позволяющий «включать» «ручной» режим управления для решения оперативных вопросов. Основные интересанты — высшее руководство. Позволяет фиксировать поручения, вести историю соответствующих документов, контролировать исполнение, проводить анализ исполнения в различных разрезах. |
|
Система управления совещаниями |
Система, регулирующая процедуры и правила подготовки и проведения совещаний по проекту / программе. Включает шаблоны ключевых документов (повестка, материалы к совещанию, протокол и пр.). Полезность может быть увеличена в случае применения совместно с системой контроля исполнения поручений |
|
Система показателей и модель оценки достижения целей проекта / программы на основе фактических данных |
Способствует соблюдению критерия полноты при планировании перечня мероприятий. Позволяет соотнести выполняемые мероприятия с достижением целей проекта. Обеспечивает возможность построения прогнозов по достижению целей проекта с учетом данных о фактической реализации мероприятий и критичности возникающих отклонений |
|
Разноуровневое планирование(формирование календарных планов с детализацией, соответствующей уровню контроля) |
Подход, предусматривающий формирование системы взаимосвязанных иерархических планов (например, директивного плана, рабочих планов и координационного плана). Позволяет (за счет мониторинга исполнения рабочих планов и использования координационного плана) выявлять проблемы по ключевым аспектам (директивный план) на ранних этапах Требует затрат временных ресурсов на формирование, регулярную актуализацию и мониторинг рабочих (детальных) планов. |
|
Шаблоны основных документов: календарные планы, формы для сбора отчетности, для работы с рисками и проблемами |
Инструмент, обеспечивающий и облегчающий решение задач планирования, сбора отчетности и др. Позволяет ускорить и унифицировать формирование планов по проектам, обеспечивает такую структуру отчетности, при которой возможны различные уровни детализации сведений |
|
Методические рекомендации по разработке календарных планов (на основе шаблонов) |
Позволяют участникам быстро понять подходы к процессам календарного планирования, повысить качество формируемых планов и снизить нагрузку на проектный офис в части поддержки процесса календарного планирования |
|
Система аналитических отчетов |
Содержит информацию в «свернутом» (агрегированном) виде. Позволяет видеть проблемы и переходить от одного уровня детализации данных к другому (Drill down / Drill up). Должна иметь как IT-, так и документарную реализацию (не путать с электронными (файлами) и бумажными документами) |
|
Система развития специалистов проектного офиса |
Представляет собой, в том числе:
|
2.4. Сервисный подход к организации и оценке проектного офиса
Базовый проектный офис, являющийся, по сути, сервисным подразделением, обеспечивающим разностороннюю поддержку процессов управления проектами, а также информационную поддержку руководителей проектов / программ и руководства компании, изначально можно формировать по сервисно-ориентированной модели.
Так, сервисами, оказываемыми проектным офисом, могут быть:
- управление бюджетом и контрактами на уровне проекта / программы;
- управление рисками;
- управление ресурсами;
- административная поддержка деятельности ключевых руководителей;
- контроль исполнения поручений;
- контроль хода реализации проектов и программ;
- управление изменениями;
- организация совещаний;
- обеспечение коммуникаций;
- методологическая поддержка и контроль качества.
В случае реализации сервисной модели работу проектного офиса должны оценивать потребители услуг. При этом фактически оценивается уровень предоставляемого сервиса. Такая оценка для проектного офиса, созданного своими силами, может отражаться в KPI. Если проектный офис организован по аутсорсинговой схеме, оценка может влиять на размер вознаграждения или на решение о продолжении сотрудничества.
Один из возможных подходов к оценке уровня оказываемого сервиса заключается в определении для каждого сервиса / услуги показателей трех типов.
Таблица 6. Возможные критерии оценки уровня предоставляемого проектным офисом сервиса
|
Критерии оценки |
Описание |
|
Количественные |
Определяют объем работ, используются для расчета планируемых и фактических трудозатрат и определения затратной стоимости сервиса |
|
Качественные |
Определяют качество процесса (своевременность, скорость выполнения, наличие критических инцидентов, соблюдение регламентов и пр.). Могут влиять на KPI или стоимость аутсорсинговых услуг. Ухудшение характеристик (по сравнению с плановыми) может привести к невыполнению KPI или снижению размера вознаграждения. Улучшение характеристик может потребовать увеличения затрат на предоставление сервиса |
|
Индикативные |
Определяют удовлетворенность ключевых участников проектной деятельности и руководства организации. Не влияют на KPI и размер вознаграждения, их используют для корректировки процесса |
